Verarbeitung von Rechnungen
Rechnungseingang
Die Invoice Inbox ist der zentrale Ort für alle eingehenden Lieferantenrechnungen, ideal für digitale und dezentrale Teams. Rechnungen werden per E-Mail direkt an DPO gesendet und stehen dem Buchhaltungsteam zentral zur Verfügung. Hier erfolgt eine erste Prüfung, bevor sie entweder mit P.O.s abgeglichen (wenn aktiviert) oder im System freigegeben werden. So gelangen nur geprüfte Rechnungen in den eigentlichen Genehmigungsprozess. Erste Schritte für Rechnungen in DPO Nachdem dein Projekt eiWenig LeserDuplikatsprüfung bei Rechnungen
Mit der automatischen Duplikatsprüfung in DPO lässt sich schnell erkennen, ob eine Rechnung bereits im System existiert. Entweder exakt identisch (z. B. doppelt per E-Mail eingereicht) oder mit kleineren Änderungen. Duplikat-Erkennung bei E-Mail-Einreichung Wird eine PDF-Rechnung an die DPO-Rechnungsadresse (z. B. dpo-xxxxx@dpo-import.com) gesendet, prüft das System automatisch, ob die Datei bereits vorhanden ist. Wenn ein Duplikat erkannt wird: Stimmen **Dateiname und InhalWenig LeserSo überprüfst du eine Rechnung im Rechnungseingang
In DPO müssen Rechnungen zunächst bearbeitet werden, bevor sie in den Genehmigungsprozess gelangen. Das System erkennt Positionen automatisch, trennt sie auf und markiert fehlende oder fehlerhafte Felder (z. B. Konten, Steuersätze oder Kostenstellen). Diese Felder müssen vollständig und korrekt ausgefüllt werden, damit die Rechnung weiterverarbeitet und genehmigt werden kann. Video-Tutorial Du möchtest dir die einzelnen Schritte lieber in einem Video ansehen?Wenig Leser
Rechnung mit einer P.O. verknüpfen
So entfernst du Rechnungen aus der Genehmigung und löst P.O.-Verknüpfungen
Dieser Artikel erklärt, wie du eine Rechnung zur Genehmigung sendest, eine Rechnung aus dem Genehmigungsprozess entfernst und die Verknüpfung mit einer Bestellung (P.O.) aufhebst, wenn gesperrte Rechnungsfelder wie Lieferant, Betrag oder Steuerinformationen geändert werden müssen. Rechnung zur Genehmigung senden Abhängig von deinen Rechnungseinstellungen können vollständig bearbeitete Rechnungen [automatisch oder manuell](https://help.digitalpurchaseorder.com/de/article/rechnungWenig LeserSo verknüpfst du eine Rechnung mit einer P.O.
In der Verknüpfung zu P.O. können Rechnungspositionen mit Positionen aus P.O.s zu verknüpfen. Dies stellt finanzielle Genauigkeit sicher und ermöglicht es, Ausgaben gegen genehmigte Budgets nachzuverfolgen. Schritte: Rechnung mit einer P.O. verknüpfen und in Genehmigung senden Schritt 1 → Rechnungseingang – Validieren der Rechnung im Eingang. Schritt 2 → Rechnung - Die validierte Rechnung erscheint nun im Bereich Rechnungen. Schritt 3 → Abgleich – Verknüpfe die RechnungWenig Leser
Rechnungen verwalten
Rechnungsübersicht & Rechnungsdetails
Die Rechnungsübersicht bietet dir eine zentrale Ansicht aller Rechnungen in DPO. Hier kannst du Rechnungs- und Lieferanteninformationen überprüfen, den Genehmigungs- und Verknüpfungsstatus einsehen, Rechnungen suchen und filtern sowie weitere Aktionen direkt aus der Übersicht ausführen. In dieser Anleitung erfährst du, wie du dich in der Rechnungsübersicht zurechtfindest, die verschiedenen Rechnungsstatus verstehst, zwischen unterschiedlichen Rechnungsansichten wechselst und den Match-ModusWenig LeserSo verwendest du die Filteroptionen für Rechnungen
Mit den Filter- und Sortierfunktionen lassen sich Rechnungen gezielt eingrenzen – z. B. nach Datum, Lieferant oder Status. Am oberen Rand der Rechnungsübersicht findest du alle wichtigen Werkzeuge, um die Anzeige individuell anzupassen und z. B. bestimmte Rechnungen schnell zu finden oder mit einem Status wie „Bezahlt“ zu markieren. Rechnungen nach Filtern Die Seitenleiste bietet Schnellfilter, mit denen du Rechnungen einfach finden und gezielt anzeigen kannst. Meine Rechnungen:Wenig LeserSo bearbeitest du eine Rechnung in DPO
Der Bearbeitungsmodus ermöglicht es dir, Rechnungsinformationen nach der Überprüfung einer Rechnung zu aktualisieren. Auch wenn eine Rechnung bereits mit einer P.O. verknüpft ist, kannst du sie im Bearbeitungsmodus öffnen. Allerdings bleiben bestimmte Felder gesperrt, solange eine P.O.-Verknüpfung besteht. Den Kontenplan kannst du auch separat aktualisieren, ohne den Bearbeitungsmodus zu öffnen oder die Rechnung aus dem Genehmigungsprozess zu entfernen. In dieser Anleitung erfährst du, wWenig LeserStatus wie „Bezahlt“ setzen
Rechnungen als bezahlt markieren Der Zahlungsstatus zeigt an, ob eine Rechnung bereits bezahlt wurde oder noch offen ist. Du kannst eine Rechnung als „Bezahlt“ markieren und optional das** tatsächliche Zahlungsdatum hinterlegen**. Dies hilft, die Buchführung aktuell zu halten und stellt sicher, dass alle Beteiligten stets den aktuellen Stand kennen. So funktioniert es: Klicke auf das Dollar-Symbol ($) neben der Rechnung, um sie als bezahlt zu markieren DeWenig LeserAnhänge zu einer Rechnung hinzufügen
Anhänge können einer Rechnung in DPO jederzeit hinzugefügt werden, unabhängig vom Status der Rechnung (Schwebend, Final Genehmigt, Verknüpft oder nicht Verknüpft). So fügst du Anhänge zu einer Rechnung hinzu Die Anhänge-Funktion ermöglicht es, unterstützende Dokumente direkt an einer Rechnung zu speichern. Öffne die Rechnung Wähle den Tab: „Anhänge“ Anhänge können z. B. Verträge, Belege, Versanddokumente, korrigierte Rechnungen oder andere unterstützende Unterlagen enthalWenig LeserRechnungen herunterladen
In DPO gibt es zwei Arten von Rechnungs-Downloads je nachdem, wofür du das Dokument benötigst. Dieser Artikel erklärt, wo du die Optionen findest, was die Dateien enthalten und welche Variante sich für deinen Anwendungsfall eignet. Als PDF herunterladen – nur Originalrechnung Dieser Download enthält die Originalrechnung, so wie sie vom Lieferanten eingereicht wurde – ohne DPO-Stempel, Genehmigungshistorie oder P.O.-Daten Nutze diese Option, wenn die Rechnung fehlerhaft ist undWenig Leser