Rechnungseingang in DPO

Die Invoice Inbox ist der zentrale Ort für alle eingehenden Lieferantenrechnungen, ideal für digitale und dezentrale Teams. Rechnungen werden per E-Mail direkt an DPO gesendet und stehen dem Buchhaltungsteam zentral zur Verfügung. Hier erfolgt eine erste Prüfung, bevor sie entweder mit P.O.s abgeglichen (wenn aktiviert) oder im System freigegeben werden. So gelangen nur geprüfte Rechnungen in den eigentlichen Genehmigungsprozess.

Erste Schritte für Rechnungen in DPO

Nachdem dein Projekt eingerichtet wurde, haben wir dir deine Rechnungs-E-Mail-Adresse zugesendet. Falls du sie nicht erhalten hast oder sie nicht mehr findest, kannst du sie jederzeit unter Einstellungen → Rechnungen einsehen.

Leite Rechnungen einfach an diese Adresse weiter, um sie in DPO hochzuladen.

Schritte, um eine Rechnung in DPO zu erfassen

Schritt 1: Sende die Rechnung an die zugewiesene Projekt E-Mail-Adresse weiter.

Schritt 2: Öffne den Rechnungseingang und prüfe die Rechnungsdetails.

Schritt 3: Verlinke die Rechnung mit einer P.O. oder verarbeite sie als Nicht-P.O.-Rechnung.

Schritt 4: Sende die Rechnung gemäß den konfigurierten Genehmigungseinstellungen zur Freigabe.

Funktionen der Inbox

Neue und unbearbeitete Rechnungen anzeigen
Automatische Sortierung nach Eingangsdatum (neueste zuerst)
Zeigt klar an, wer die Rechnung ins System gestellt hat per E-Mail

Rechnungen im Rechnungseingang prüfen

Öffne rechts in Menü den Rechnungseingang
Dort siehst du eine Liste aller Rechnungen, die noch nicht validiert oder im Datenarchiv gespeichert wurden

Von hier aus kannst du:

eine Rechnung öffnen, um mit der Validierung zu beginnen
eine Rechnung über das Papierkorb-Symbol auf der rechten Seite aus der Liste entfernen
oder die Rechnung herunterladen

Rechnungen im Invoice Inbox sind noch nicht Teil des Genehmigungsprozesses. Erst nachdem sie verknüpft oder genehmigt wurden, erscheinen sie in den regulären Rechnungsansichten. So bleibt eine klare Trennung zwischen eingehenden Rechnungen und bereits verarbeiteten Dokumenten erhalten.