Rechnungsübersicht & Rechnungsdetails

Die Rechnungsübersicht bietet dir eine zentrale Ansicht aller Rechnungen in DPO. Hier kannst du Rechnungs- und Lieferanteninformationen überprüfen, den Genehmigungs- und Verknüpfungsstatus einsehen, Rechnungen suchen und filtern sowie weitere Aktionen direkt aus der Übersicht ausführen.

In dieser Anleitung erfährst du, wie du dich in der Rechnungsübersicht zurechtfindest, die verschiedenen Rechnungsstatus verstehst, zwischen unterschiedlichen Rechnungsansichten wechselst und den Match-Modus verwendest.

Navigation

1. Gehe in der Hauptnavigation zu Rechnungen, um die Rechnungsübersicht zu öffnen.

Hier siehst du alle Rechnungen, auf die du Zugriff hast, und kannst schnell erkennen, in welchem Bearbeitungs-, Genehmigungs- und Verknüpfungsstatus sie sich befinden.

Gut zu wissen

• Sieh dir alle deine Rechnungen an einem zentralen Ort an, einschließlich ihres Genehmigungsstatus und P.O.-Verknüpfungsstatus.
• Nutze die Statusfarben, um den aktuellen Bearbeitungsstatus auf einen Blick zu erkennen.
• Filtere Rechnungen nach Kriterien wie Abteilung, Lieferant, Status oder Datum. Abhängig von deiner DPO-Konfiguration können weitere Filter verfügbar sein.
• Verwende die erweiterten Filter, um deine Suche genauer einzugrenzen.
• Lade Rechnungen als PDF herunter, entweder einzeln oder mehrere gleichzeitig.

Rechnungsanzeige & Statusinformationen

Jede Rechnung wird in einem eigenen Bereich angezeigt und enthält folgende Informationen:

Allgemeine Informationen

• Lieferantenname
• Rechnungsnummer
• Lieferantencode (falls zugewiesen)
• Rechnungsdatum

Statusanzeigen

• Genehmigungsstatus (z. B. Vollständig genehmigt, Ausstehend, Abgelehnt)
• Verknüpfungsstatus (z. B. Verknüpft, Nicht verknüpft)
• Farbliche Kennzeichnung, um den aktuellen Bearbeitungsstatus auf einen Blick zu erkennen

Betragsanzeige

• Nettobetrag: Betrag ohne Steuern und Gebühren
• Bruttobetrag: Gesamtbetrag einschließlich Steuern

Bildfokus & Positionsfokus

Für die Rechnungsanzeige stehen zwei verschiedene Ansichten zur Verfügung.

Bildfokus (Standardansicht)

Im Bildfokus:

• Wird das Rechnungsbild auf der linken Seite angezeigt.
• Werden die Rechnungspositionen auf der rechten Seite angezeigt.

Diese Ansicht eignet sich besonders gut, um die Rechnung visuell zu überprüfen.

Itemfokus

Über den Umschalter oben rechts in der Rechnung kannst du zur folgenden Ansicht wechseln:

• Itemfokus

In dieser Ansicht werden alle Rechnungspositionen in einer zentralen Übersicht angezeigt. Dadurch kannst du die einzelnen Positionen schneller und einfacher überprüfen und bearbeiten.

Match-Modus

Zusätzlich zum Bildfokus und Positionsfokus kannst du den Match-Modus verwenden, um die Verknüpfung zwischen einer Rechnung und ihrer P.O. zu verwalten.

Öffne die Rechnung und klicke auf „Match-Modus“, um die Matching-Ansicht aufzurufen.

Im Match-Modus kannst du:

• Eine Rechnungsposition mit einer P.O.-Position verknüpfen
• Bestehende P.O.-Verknüpfungen überprüfen
• Die Verknüpfung zwischen einer Rechnungsposition und einer P.O.-Position aufheben
• Die Zuordnung zwischen der Rechnung und der verknüpften Bestellung überprüfen

Der Match-Modus ist besonders hilfreich, wenn eine Rechnung falsch verknüpft wurde oder du die Zuordnung nach der Bearbeitung der Rechnung anpassen möchtest.

Eine detaillierte Anleitung findest du unter „So verknüpfst du eine Rechnung mit einer P.O.“.

Rechnungsaktionen & Details

Wenn du eine Rechnung öffnest, stehen dir zusätzliche Informationen und Funktionen zur Verfügung.

• Rechnungsdetails – Überprüfe alle Rechnungsinformationen, Anhänge und Kommentare.
• Genehmigungsprozess – Sieh dir die Genehmigungskette einschließlich des aktuellen Status und der zuständigen Genehmiger an.
• Verknüpfte P.O.s – Öffne die Bestellungen, die mit der Rechnung verknüpft sind.
• Rechnung herunterladen – Lade das Rechnungsdokument für deine Unterlagen herunter.
• Bearbeitungsmodus – Ändere Rechnungsinformationen. Abhängig vom Rechnungsstatus und bestehenden P.O.-Verknüpfungen können bestimmte Felder für die Bearbeitung gesperrt sein.
• Weitere Aktionen – Öffne das Drei-Punkte-Menü (⋯), um zusätzliche Funktionen aufzurufen, beispielsweise das Entfernen einer Rechnung aus dem Genehmigungsprozess, sofern dies möglich ist.

Tracking-Sheet-Übersicht

Das Tracking Sheet bietet dir zusätzliche Informationen über die Verknüpfung zwischen einer Rechnung und der zugehörigen P.O.

• Ausgewählte Rechnung – Zeigt die Rechnung an, die du gerade geöffnet hast, einschließlich der zugehörigen Rechnungspositionen.
• Verknüpfte P.O. – Zeigt die mit der Rechnung verknüpfte P.O. einschließlich der entsprechenden Kosteninformationen an.
• Mit der P.O. verknüpfte Rechnungen – Zeigt weitere Rechnungen an, die ebenfalls mit derselben P.O. verknüpft wurden.

P.O.-Verknüpfung & Matching-Informationen

Wenn eine Rechnung mit einer P.O. verknüpft ist, zeigt DPO die Zuordnung zwischen der Rechnungsposition und der P.O.-Position an.

• So kannst du überprüfen, ob der Rechnungsbetrag über oder unter dem Betrag der entsprechenden P.O.-Position liegt. Außerdem erkennst du, welcher Anteil der Bestellung bereits in Rechnung gestellt wurde.
• Wenn du die Zuordnung ändern möchtest, öffne den Match-Modus, um die entsprechenden Rechnungs- und P.O.-Positionen zu verknüpfen oder bestehende Verknüpfungen aufzuheben.

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Aktualisiert am: 20/10/2026