Rechnungen bearbeiten in DPO

In DPO müssen Rechnungen zunächst bearbeitet werden, bevor sie in den Genehmigungsprozess gelangen. Das System erkennt Positionen automatisch, trennt sie auf und markiert fehlende oder fehlerhafte Felder (z. B. Konten, Steuersätze oder Kostenstellen). Diese Felder müssen vollständig und korrekt ausgefüllt werden, damit die Rechnung weiterverarbeitet und genehmigt werden kann.

So bearbeitest du eine Rechnung

Schritt 1: Rechnungseingang öffnen

1. Gehe links in der Navigation zum: Rechnungseingang
2. Öffne anschließend eine Rechnung aus dem Rechnungseingang.

Schritt 2: Rechnungsinformationen ausfüllen

1. Im ersten Bereich auf der rechten Seite trägst du die grundlegenden Rechnungsinformationen ein bzw. prüfst diese:

• P.O.-Nummer (optional)
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum

2. Die rote Meldung „X Felder fehlen“ am unteren Rand zeigt an, wie viele Pflichtfelder noch fehlen.

Schritt 3: Lieferanteninformationen

Funktionen & Möglichkeiten

• Automatische Erkennung → Das System liest per KI wichtige Lieferantendaten (z. B. Name, Adresse, Bankdaten) direkt aus dem Dokument aus.
• Neuen Lieferanten anlegen → Ist der Lieferant noch nicht im System, kann er über den Button „Neuer Lieferant“ hinzugefügt werden.
• Vorhandenen Lieferanten auswählen → Bereits angelegte Lieferanten können über den Tab „Bestehender Lieferant“ gewählt werden.
• Autocomplete / Suche → Bereits beim Eintippen weniger Zeichen erscheint eine Dropdown-Liste mit passenden Lieferanten.
• Manuelle Bearbeitung → Alle Felder, wie Bankdaten, Adresse, BIC usw., können jederzeit ergänzt oder korrigiert werden.

Lieferanten im Rechnungseingang bearbeiten:

1. Im mittleren Block auf der rechten Seite kannst du den Lieferanten prüfen, bearbeiten oder ersetzen

• Die Autocomplete-Suche hilft dabei, doppelte Lieferanten zu vermeiden.
• Name → Firmenname des Lieferanten
• Lieferantencode → Interner Referenzcode (optional)
• Adresse / PLZ / Stadt → Standortdetails (automatisch oder manuell)

2. Im zweiten Block trägst du die Zahlungsdaten ein:

• Bankkonto (IBAN) → IBAN oder Kontonummer
• BIC / Routing → Optionale zusätzliche Bankinformationen
• Kontoinhaber / Bankname / Bankadresse → Weitere optionale Bankinformationen

3. Über das Drei-Punkte-Menü können bestehende Lieferantendaten wie Bankinformationen oder Adresse bearbeitet werden.

Step 4: Rechnungspositionen

Automatische Erkennung durch das System

• Positionserkennung & Trennung → Die KI erkennt mehrere Rechnungszeilen und trennt sie in einzelne Positionen.
• Automatisches Auslesen → Beschreibung, Gesamtsumme und MwSt. werden automatisch übernommen.
• Warnungen für Pflichtfelder → Wenn z. B. das Feld Konto fehlt, wird die Position rot markiert und als unvollständig gekennzeichnet.
• Copy-Paste-Funktion → Kopiere Text aus der Rechnungsansicht links und füge ihn per Klick in die Felder rechts ein.

Bearbeitung der Rechnungspositionen

1. Öffne den Bereich Rechnungspositionen
2. Prüfe die rote Meldung „X Felder fehlen“ am unteren Rand
3. Optional: Neue Position hinzufügen
4. Verwende das: Kopier-Symbol um eine Position zu duplizieren
5. Verwende das: Papierkorb-Symbol um eine Position zu löschen

6. Klicke auf rot markierte Positionen, um diese zu öffnen und zu bearbeiten
7. Prüfe:

• Gesamtbetrag
• Modus (Brutto / Netto)

8. **Wähle die Abteilung **aus → Diese definiert den Genehmigungsworkflow
9. Ergänze Pflichtfelder wie:

• Konto
• KOST / KEXTRA / KSK (falls verwendet)

10. Füge Steuern hinzu und bestätige die Auswahl über den grünen Haken
11. Klicke auf **"Speichern" **oder wechsle zur nächsten Position

Sobald alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden, verschwindet die rote Warnmeldung.

Erkannte Daten zur Bearbeitung von Positionen verwenden

1. Aktiviere "Erkannte Daten markieren" über die Checkbox oberhalb der Vorschau
2. Klicke auf ein Wort in der Rechnungsvorschau
3. Klicke anschließend in ein Feld (z. B. Beschreibung)

Der Text wird automatisch in das ausgewählte Feld übernommen.

Rechnungsposition kopieren

Du kannst eine Position über das Drei-Punkte-Menü (⋮) der jeweiligen Position duplizieren.

Die kopierte Position:

• erscheint direkt unter der Originalposition
• erhält automatisch den Zusatz: „(copy)“

Dies ist besonders hilfreich bei ähnlichen oder wiederkehrenden Rechnungspositionen.

Aktionen für Positionen (Drei-Punkte-Menü)

• Position nach oben / unten → Reihenfolge der Positionen ändern
• Position kopieren → Position duplizieren
• Position löschen → Position entfernen

Sammelaktionen

• Steuern auf alle anwenden
• Abteilung auf alle anwenden
• Total-Modus auf alle anwenden
• Kontenplan auf alle anwenden
• Alle Daten auf alle anwenden

Rechnungspositionen gesammelt löschen

Über das Drei-Punkte-Menü oben können mehrere Rechnungspositionen gleichzeitig gelöscht werden:

• Positionen ohne Beschreibung entfernen
• Positionen ohne Betrag entfernen
• Alle Positionen entfernen

Dies hilft dabei, unvollständige oder unnötige Positionen schnell zu bereinigen.

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Aktualisiert am: 29/05/2026