Artikel über: P.O.s
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Neue P.O. erstellen in DPO

Das Erstellen einer Purchase Order, (P.O.) im Digital Purchase Order System ist der erste Schritt, um den Beschaffungsprozess effizient und transparent zu steuern. P.O.s helfen deiner Organisation, den Überblick über Lieferantenvereinbarungen, Preise und Lieferbedingungen zu behalten. Mit DPO ist dieser Prozess schlank organisiert und von jedem internetfähigen Gerät aus zugänglich.


Eine P.O. erstellen


Schritt 1: Neue P.O. öffnen


  1. Klicke im Menü auf der linken Seite auf „Neue P.O. erstellen“.





Schritt 2: Abteilung auswählen


  1. Wähle deine Abteilung aus der Dropdown-Liste aus





Schritt 3: Lieferanten hinzufügen


Du hast zwei Möglichkeiten:


Vorhandenen Lieferanten auswählen → Wähle einen bereits im System gespeicherten Lieferanten aus der Liste.

Neuen Lieferanten anlegen → Diese Option steht zur Verfügung, sofern sie von deinem Administrator freigegeben wurde.


Wenn du keinen neuen Lieferanten anlegen kannst, liegt das daran, dass der Administrator die Einstellung vorgenommen hat, nur bestehende Lieferanten zu verwenden.





Optional: Benutzerdefinierte Felder


Je nach Konfiguration deines P.O.-Buchs können zusätzliche benutzerdefinierte Felder angezeigt werden, z. B.:

  • Leistungsdatum
  • Projektstandort
  • Transport







Schritt 4: Postion hinzufügen


Klicke auf „Postion hinzufügen“ und ergänze folgende Informationen:

  • Artikelname
  • Beschreibung
  • Nutzungsart
  • Menge
  • Nettopreis
  • Währung

Je nach Einstellungen können weitere Felder erscheinen, z. B.:

  • Account
  • Kost
  • KSK
  • Budget


**Vorgespeicherte Artikel aus dem Produktkatalog verwenden**

Alternativ kannst du auch vorgespeicherte Artikel auswählen die im Buch angelegt wurden. DPO übernimmt die entsprechenden Daten automatisch.






Position kopieren oder löschen


Positionen können jederzeit:

  • kopiert
  • oder gelöscht

werden.


Das ist besonders hilfreich, wenn mehrere Positionen ähnlich sind und sich nur Betrag oder Beschreibung ändern.





Schritt 5: Notizen oder Anhänge hinzufügen

  • Fügen Sie allgemeine Notizen hinzu oder ein Lieferadresse ein
  • Optional kannst du Anhänge hochladen, die zu deiner Bestellung gehören (z. B. Angebote, Spezifikationen oder weitere Dokumente)


Wichtig: Anhänge, die beim Erstellen der P.O. hinzugefügt werden, können innerhalb der P.O. nicht mehr gelöscht werden. Das Entfernen ist nur beim Bearbeiten bzw. Ändern der P.O. möglich.



Schon gewusst? Du kannst einer P.O. jederzeit Anhänge hinzufügen, sofern du über die entsprechenden Berechtigungen verfügst.






Schritt 6: P.O. als Entwurf oder Vorlage speichern (optional)

Wähle eine der folgenden Optionen:


Als Entwurf speichern → wenn die P.O. später weiterbearbeitet werden soll

Als Vorlage speichern → falls du dieselbe P.O. in Zukunft wiederverwenden möchtest



Hinweis: Vorlagen sind benutzerspezifisch und können nicht geteilt werden. Wenn ein anderer Nutzer deine Vorlage verwenden möchte, kann er eine P.O. auf Basis einer von dir erstellten P.O. anlegen.








**Schritt 7: P.O. erstellen **


Nachdem alle Positionen geprüft wurden:

  • Klicke auf: „Neue P.O. erstellen“


Die P.O. wird gespeichert und automatisch in den Genehmigungsprozess gesendet.


Anschließend erhält die P.O. automatisch eine eindeutige P.O.-ID.








Bestelldetails prüfen

Öffne die erstellte P.O., um die Details einzusehen.


Übersicht:


  • Auf der linken Seite siehst du die Genehmigungskette – wer die P.O. genehmigen muss und wer als Nächstes an der Reihe ist
  • In der Mitte wird der Antragsteller angezeigt – durch Klick auf den Namen kannst du ihm direkt eine E-Mail senden
  • Oben rechts findest du alle relevanten Lieferanteninformationen





Kontofelder nach Erstellung der P.O. ergänzen


Wenn eine P.O. ohne Kontofelder erstellt wurde, können diese später von einem Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen ergänzt werden.


  • Befindest du dich aktuell in der Genehmigungsstufe der P.O., werden die Änderungen automatisch gespeichert, sobald du die P.O. genehmigst.
  • Wenn du nicht der aktuelle Genehmiger bist oder sich die P.O. nicht im Genehmigungsprozess befindet, musst du unten rechts auf: „Speichern“ klicken, um die Änderungen zu übernehmen.


Wichtig: Achte darauf, dass Änderungen an Kontofeldern in DPO immer korrekt gespeichert werden.




Bestehende P.O. kopieren

Um eine bestehende P.O. zu duplizieren, gehst du wie folgt vor:


  1. Klicke im Menü auf „Purchase Orders“
  2. Wähle die Schaltfläche „Erzeuge eine neue Purchase Order wie diese“
  3. Du wirst in das Fenster „Neue P.O. erstellen“ weitergeleitet, und alle Daten werden vollständig übernommen


Es wird eine neue P.O. mit einer neuen P.O.-ID generiert – du musst die Daten nicht erneut manuell eingeben.






Fragen oder Hilfe benötigt?

Unser Kunden - Support hilft dir jederzeit gerne bei Fragen oder bei der Einrichtung weiter.


Kontakt

E-Mail: support.ap@digitalpurchaseorder.com

Telefon: +49 (0)30 55 572 5956

Support Int'l: +44 20 331 88 338


Oder buche einen persönlichen Support-Call.

Wir freuen uns, von dir zu hören.

Aktualisiert am: 29/05/2026

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