Erste Schritte in DPO
Erste Schritte in DPO 1/2 - Altes Design
Willkommen bei DPO! In diesem Leitfaden begleiten wir dich bei deinen ersten Schritten im System und zeigen dir, welche grundlegenden Einstellungen du möglicherweise noch vornehmen musst, bevor du gemeinsam mit deinem Team loslegst. So stellst du sicher, dass alles bereit ist, um deine erste P.O., Rechnung oder Abrechnung hochzuladen und dein Team einzuladen und zu verwalten.PopulärErste Schritte in DPO 2/2 - Altes Design
Nachdem du deine Grundeinstellungen festgelegt hast, kannst du nun deine erste Rechnung ins System senden, eine P.O. erstellen oder eine Abrechnung hochladen. In diesem Leitfaden begleiten wir dich bei deinen ersten Schritten im System und zeigen dir, wie du effizient mit DPO arbeitest.Populär
Bei DPO anmelden
Anmeldung in DPO - Altes Design
Die Anmeldung in DPO ist der erste Schritt, um auf Ihre Projekte zuzugreifen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie sich erstmals anmelden, ein Passwort festlegen und was zu tun ist, wenn Sie bereits ein Konto besitzen oder Unterstützung bei der Anmeldung benötigen. Einladungs-E-Mail: Anleitung & Fehlerbehebung Nachdem ein Benutzer eingeladen wurde, erhält er eine Einladungs-E-Mail mit einem Link zur Erstellung seines Kontos. Die Registrierung kann über die in der E-Mail enthalPopulärKonto - Einstellungen - Altes Design
In den Kontoeinstellungen von DPO können persönliche Profile angepasst und grundlegende Einstellungen konfiguriert werden. Dazu gehören unter anderem die Auswahl der Sprache, die Anpassung von Benachrichtigungen sowie die Verwaltung der eigenen Kontoinformationen. Diese Anleitung zeigt, wie persönliche Präferenzen schnell und unkompliziert eingerichtet werden können. Zugriff auf persönliche Einstellungen Sobald eine Zuordnung zu einem Projekt (DPO-Buch) erfolgt ist, können die persöEinige Leser
Benutzer
Nutzer - Altes Design
Der Nutzer-Bereich ist einer der wichtigsten Bereiche im System. Hier kannst du Sichtbarkeitsrechte verwalten, neue Benutzer hinzufügen und weitere Einstellungen zu Zugriff und Rollen konfigurieren. Dieser Bereich ist entscheidend, um zu steuern, wer P.O.s, Rechnungen und Belege innerhalb deiner Organisation ansehen, bearbeiten oder genehmigen darf. Einen neuen Benutzer einladen Schritt 1: Benutzer einladen Zu Verwaltung → Benutzer navigieren und oben auf die ScPopulärNutzerrollen - Altes Design
Im Menü „Benutzerrollen“ legst du fest, welche Berechtigungen bestimmte Benutzergruppen in DPO erhalten. Dies ist besonders hilfreich, um den Adminbereich sinnvoll zu strukturieren, Benutzerrechte anzupassen und einen effizienteren Workflow im Team zu ermöglichen. Vor dem Start In DPO gibt es zwei vordefinierte Standardrollen: Admin → Hat vollen Zugriff auf alle Einstellungen und Funktionen. Benutzer → Hat eingeschränkten Zugriff, je nach zugewiesenen Rechten (z. B. SichtbarPopulärGenehmigunsstufen umgehen - Altes Design
Mit der Funktion „Genehmigungsstufen umgehen“ kann ein Benutzer niedrigere Genehmigungsstufen automatisch überspringen. Der Genehmigungsprozess startet dann direkt auf der Genehmigungsstufe des Benutzers, der das Dokument erstellt hat. Warum diese Funktion verwenden? Die Funktion: reduziert unnötige Genehmigungen beschleunigt Genehmigungs-Workflows sorgt für transparente Freigabeketten ermöglicht es leitenden Benutzern, niedrigere Genehmigungsstufen zu überspringen WichEinige LeserNutzerabwesenheiten - Altes Design
Die Benutzervertretung ermöglicht es dir, einem anderen Benutzer Aufgaben und Genehmigungen während einer Abwesenheit zuzuweisen. So bleibt der Workflow ohne Unterbrechung bestehen. Die Vertretung kann für einen bestimmten Zeitraum und für ausgewählte P.O.-Bücher eingerichtet werden. Diese Information ist auch im Kalender sichtbar. Einrichtung einer Benutzervertretung bei Abwesenheit Öffne die Verwaltung Nutzer Öffne das Profil des Benutzers, der abwesend sein wird IEinige Leser
Einstellungen
Projektinformationen - Altes Design
Im Bereich Projektinformationen verwaltest du die grundlegenden Daten deines Projekts. Dieser Bereich dient als zentrale Anlaufstelle für alle Stammdaten, einschließlich Buchnamen, Rechnungsadressen und Buchlimits. Projektinformationen In der Verwaltung unter dem Tab Projektinformationen findest du drei Optionen zur Verwaltung deines P.O.-Buchs: Allgemeine Projektinformationen – Ändere den Namen deines Buchs RechnungsanschriftPopulärSprachen - Altes Design
Im Bereich Sprachen wird festgelegt, in welcher Sprache die Benutzeroberfläche innerhalb des Projekts angezeigt wird. Dies umfasst sämtliche Menüpunkte, Schaltflächen und Systemtexte der Anwendung und gilt für alle Benutzer, die am Projekt beteiligt sind. Funktionen und Einstellungen Sprachauswahl → Es kann aus mehreren verfügbaren Sprachen gewählt werden, z. B. Deutsch, Englisch oder Französisch. Sprache hinzufügen oder entfernen → Vorhandene Sprachen können entferntPopulärWährungen - Altes Design
Wenn in einem Projekt P.O. oder Rechnungen in verschiedenen Währungen erwartet werden, können hier die erforderlichen Währungen aktiviert werden. Aktivierte Währungen stehen anschließend beim Erstellen von P.O.s oder beim Hinzufügen von Rechnungen zur Verfügung. Vor dem Start Die ausgewählte Währung wird direkt im Dokument angezeigt und sorgt für Klarheit bei internationalen Projekten. Beispiel: Bei der Bearbeitung einer Rechnung kannst du zwischen Euro, US-DoEinige LeserFeste Wechselkurse - Altes Design
Im Bereich Feste Wechselkurse können manuelle Wechselkurse zur Standardwährung des Projekts (z. B. Euro) für die aktivierten Fremdwährungen hinterlegt werden. Vor dem Start Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn: P.O.s in einer Fremdwährung erfasst werden sollen, gleichzeitig jedoch die Übersicht in der Standardwährung erhalten bleiben soll. Beispiel: Wird eine P.O. in US-Dollar erstellt, während das Projekt in Euro geführt wird, zeigt DPO – soferEinige LeserAbteilungen - Altes Design
Im Bereich Abteilungen können Departments erstellt und verwaltet werden, die später bei P.O.s, Rechnungen oder Belegen ausgewählt werden. Eine sorgfältige Einrichtung stellt sicher, dass der Genehmigungsprozess reibungslos abläuft, die Bearbeitung effizient bleibt und alle Verantwortlichen korrekt eingebunden werden. Wie man eine Abteilung hinzufügt oder entfernt Gehe im Admin-Bereich zum Tab „Abteilungen“ Klicke auf „Abteilung hinzufügen“, um einPopulärSteuern (für Rechnungen) - Altes Design
In diesem Bereich konfigurierst du, welche Steuerarten (z. B. MwSt.) auf deinen Rechnungen und Abrechnungen angewendet werden und definierst die entsprechenden Steuersätze. Folge den Schritten unten, um Steuerarten zu aktivieren, neue Sätze hinzuzufügen und deine Einstellungen zu speichern. Vor dem Start Wenn Sie DPO mit einer Buchhaltungssoftware verbinden, verwenden Sie unbedingt die exakt gleichen Bezeichnungen und Kontonummern/Schlüssel wie in Ihrer Buchhaltungssoftware. Nur soEinige LeserSo schützt du dein DPO Konto - Altes Design
Der Schutz von Finanzdaten und Benutzerzugriffen hat bei DPO höchste Priorität. Befolge die folgenden Best Practices, um dein Konto sicher zu halten. So schützt du dein DPO-Konto Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) aktivieren Nutze die Zwei-Faktor-Authentifizierung, um eine zusätzliche Sicherheitsebene beim Login hinzuzufügen. Passwörter verwalten Aktualisiere deine PasswörterWenig LeserKontenplan - Altes Design
Die Kontenplan-Funktion in DPO hilft, finanzielle Transaktionen durch Kontencodes eindeutig zu kategorisieren. So lassen sich Abteilungsbudgets verwalten, Kostenstellen nachverfolgen und Ausgaben besser mit der Buchhaltung abstimmen. Durch die präzise Zuweisung erhältst du volle Kontrolle und Transparenz in deinem Beschaffungsprozess. Neue Konten hinzufügen Gehe zu Verwaltung und öffne den Tab Kontenplan Klicke oben auf Neues Kostenkonto Hinzufügen Trage ein: BezeiEinige LeserKonten - Zusatzfelder - Altes Design
In diesem Bereich kannst du zusätzliche Felder im Zusammenhang mit dem Kontenplan definieren. Diese benutzerdefinierten Felder bieten dir mehr Flexibilität beim Erfassen von P.O.s, Rechnungen und Belege. Neues benutzerdefiniertes Feld erstellen Klicke auf „Neue Version erstellen“ Anschließend kannst du ein „Neues Feld hinzufügen“ oder bestehende Felder bearbeiten. Gib den gewünschten Feldnamen unter „Name“ ein (z. B. Kostenstelle, Kostenart, *PPopulärLieferanten - Altes Design
In diesem Bereich kannst du bestehende Lieferanten verwalten und neue hinzufügen. Um den Prozess effizienter zu gestalten, bietet DPO die Möglichkeit, Lieferantencodes automatisch zu vergeben. Lieferanteneinstellungen Bevor du Lieferanten anlegst, kannst du Einstellungen festlegen, die automatisch greifen, sobald ein neuer Lieferant im Projekt erstellt wird. So kannst du z. B. definieren, dass Adresse und E-Mail-Adresse verpflichtend sind oder festlegen, dass P.O.s nPopulärLieferanten / Supplier Merge - Altes Design
Mit der Supplier-Merge Funktion kannst du doppelte oder veraltete Lieferanten zu einem einzigen Ziel-Lieferanten (Target Supplier) zusammenführen. So bleiben deine Lieferantendaten sauber und konsistent. Um unbeabsichtigte Änderungen zu vermeiden, musst du den Merge aktiv bestätigen. Was passiert bei einem Supplier Merge Alle zugehörigen Dokumente werden automatisch auf den Target Supplier aktualisiert Es sind keine manuellen Veränderung erforderlich Doppelte LEinige Leser
P.O.s
P.O. Übersicht - Altes Design
Mit der Ansicht „P.O.s anzeigen“ in DPO behältst du den Überblick über alle bestehenden P.O.s. Du kannst nach Lieferant, Abteilung oder Datum filtern und sofort den Status deiner Bestellungen einsehen, direkt nach dem Login. P.O.s in DPO anzeigen und verwalten Nach dem Login wirst du direkt auf den Bildschirm View Purchase Orders weitergeleitet → Purchase Order (P.O.s) Ansicht aufrufen. (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbbEinige LeserP.O. Einstellungen - Altes Design
Überblick über die verfügbaren P.O.-Einstellungen und deren Konfigurationsmöglichkeiten, von Nummerierung und Genehmigungen bis hin zu Budgets, Rechnungen und Workflow-Anpassungen. Purchase Order Einstellungen Definiere Nummerierungsregeln, Präfixe sowie die Struktur und Darstellung deiner P.O.s. Lege die Mindestanzahl an Stellen für deine P.O.-Nummern fest Definiere die Startnummer der Sequenz Füge optional ein allgemeines Präfix hinzu, das vor jeder P.O.-NummerWenig LeserNeue P.O. erstellen - Altes Design
Das Erstellen einer Purchase Order, (P.O.) im Digital Purchase Order System ist der erste Schritt, um den Beschaffungsprozess effizient und transparent zu steuern. P.O.s helfen deiner Organisation, den Überblick über Lieferantenvereinbarungen, Preise und Lieferbedingungen zu behalten. Mit DPO ist dieser Prozess schlank organisiert und von jedem internetfähigen Gerät aus zugänglich. Eine P.O. erstellen Klicke im Menü auf der linken Seite auf „Neue P.O. erstellen“. (PopulärP.O. ändern - Altes Design
In diesem Artikel erfährst du, wie bestehende P.O.s. bei Änderungen wie Betragsanpassungen, Lieferantenwechseln oder inhaltlichen Korrekturen aktualisiert werden können. Alle Änderungen werden automatisch dokumentiert und erneut zur Genehmigung eingereicht. Was bedeutet eine Änderung? Die Funktion P.O. ändern ermöglicht es, bereits erstellte P.O.s anzupassen, beispielsweise durch: Aktualisierung von Mengen Änderung von Preisen Anpassung von Lieferterminen Bearbeitung von LiefeEinige LeserP.O. schließen - Altes Design
Mit der Funktion „P.O. schließen“ können vollständig erledigte P.O.s, also vollständig gelieferte oder abgerechnete POs, sauber abgeschlossen und in den Ordner „Geschlossen“ verschoben werden. Das sorgt für mehr Übersicht bei aktiven P.O.s und stellst gleichzeitig eine lückenlose Dokumentation sicher. In diesem Artikel erfährst du, wie du P.O.s manuell oder automatisch schließt und wie sich geschlossene P.O.s bei Bedarf wieder öffnen lassen. So schließt du eine P.O. P.O. mEinige LeserP.O. Anullieren - Altes Design
Mit der Funktion „P.O. ungültig machen“ können berechtigte Nutzer P.O.s stornieren, die nicht mehr benötigt werden, ohne sie aus dem System zu löschen. Die P.O. bleibt weiterhin einsehbar für Prüf- und Dokumentationszwecke, ist aber nicht mehr bearbeitbar oder im Workflow aktiv. In diesem Artikel erfährst du, wie du eine P.O. korrekt als ungültig markierst. So machst du eine P.O. ungültig Öffne die P.O., die du stornieren möchtest Klicke oben rechts auf das „X“-Symbol (VoidEinige LeserGenehmigungsstufen P.O. - Altes Design
Im Bereich Genehmigungsstufen kann der Genehmigungs-Workflow für Purchase Orders (P.O.s) eingerichtet und die Anzahl der erforderlichen Genehmigungsstufen festgelegt werden. Diese Konfiguration stellt sicher, dass P.O.s den passenden Autorisierungsprozess durchlaufen, bevor sie finalisiert werden. Genehmigungsstufen werden im Admin-Bereich separat festgelegt für: Genehmigungsstufen (P.O.s) Rechnungen Belege (htPopulärP.O. mit einer Rechnung verknüpfen - Altes Design
Die P.O.-Verknüpfungsansicht in DPO ermöglicht es, den Verknüpfungsprozess direkt aus der P.O. heraus zu starten. Die Funktionsweise entspricht dem bekannten Ablauf aus der Rechnungsansicht, nur mit dem Startpunkt bei der P.O. statt bei der Rechnung. Wissenswertes Das System schlägt automatisch die relevantesten Rechnungen vor, basierend auf den Inhalten. Vorschläge können jedoch jederzeit manuell überprüft und geändert werden Mehrere Rechnungen können mit einer P.O.-Position verknüEinige LeserArtikel-Multiplikator - Altes Design
Die Funktion Artikel-Multiplikator in DPO ist für komplexere Einkaufsszenarien gedacht, bei denen einfache Mengen- und Preisfelder nicht ausreichen. Damit können zwei Mengenwerte multipliziert werden, zum Beispiel Anzahl der Zimmer × Anzahl der Nächte, um die Gesamteinheiten in einer einzigen Bestellposition zu berechnen. Dies ist besonders hilfreich für Unterkünfte, Dienstleistungen über einen Zeitraum oder gebündelte Artikel. Funktion aktivieren Gehe zu Verwaltung P.O. EinstellungEinige LeserP.O.s markieren - Altes Design
Mit der Flag-Funktion in DPO können P.O.s visuell hervorgehoben und kategorisiert werden. So lassen sich z. B. dringende P.O.s kennzeichnen, Abteilungen zuordnen oder P.O.s thematisch organisieren. Die farbcodierten Markierungen erleichtern die Übersicht und sorgen für eine effizientere Steuerung im Beschaffungsworkflow. Eigene Markierungen anlegen Gehe zu Verwaltung Markierungen Klicke auf Neue Markierung hinzufügen Definiere: Name der Markierung (z. B. *DrinEinige LeserLieferungen nachverfolgen - Altes Design
Die Lieferverfolgung in DPO ermöglicht es, den Wareneingang von P.O.s zu bestätigen und zu dokumentieren. So wird Transparenz im gesamten Prozess sichergestellt, von Teillieferungen bis zur vollständigen Lieferung und du erhältst eine zentrale Übersicht, welche Artikel wann eingegangen sind. Mit Berechtigungssteuerung und der Möglichkeit, Lieferscheine hochzuladen, unterstützt diese Funktion die Nachvollziehbarkeit und erleichtert Prüfungen. Lieferung erfassen Öffne die gewünschte P.Einige LeserAutomatische Lieferantenbenachrichtigung - Altes Design
Die Funktion Automatische Lieferantenbenachrichtigung in DPO ermöglicht es, Bestellungen (P.O.s) automatisch per E-Mail an Lieferanten zu senden, sobald sie vollständig genehmigt sind. Das spart Zeit, stellt eine rechtzeitige Kommunikation sicher und reduziert manuelle Nachverfolgung – besonders hilfreich in dynamischen Beschaffungsprozessen. Wie es funktioniert Sobald eine P.O. vollständig genehmigt ist, sendet DPO sie automatisch an die im Lieferantenprofil gespeicherte E-Mail-AdresPopulärBudgetverwaltung - Altes Design
Mit der Funktion Budgetverwaltung im Digital Purchase Order (DPO) System lassen sich Ausgabenlimits definieren, überwachen und kontrollieren. Echtzeit-Tracking, Unterbudgets und automatische Warnmeldungen sorgen dafür, dass POs im Rahmen der finanziellen Vorgaben bleiben. In diesem Artikel erfährst du, wie Budgets eingerichtet, mit P.O.s verknüpft und die Budgetnutzung analysiert werden. Nutzung der Budgetverwaltung in DPO Gehe in den Bereich Verwaltung >Einige LeserKomponenten-Funktion - Altes Design
Die Komponenten-Funktion in DPO ermöglicht es, benutzerdefinierte Eingabefelder zu erstellen, die für die gesamte P.O. gelten. Damit können z. B. Jobnummern, interne Codes, Liefermethoden oder feste Lieferadressen erfasst werden. Durch flexible Eingabetypen und Filtermöglichkeiten lassen sich P.O.s effizienter standardisieren, kategorisieren und durchsuchen. Komponente anlegen Klicke oben rechts auf Verwaltung Gehe zum Tab P.O. Komponenten Klicke auf „+“, um eine neue SektEinige LeserProduktkatalog - Altes Design
Der Produktkatalog in DPO erleichtert den Beschaffungsprozess, indem häufig genutzte Produkte oder Dienstleistungen in einer zentralen, vorkonfigurierten Liste gespeichert werden. Statt bei jeder P.O. die Daten neu einzugeben, können Nutzer auf vordefinierte Einträge zugreifen, das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für standardisierte Bestellvorgänge. Einrichtung und Nutzung des Produktkatalog Gehe zu Verwaltung Produktkatalog (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/Populär
Rechnungen
Rechnungsübersicht - Altes Design
Die Rechnungsübersicht listet alle im System erfassten Rechnungen auf, inklusive Status, Eingangsdatum und Lieferant. Mit Filtern kannst du Rechnungen schnell nach Abteilung, Lieferant, Status oder Datum finden. Navigationsstruktur Die Rechnungsübersicht ist über den Tab RECHNUNGEN in der Hauptnavigation zugänglich. Sie bietet einen zentralen Überblick über alle im System vorhandenen Rechnungen, unabhängig von ihrem aktuellen Status. Best Practices Sieh alle deine Rechnungen aEinige LeserRechnungseingang - Altes Design
Die Invoice Inbox ist der zentrale Ort für alle eingehenden Lieferantenrechnungen, ideal für digitale und dezentrale Teams. Rechnungen werden per E-Mail direkt an DPO gesendet und stehen dem Buchhaltungsteam zentral zur Verfügung. Hier erfolgt eine erste Prüfung, bevor sie entweder mit P.O.s abgeglichen (wenn aktiviert) oder im System freigegeben werden. So gelangen nur geprüfte Rechnungen in den eigentlichen Genehmigungsprozess. Erste Schritte für Rechnungen in DPO Nachdem dein Projekt eiEinige LeserDuplikatsprüfung bei Rechnungen - Altes Design
Mit der automatischen Duplikatsprüfung in DPO lässt sich schnell erkennen, ob eine Rechnung bereits im System existiert. Entweder exakt identisch (z. B. doppelt per E-Mail eingereicht) oder mit kleineren Änderungen. Duplikat-Erkennung bei E-Mail-Einreichung Wird eine PDF-Rechnung an die DPO-Rechnungsadresse (z. B. dpo-xxxxx@dpo-import.com) gesendet, prüft das System automatisch, ob die Datei bereits vorhanden ist. Wenn ein Duplikat erkannt wird: Stimmen Dateiname und InhEinige LeserRechnungen bearbeiten - Altes Design
In DPO müssen Rechnungen zunächst bearbeitet werden, bevor sie in den Genehmigungsprozess gelangen. Das System erkennt Positionen automatisch, trennt sie auf und markiert fehlende oder fehlerhafte Felder (z. B. Konten, Steuersätze oder Kostenstellen). Diese Felder müssen vollständig und korrekt ausgefüllt werden, damit die Rechnung weiterverarbeitet und genehmigt werden kann. So bearbeitest du eine Rechnung Step 1: Basisdaten ausfüllen Gehe zum Tab RecPopulärRechnungen - Altes Design
Mit der Rechnungsfreigabe-Funktion in DPO stellst du sicher, dass alle Rechnungen vor der Verarbeitung intern geprüft und genehmigt werden. Es können verschiedene Genehmigungsstufen und Regeln flexibel definiert werden. Im Bereich Rechnungen kannst du den Freigabe-Workflow für Rechnungen nach Bedarf erstellen und bearbeiten. Genehmigungsstufen werden im Admin-Bereich separat festgelegt für: Genehmigungsstufen (P.O.s)PopulärBearbeitungsmodus - Altes Design
Der Bearbeitungsmodus ermöglicht es, Rechnungsdaten anzupassen, selbst wenn die Rechnung noch mit einer P.O. verknüpft ist. Allerdings sind nicht alle Felder editierbar, dies hängt davon ab, ob die Rechnung bereits genehmigt wurde und welche Positionen mit einer P.O. verknüpft sind. Wann ist der Bearbeitungsmodus verfügbar? Das Kostenkonto sowie die Zusatzfelder können jederzeit bearbeitet werden. Um alle Felder zu bearbeiten oder die Rechnung entfernen zu können, muss die VerknüpfungPopulärRechnung mit P.O. verknüpfen - Altes Design
In der Verknüpfung zu P.O. können Rechnungspositionen mit Positionen aus P.O.s zu verknüpfen. Dies stellt finanzielle Genauigkeit sicher und ermöglicht es, Ausgaben gegen genehmigte Budgets nachzuverfolgen. Schritte: Rechnung mit einer P.O. verknüpfen und in Genehmigung senden Schritt 1 → Rechnungseingang – Validieren der Rechnung im Eingang. Schritt 2 → Rechnung - Die validierte Rechnung erscheint nun im Bereich Rechnungen. Schritt 3 → Verknüpfung – Verknüpfe die RechnPopulärAnhänge hinzufügen - Altes Design
Anhänge können einer Rechnung in DPO jederzeit hinzugefügt werden, unabhängig vom Status der Rechnung (Schwebend, Final Genehmigt, Verknüpft oder nicht Verknüpft). So fügst du Anhänge zu einer Rechnung hinzu Die Anhangsfunktion ermöglicht es dir, unterstützende Dateien direkt einer Rechnung hinzuzufügen, um sie später einfach referenzieren zu können. Öffne in der Rechnungsansicht über das Büroklammer-Symbol oben rechts das Fenster „Anhänge verwalten“. Dort kannst du DateieEinige LeserRechnungen aus DPO herunterladen - Altes Design
In DPO gibt es zwei Arten von Rechnungs-Downloads je nachdem, wofür du das Dokument benötigst. Dieser Artikel erklärt, wo du die Optionen findest, was die Dateien enthalten und welche Variante sich für deinen Anwendungsfall eignet. Als PDF herunterladen – nur Originalrechnung Dieser Download enthält die Originalrechnung, so wie sie vom Lieferanten eingereicht wurde – ohne DPO-Stempel, Genehmigungshistorie oder P.O.-Daten Nutze diese Option, wenn die Rechnung fehlerhaft ist undEinige LeserRechnungen filtern & Status wie „Bezahlt“ setzen - Altes Design
Mit den Filter- und Sortierfunktionen lassen sich Rechnungen gezielt eingrenzen – z. B. nach Datum, Lieferant oder Status. Am oberen Rand der Rechnungsübersicht findest du alle wichtigen Werkzeuge, um die Anzeige individuell anzupassen und z. B. bestimmte Rechnungen schnell zu finden oder mit einem Status wie „Bezahlt“ zu markieren. Seitenleisten-Bereich Die Seitenleiste bietet Schnellzugriffsfilter, um Rechnungen einzugrenzen: Meine Rechnungen: Zeigt nur die Rechnungen, die vom einEinige LeserGenehmigungen und P.O.-Verknüpfungen verwalten - Altes Design
Eine Rechnung aus dem Genehmigungsprozess zu nehmen, bietet Flexibilität, wenn sie erneut bearbeitet werden muss. Das ist besonders hilfreich, wenn sich nachträglich Beträge ändern, weitere Anpassungen nötig sind oder die Rechnung gelöscht werden soll. So wird verhindert, dass eine bereits genehmigte Rechnung im System bleibt, obwohl sie inhaltlich fehlerhaft ist und eigentlich neu erfasst werden müsste. Rechnung zur Genehmigung senden (automatischer Ablauf) WenPopulär
Belege
Belegeingang - Altes Design
Die Beleg-Funktion in Digital Purchase Order (DPO) ermöglicht es dir, Belege einfach zu erfassen, zu validieren, in einem Top Sheet zu erstellen und zur Genehmigung einzureichen, direkt über deinen Browser oder dein mobiles Gerät. Übersicht Belegeingang Der Belegeingang ermöglicht es Ihnen, Top Sheets zu erstellen und alle eingereichten Belege an einem zentralen Ort einzusehen. Um auf Ihre persönliche Inbox zuzugreifen, navigieren Sie zu Belege → Belegeingang. Auf der rechtenPopulärBelegansicht - Altes Design
Im Bereich Ausgaben siehst du alle neuen Top Sheets, die validiert, geprüft und zur Genehmigung gesendet werden müssen, sowie bereits bestehende Top Sheets.Stelle sicher, dass dein Genehmigungs-Workflow eingerichtet ist – die Anleitung findest du hier. Bearbeitung von Ausgaben Im Bereich Belege kannst du alle Top Sheets einsehen, sowohl neue als auch bereits abgeschlossene. Jedes Top Sheet lässt sich öffPopulärBelege - Altes Design
Nutze die Funktion Genehmigungsstufen, um automatisierte, mehrstufige Freigabeprozesse basierend auf Bestellwert, Abteilung oder Benutzerrollen zu definieren. So wird sichergestellt, dass Bestellungen von den richtigen Personen geprüft werden – ganz ohne manuelle Übergaben. Das spart Zeit und erhöht die Kontrolle. Diese Anleitung zeigt, wie du die Genehmigungskette konfigurierst, Freigeber zuweist und Workflows an die Anforderungen deiner Organisation anpasst. Genehmigungsstufen werdenEinige Leser
Genehmigungsprozesse
Genehmigungsliste - Altes Design
In diesem Artikel wird erklärt, wie du die Genehmigungsliste in DPO verwendest. Du erfährst, wie du Rechnungen, Belege und P.O. anzeigen, verwalten und genehmigen kannst, die auf deine Überprüfung warten. Außerdem wird beschrieben, wie du den Genehmigungsstatus nachverfolgen, Detailinformationen abrufen und notwendige Aktionen direkt aus der Liste heraus durchführen kannst. Übersicht - Genehmigungsliste In der Genehmigungsliste findest du auf der linkenPopulärGenehmigungsstufen einrichten - Altes Design
Mit der Funktion Genehmigungsstufen einrichten können Administratoren strukturierte und automatisierte Genehmigungs-Workflows für P.O.s, Rechnungen und Belege definieren. So wird sichergestellt, dass P.O.s, Rechnungen und Belege von den richtigen Personen zur richtigen Zeit geprüft werden – ohne manuelle Weiterleitungen. Genehmigungsstufen werden in der Verwaltung separat festgelegt für: P.O.sEinige Leser
Exporte
Export CSV - Altes Design
Der CSV-Export bietet eine detaillierte Übersicht über alle Kosten aus P.O.s, Belegen und Rechnungen. In Excel kannst du die Daten nach Abteilungen und Lieferanten filtern, um Budgets zu überwachen, Ausgaben nachzuverfolgen und Abweichungen schnell zu erkennen. Ideal für Berichte, unabhängig davon, ob diese für P.O.s, Rechnungen oder Belege benötigt werden. Gut zu wissen Die Export-Funktion hilft dir dabei, Berichte zu erstellen, Daten in eine BuchhaltungsPopulärSESAM-Export - Altes Design
Die SESAM-Exportfunktion in DPO ermöglicht es, alle relevanten Daten im passenden Format zu generieren und als .tsf-Datei herunterzuladen. Diese Datei ist speziell für den Import in das SESAM-FiBu-System vorgesehen und gewährleistet so maximale Kompatibilität. Ideal für eine nahtlose Integration in bestehende Buchhaltungsprozesse oder für weiterführende Reporting-Anforderungen. SESAM-Export erstellen Gehe zu Verwaltung → Export SESAM Optional: Klicke auf „Probleme prüfen“, umEinige LeserDATEV-Einrichtung - Altes Design
Um DPO mit DATEV zu verbinden, benötigst du die Anwendungen DATEV Unternehmen online und DATEV Buchungsdatenservice. Wenn diese beiden Programme unter deiner Beraternummer aktiviert sind, kann die Verbindung in DPO eingerichtet werden. So gehst du vor Schritt 1: Um die DATEV-Einstellungen zu öffnen, gehe im Navigationsmenü auf der linken Seite in den Bereich "Verwaltung" und wähle dort "DATEV" aus. Dadurch werden alle DATEV-bezogenen Einstellungen und ExportfunktionEinige LeserExport AP Automation - Altes Design
Der Bereich „Export AP Automation“ ist dein Export-Tab für Rechnungen in den Einstellungen. Du kannst eine CSV-Datei generieren, die du bei Bedarf in Excel in ein anderes Format anpassen kannst. So exportierst du Rechnungen Gehe zur Verwaltung → Export AP Automation Stelle sicher, dass der Export aktiviert ist (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/screenshot-2026-03-31-at-1426212ah5dd.png =845xauto) (Optional) Klicke aufWenig Leser