Genehmigungsstufen P.O. in DPO

Im Bereich Genehmigungsstufen kann der Genehmigungs-Workflow für Purchase Orders (P.O.s) eingerichtet und die Anzahl der erforderlichen Genehmigungsstufen festgelegt werden. Diese Konfiguration stellt sicher, dass P.O.s den passenden Autorisierungsprozess durchlaufen, bevor sie finalisiert werden.

Wo Genehmigungsstufen eingerichtet werden

Genehmigungsstufen werden separat eingerichtet für:

• Genehmigungsstufen (P.O.s)
• Rechnungen
• Belege

Kurzüberblick: Genehmigungsstufen & Einstellungen

Bevor du Genehmigungsstufen einrichtest, solltest du den internen Freigabeprozess klar definieren.

Empfehlungen:

• Genehmigungsstufen an die Unternehmensstruktur anpassen
• Verantwortlichkeiten eindeutig festlegen
• Genehmigungsregeln regelmäßig überprüfen

Zusätzlich kannst du:

• P.O. Nummern ausblenden
• Freigaben nach Betrag steuern
• Freigaben nach Abteilung definieren
• spezielle P.O.s separat behandeln

Hinweis: Wenn eine Person zweimal in derselben Genehmigungskette vorkommt, wird der zweite Eintrag automatisch übersprungen.

Was sind „Special P.O.s“?

P.O.s können als „Special P.O.“ markiert werden.

Dafür:

1. Öffne die P.O.-Übersicht
2. Klicke auf das Ausrufezeichen-Symbol (!)
3. Die P.O. wird nun als „Special“ markiert

Anschließend wird automatisch eine zusätzliche Genehmigungsstufe zu deinem normalen Workflow hinzugefügt.

P.O. Nummern ausblenden

Innerhalb der Genehmigungsstufen kann festgelegt werden, dass die P.O.-Nummer zunächst ausgeblendet bleibt.

Die P.O.-Nummer wird für alle Benutzer erst sichtbar, sobald die definierte Genehmigungsstufe freigegeben wurde.

So funktioniert es

1. Aktiviere das Häkchen bei: „P.O.# ausblenden“
2. Setze das Häkchen bei der Genehmigungsstufe, bis zu der die P.O.-Nummer verborgen bleiben soll

Sobald die markierte Genehmigungsstufe genehmigt wurde, wird die P.O.-Nummer für alle Benutzer sichtbar.

Abgelehnte P.O.s ausblenden

Zusätzlich kann in den Einstellungen festgelegt werden, dass:

• abgelehnte P.O.s ausgeblendet werden

Beispiel für eine Genehmigungskette

Das folgende Beispiel veranschaulicht einen mehrstufigen Genehmigungsprozess:

• Stufe 1 (Separate Genehmigung für jede Abteilung): In dieser Stufe befinden sich zwei Benutzer. Jeder Benutzer genehmigt zunächst die P.O.s seiner zugewiesenen Abteilung.
• Stufe 2 (Alle P.O.s): Diese Stufe genehmigt alle P.O.s unabhängig von Abteilung oder Betrag.
• Stufe 3 (Wenn P.O. Netto Summe >=): Diese Stufe wird nur hinzugefügt, wenn die Netto-Gesamtsumme der P.O. größer oder gleich 15.000 € ist.
• Stufe 4 (Nur für `special´ P.O.s): Diese Stufe wird nur aktiviert, wenn eine P.O. als „Special“ markiert wurde.

Genehmigungskette einrichten

Schritt 1: Genehmigungsstufen öffnen

1. Öffne Einstellungen → Genehmigungsstufen 

Schritt 2: Genehmigungsstufen erstellen

1. Wähle die Anzahl der benötigten Genehmigungsstufen (z. B. 1, 2 oder 3)
2. Klicke auf "+ Genehmigungsstufe hinzufügen", um weitere Genehmigungsstufen hinzuzufügen

Schritt 3: Genehmigungsstufen anordnen

• Nutze die Auf- und Ab-Pfeile, um die Reihenfolge der Stufen zu ändern
• Klicke auf die rechte Seite einer Stufe, um die zugewiesenen Genehmiger anzuzeigen

Schritt 4: Genehmiger hinzufügen

1. Suche den Benutzer im Feld: „Neuen Genehmiger hinzufügen“
2. Klicke auf das Plus-Symbol (+)

Sind mehrere Benutzer derselben Genehmigungsstufe und Abteilung zugeordnet, wird die Freigabe vom zuerst verfügbaren Benutzer durchgeführt.

Schritt 5: Abteilungsfreigabe aktivieren

Aktiviere: „Separate Genehmigung für jede Abteilung“,

wenn der Benutzer nur Dokumente seiner zugewiesenen Abteilung freigeben soll.

Rote Markierung

Ist eine Genehmigungsstufe rot markiert, bedeutet dies:

Die Option ist aktiviert, aber dem Benutzer in dieser Genehmigungsstufe wurde keine Abteilung zugewiesen.

Schritt 6: Bedingungen definieren

Für jede Genehmigungsstufe können Bedingungen festgelegt werden:

• Gilt für alle P.O.s
• Gilt nur für spezielle P.O.s
• Greift bei einem Nettobetrag größer/gleich [Betrag]
• Greift bei einem Nettobetrag kleiner [Betrag]

Genehmigungs-Workflow aktivieren

• Stelle sicher, dass jeder Genehmigungsstufe mindestens ein Benutzer zugewiesen ist
• Klicke auf: „Speichern“

Sobald alle Stufen konfiguriert wurden, wird der automatische Genehmigungs-Workflow aktiviert.

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Aktualisiert am: 29/05/2026