So richtest du Budgets in DPO ein und verwaltest sie

Mit der Funktion Budgetverwaltung im Digital Purchase Order (DPO) System lassen sich Ausgabenlimits definieren, überwachen und kontrollieren. Echtzeit-Tracking, Unterbudgets und automatische Warnmeldungen sorgen dafür, dass POs im Rahmen der finanziellen Vorgaben bleiben. In diesem Artikel erfährst du, wie Budgets eingerichtet, mit P.O.s verknüpft und die Budgetnutzung analysiert werden.

Video-Tutorial

Du möchtest lieber eine visuelle Anleitung? In unserem Video-Tutorial erfährst du, wie du Budgets in DPO einrichtest und verwaltest.

Budget erstellen

1. Gehe zu Einstellungen → Budgets.
2. Klicke auf „+ Budget hinzufügen“.

3. Gib einen Namen für das Budget ein.
4. Lege das Ausgabenlimit fest.
5. Konfiguriere bei Bedarf eine Toleranz für Budgetüberschreitungen:

• als Prozentsatz
• als fester Betrag

6. Speichere das Budget.

Unterbudgets hinzufügen (optional)

Mit Unterbudgets kannst du ein Hauptbudget in kleinere einzelne Budgets aufteilen, um Ausgaben detaillierter nachzuverfolgen.

Dies kann beispielsweise hilfreich sein, um Ausgaben zu unterteilen nach:

• Projekt
• Abteilung
• Kostenkategorie
• Zeitraum

Erstelle die benötigten Unterbudgets unterhalb des entsprechenden Hauptbudgets.

Unterbudget verpflichtend machen

Wenn Benutzer einer P.O. nicht nur das Hauptbudget zuweisen dürfen, kannst du das Hauptbudget sperren.

1. Gehe zu Einstellungen → Budgets.
2. Öffne das entsprechende Hauptbudget.
3. Aktiviere „Gesperrt“.
4. Speichere deine Änderungen.

Sobald das Hauptbudget gesperrt ist, können Benutzer das Hauptbudget auswählen, müssen zusätzlich jedoch eines der zugehörigen Unterbudgets auswählen.

Budget verpflichtend machen

Du kannst festlegen, ob Benutzer beim Erstellen einer P.O. ein Budget zuweisen müssen.

1. Gehe zu Einstellungen → Budgets.
2. Aktiviere „Budget für jede P.O.-Position erforderlich“.

Wenn diese Option aktiviert ist, kann eine P.O. nicht erstellt werden, ohne ein Budget auszuwählen.

Budgets beim Erstellen einer P.O. anwenden

Beim Erstellen oder Bearbeiten einer P.O.:

1. Wähle das entsprechende Budget aus.
2. Wähle bei Bedarf ein Unterbudget aus.
3. Fahre mit der Erstellung der P.O. fort.

Wenn die P.O. das konfigurierte Budgetlimit oder die Toleranz überschreitet, reagiert DPO entsprechend deiner Budgetkonfiguration, zum Beispiel durch eine Warnung oder indem das Einreichen der P.O. verhindert wird.

Budgetnutzung überwachen

Budgetinformationen können direkt innerhalb einer P.O. überprüft werden.

1. Öffne die entsprechende P.O. im Bereich Purchase Orders.
2. Überprüfe die angezeigten Budgetinformationen, darunter:

• Budgetnutzung
• Prozentsatz des verwendeten Budgets
• Informationen zum Unterbudget, falls vorhanden

Dadurch können Benutzer und Genehmiger beim Prüfen einer Purchase Order den aktuellen Budgetstatus einsehen.

Budgetübersicht

Für eine umfassendere Übersicht gehe zur Budgetübersicht.
Hier kannst du deine Budgets und deren aktuelle Nutzung überprüfen, ohne einzelne Purchase Orders öffnen zu müssen.

Budgetberechtigungen

Über Benutzerberechtigungen kannst du festlegen, ob ein Benutzer alle Budgetwerte sehen oder das einer P.O. zugewiesene Budget ändern darf.

So konfigurierst du diese Berechtigungen:

1. Gehe zu Einstellungen → Benutzer.
2. Öffne das entsprechende Benutzerprofil.
3. Gehe zu Berechtigungen.
4. Aktiviere die entsprechenden Budgetberechtigungen.

Kann alle Budgetwerte anzeigen

Aktiviere „Kann alle Budgetwerte anzeigen“, wenn der Benutzer die Werte aller Budgets sehen darf.
Wenn diese Berechtigung nicht aktiviert ist, kann der Zugriff auf einzelne Budgetwerte stattdessen über Budgetrollen gesteuert werden.

Kann Budgets bearbeiten

Aktiviere „Kann Budgets bearbeiten“, wenn der Benutzer das einer P.O. zugewiesene Budget hinzufügen oder ändern darf.

Budget zu einer bestehenden P.O. hinzufügen oder ändern

Ein Budget kann auch hinzugefügt oder aktualisiert werden, nachdem eine P.O. bereits erstellt wurde.

Der Benutzer benötigt dafür die Berechtigung „Kann Budgets bearbeiten“.

1. Öffne die entsprechende P.O..
2. Klicke auf das Stiftsymbol.
3. Wähle ein Budget aus, wenn noch keines zugewiesen wurde, oder ändere das bestehende Budget.
4. Speichere deine Änderungen.

Budgetsichtbarkeit mit Budgetrollen einschränken

Wenn ein Benutzer nur die Werte bestimmter Budgets sehen soll, kannst du den Zugriff über eine eigene Benutzerrolle steuern.
Dies ist hilfreich, wenn Benutzer Zugriff auf ausgewählte Budgetwerte erhalten sollen, ohne die Werte aller anderen Budgets sehen zu können.

Schritt 1: Budgetrolle erstellen

1. Gehe zu Einstellungen → Nutzerrollen.
2. Erstelle eine neue Rolle.
3. Gib einen Namen für die Rolle ein, zum Beispiel „Budgets“.

4. Weise unter Mitglieder die Benutzer zu, die über diese Rolle Zugriff erhalten sollen.
5. Speichere die Rolle.

Schritt 2: Der Rolle Zugriff auf ein Budget geben

1. Gehe zu Einstellungen → Budgets.
2. Öffne das Budget, dessen Werte die Benutzer sehen dürfen.
3. Gehe zu Zugriff.
4. Weise die entsprechende Benutzerrolle zu.
5. Speichere deine Änderungen.

Ergebnis

Benutzer, denen die Rolle zugewiesen wurde, können die Budgetwerte der Budgets sehen, für die ihrer Rolle Zugriff gewährt wurde.
Die Werte anderer eingeschränkter Budgets können sie nicht sehen, es sei denn, sie erhalten über eine andere Rolle Zugriff oder verfügen über die Berechtigung „Kann alle Budgetwerte anzeigen“.

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Aktualisiert am: 25/09/2026