Verwaltung von P.O.s
P.O. ändern in DPO
In diesem Artikel erfährst du, wie bestehende P.O.s. bei Änderungen wie Betragsanpassungen, Lieferantenwechseln oder inhaltlichen Korrekturen aktualisiert werden können. Alle Änderungen werden automatisch dokumentiert und erneut zur Genehmigung eingereicht. Was bedeutet eine Änderung? Die Funktion P.O. ändern ermöglicht es, bereits erstellte P.O.s anzupassen, beispielsweise durch: Aktualisierung von Mengen Änderung von Preisen Anpassung von Lieferterminen Bearbeitung von LiefeWenig LeserP.O. Übersicht in DPO
Mit der Ansicht „P.O.s anzeigen“ in DPO behältst du den Überblick über alle bestehenden P.O.s. Du kannst nach Lieferant, Abteilung oder Datum filtern und sofort den Status deiner Bestellungen einsehen, direkt nach dem Login. P.O.s in DPO anzeigen und verwalten Nach dem Login wirst du direkt auf den Bildschirm View Purchase Orders weitergeleitet → Purchase Order (P.O.s) Ansicht aufrufen. (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbbWenig LeserNeue P.O. erstellen in DPO
Das Erstellen einer Purchase Order, (P.O.) im Digital Purchase Order System ist der erste Schritt, um den Beschaffungsprozess effizient und transparent zu steuern. P.O.s helfen deiner Organisation, den Überblick über Lieferantenvereinbarungen, Preise und Lieferbedingungen zu behalten. Mit DPO ist dieser Prozess schlank organisiert und von jedem internetfähigen Gerät aus zugänglich. Eine P.O. erstellen Schritt 1: Neue P.O. öffnen Klicke im Menü auf der linken Seite aufWenig LeserP.O. schließen in DPO
Mit der Funktion „P.O. schließen“ können vollständig erledigte P.O.s, also vollständig gelieferte oder abgerechnete POs, sauber abgeschlossen und in den Ordner „Geschlossen“ verschoben werden. Das sorgt für mehr Übersicht bei aktiven P.O.s und stellst gleichzeitig eine lückenlose Dokumentation sicher. In diesem Artikel erfährst du, wie du P.O.s manuell oder automatisch schließt und wie sich geschlossene P.O.s bei Bedarf wieder öffnen lassen. So schließt du eine P.O. *P.O.Wenig LeserP.O. ungültig machen
Mit der Funktion „P.O. ungültig machen“ können berechtigte Nutzer P.O.s stornieren, die nicht mehr benötigt werden, ohne sie aus dem System zu löschen. Die P.O. bleibt weiterhin einsehbar für Prüf- und Dokumentationszwecke, ist aber nicht mehr bearbeitbar oder im Workflow aktiv. In diesem Artikel erfährst du, wie du eine P.O. korrekt als ungültig markierst. So machst du eine P.O. ungültig Öffne die P.O., die du stornieren möchtest Klicke oben rechts auf das color 0b5068 (Wenig LeserProduktkatalog in DPO
Der Produktkatalog in DPO erleichtert den Beschaffungsprozess, indem häufig genutzte Produkte oder Dienstleistungen in einer zentralen, vorkonfigurierten Liste gespeichert werden. Statt bei jeder P.O. die Daten neu einzugeben, können Nutzer auf vordefinierte Einträge zugreifen, das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für standardisierte Bestellvorgänge. Einrichtung und Nutzung des Produktkatalog Öffne Einstellungen Produktkatalog (https://storage.crisp.chat/users/helpdeskWenig Leser
P.O. Einstellungen
Budgetverwaltung in DPO
Mit der Funktion Budgetverwaltung im Digital Purchase Order (DPO) System lassen sich Ausgabenlimits definieren, überwachen und kontrollieren. Echtzeit-Tracking, Unterbudgets und automatische Warnmeldungen sorgen dafür, dass POs im Rahmen der finanziellen Vorgaben bleiben. In diesem Artikel erfährst du, wie Budgets eingerichtet, mit P.O.s verknüpft und die Budgetnutzung analysiert werden. Nutzung der Budgetverwaltung in DPO Gehe in den Bereich EinstellungenWenig LeserP.O. Einstellungen in DPO
Überblick über die verfügbaren P.O.-Einstellungen und deren Konfigurationsmöglichkeiten, von Nummerierung und Genehmigungen bis hin zu Budgets, Rechnungen und Workflow-Anpassungen. Purchase Order Einstellungen Definiere Nummerierungsregeln, Präfixe sowie die Struktur und Darstellung deiner P.O.s. Lege die Mindestanzahl an Stellen für deine P.O.-Nummern fest Definiere die Startnummer der Sequenz Füge optional ein allgemeines Präfix hinzu, das vor jeder P.O.-NummerWenig LeserArtikel-Multiplikator in DPO
Die Funktion Artikel-Multiplikator in DPO ist für komplexere Einkaufsszenarien gedacht, bei denen einfache Mengen- und Preisfelder nicht ausreichen. Damit können zwei Mengenwerte multipliziert werden, zum Beispiel Anzahl der Zimmer × Anzahl der Nächte, um die Gesamteinheiten in einer einzigen Bestellposition zu berechnen. Dies ist besonders hilfreich für Unterkünfte, Dienstleistungen über einen Zeitraum oder gebündelte Artikel. Funktion aktivieren Öffne Einstellungen P.O. EinstellunWenig LeserLieferungen nachverfolgen in DPO
Die Lieferverfolgung in DPO ermöglicht es, den Wareneingang von P.O.s zu bestätigen und zu dokumentieren. So wird Transparenz im gesamten Prozess sichergestellt, von Teillieferungen bis zur vollständigen Lieferung und du erhältst eine zentrale Übersicht, welche Artikel wann eingegangen sind. Mit Berechtigungssteuerung und der Möglichkeit, Lieferscheine hochzuladen, unterstützt diese Funktion die Nachvollziehbarkeit und erleichtert Prüfungen. Lieferung erfassen Öffne die gewünschte P.Wenig LeserP.O.s markieren in DPO
Mit der Flag-Funktion in DPO können P.O.s visuell hervorgehoben und kategorisiert werden. So lassen sich z. B. dringende P.O.s kennzeichnen, Abteilungen zuordnen oder P.O.s thematisch organisieren. Die farbcodierten Markierungen erleichtern die Übersicht und sorgen für eine effizientere Steuerung im Beschaffungsworkflow. Eigene Markierungen anlegen Öffne Einstellungen → Markierungen Klicke auf Definiere: color 0b5068 (Wenig LeserAutomatische Lieferantenbenachrichtigung in DPO
Mit der automatischen Lieferantenbenachrichtigung werden vollständig genehmigte P.O.s direkt per E-Mail an den Lieferanten gesendet. Das spart Zeit, reduziert manuelle Schritte und sorgt dafür, dass Lieferanten Bestellungen sofort erhalten. So funktioniert die automatische Benachrichtigung Sobald eine P.O. vollständig genehmigt wurde: sendet DPO die P.O. automatisch an die im Lieferantenprofil hinterlegte E-Mail-Adresse werden freigegebene Anhänge automatisch mitgesendWenig LeserKomponenten-Funktion in DPO
Die Komponenten-Funktion in DPO ermöglicht es, benutzerdefinierte Eingabefelder zu erstellen, die für die gesamte P.O. gelten. Damit können z. B. Jobnummern, interne Codes, Liefermethoden oder feste Lieferadressen erfasst werden. Durch flexible Eingabetypen und Filtermöglichkeiten lassen sich P.O.s effizienter standardisieren, kategorisieren und durchsuchen. Komponente anlegen Öffne: Einstellungen Gehe zum Tab P.O. Komponenten Klicke auf „+“, um eine neue Sektion hinzuzufüWenig Leser