Rechnungen in DPO

Mit der Rechnungsfreigabe-Funktion in DPO stellst du sicher, dass alle Rechnungen vor der Verarbeitung intern geprüft und genehmigt werden. Es können verschiedene Genehmigungsstufen und Regeln flexibel definiert werden. Im Bereich Rechnungen kannst du den Freigabe-Workflow für Rechnungen nach Bedarf erstellen und bearbeiten.

Wo Genehmigungsstufen eingerichtet werden

Genehmigungsstufen werden separat eingerichtet für:

• Genehmigungsstufen (P.O.s)
• Rechnungen
• Belege

Bevor du startest

Bevor die Genehmigungskette genutzt werden kann, müssen einige Grundeinstellungen aktiviert werden.

Zusätzlich definierst du:

• welche Benutzer Rechnungen genehmigen dürfen
• auf welcher Genehmigungsstufe sie freigeben dürfen
• ob Freigaben nach Betrag oder Abteilung gesteuert werden sollen

Optional kannst du festlegen, dass Rechnungen nur von Benutzern der jeweiligen Abteilung genehmigt werden dürfen.

Grundeinstellungen für den Workflow

Schritt 1: Rechnungsgenehmigung aktivieren (Pflicht)

Öffne: Einstellungen → Rechnungen

Aktiviere: „Rechnungsgenehmigung aktivieren“

Dadurch wird die Genehmigungskette für Rechnungen aktiviert.

Schritt 2: Automatischer oder manueller Workflow

Du kannst festlegen, wie Rechnungen in die Genehmigung gelangen.

Manuell

Rechnungen werden erst eingereicht, wenn auf: „Sende Rechnung in die Genehmigung“ geklickt wird.

Automatisch

Sobald eine Rechnung vollständig mit einer P.O. verknüpft wurde, startet die Genehmigung automatisch.

Diese Funktion wird über folgende Option gesteuert: „Vollständig verknüpfte Rechnungen automatisch zur Genehmigung einreichen“

Schritt 3: Direkte-Genehmigung aktivieren (optional)

Optional kann die Direkt-Genehmigung aktiviert werden.

Damit können berechtigte Benutzer Rechnungen direkt über:

• Daumen hoch
• Daumen runter

genehmigen oder ablehnen, ohne die Rechnung öffnen zu müssen.

Aktiviere dafür:

• „Direkt-Genehmigung erlauben“
• „Direkt-Ablehnung erlauben“

Genehmigungskette einrichten

Schritt 1: Genehmigungsstufen öffnen

1. Öffne Einstellungen → Genehmigungsstufen 

Schritt 2: Genehmigungsstufen erstellen

1. Wähle die Anzahl der benötigten Genehmigungsstufen (z. B. 1, 2 oder 3)
2. Klicke auf "+ Genehmigungsstufe hinzufügen", um weitere Genehmigungsstufen hinzuzufügen

Schritt 3: Genehmigungsstufen anordnen

• Nutze die Auf- und Ab-Pfeile, um die Reihenfolge der Stufen zu ändern
• Klicke auf die rechte Seite einer Stufe, um die zugewiesenen Genehmiger anzuzeigen

Schritt 4: Genehmiger hinzufügen

1. Suche den Benutzer im Feld: „Neuen Genehmiger hinzufügen“
2. Klicke auf das Plus-Symbol (+)

Sind mehrere Benutzer derselben Genehmigungsstufe und Abteilung zugeordnet, wird die Freigabe vom zuerst verfügbaren Benutzer durchgeführt.

Schritt 5: Abteilungsfreigabe aktivieren

Aktiviere: „Separate Genehmigung für jede Abteilung“,

wenn der Benutzer nur Dokumente seiner zugewiesenen Abteilung freigeben soll.

Rote Markierung

Ist eine Genehmigungsstufe rot markiert, bedeutet dies:

Die Option ist aktiviert, aber dem Benutzer in dieser Genehmigungsstufe wurde keine Abteilung zugewiesen.

Schritt 6: Bedingungen definieren

Für jede Genehmigungsstufe können Bedingungen festgelegt werden:

• Gilt für alle Rechnungen
• Greift bei einem Nettobetrag größer/gleich [Betrag]
• Greift bei einem Nettobetrag kleiner [Betrag]

Genehmigungs-Workflow aktivieren

• Stelle sicher, dass jeder Genehmigungsstufe mindestens ein Benutzer zugewiesen ist
• Klicke auf: „Speichern“

Sobald alle Stufen konfiguriert wurden, wird der automatische Genehmigungs-Workflow aktiviert.

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Aktualisiert am: 29/05/2026