Dieser Artikel ist auch verfügbar in:

So richtest du Genehmigungsstufen für Purchase Orders ein

Im Bereich Genehmigungsstufen kann der Genehmigungs-Workflow für Purchase Orders (P.O.s) eingerichtet und die Anzahl der erforderlichen Genehmigungsstufen festgelegt werden. Diese Konfiguration stellt sicher, dass P.O.s den passenden Autorisierungsprozess durchlaufen, bevor sie finalisiert werden.


Video-Tutorial


Du möchtest lieber eine visuelle Anleitung? In unserem Video-Tutorial erfährst du, wie du Genehmigungsworkflows in DPO einrichtest und verwaltest.




Wo Genehmigungsstufen eingerichtet werden

Genehmigungsstufen werden separat eingerichtet für:



Kurzüberblick: Genehmigungsstufen & Einstellungen

Bevor du Genehmigungsstufen einrichtest, solltest du den internen Freigabeprozess klar definieren.


Empfehlungen:

  • Genehmigungsstufen an die Unternehmensstruktur anpassen
  • Verantwortlichkeiten eindeutig festlegen
  • Genehmigungsregeln regelmäßig überprüfen


Zusätzlich kannst du:

  • P.O. Nummern ausblenden
  • Freigaben nach Betrag steuern
  • Freigaben nach Abteilung definieren
  • spezielle P.O.s separat behandeln

Hinweis: Wenn eine Person zweimal in derselben Genehmigungskette vorkommt, wird der zweite Eintrag automatisch übersprungen.


Was sind „Special P.O.s“?

P.O.s können als „Special P.O.“ markiert werden.


Dafür:


  1. Öffne die P.O.-Übersicht
  2. Klicke auf das Ausrufezeichen-Symbol (!)
  3. Die P.O. wird nun als „Special“ markiert


Anschließend wird automatisch eine zusätzliche Genehmigungsstufe zu deinem normalen Workflow hinzugefügt.


Tipp: Die Bezeichnung "Special" Markierung kann individuell angepasst werden. Mehr dazu findest du hier.





P.O. Nummern ausblenden


Innerhalb der Genehmigungsstufen kann festgelegt werden, dass die P.O.-Nummer zunächst ausgeblendet bleibt.
Die P.O.-Nummer wird für alle Benutzer erst sichtbar, sobald die definierte Genehmigungsstufe freigegeben wurde.


So funktioniert es


  1. Öffne Einstellungen → Genehmigungsstufen
  2. Aktiviere das Häkchen bei: „P.O.# ausblenden“
  3. Setze das Häkchen bei der Genehmigungsstufe, bis zu der die P.O.-Nummer verborgen bleiben soll


Sobald die markierte Genehmigungsstufe genehmigt wurde, wird die P.O.-Nummer für alle Benutzer sichtbar.


In diesem Beispiel bleibt die P.O. Nummer für alle Benutzer verborgen, bis Stufe #3 die Freigabe erteilt hat.



Abgelehnte P.O.s ausblenden


Zusätzlich kann in den Einstellungen festgelegt werden, dass:

  • abgelehnte P.O.s ausgeblendet werden


Hinweis: Wird diese Einstellung nachträglich aktiviert, gilt sie nur für zukünftige schwebende P.O.s.





Beispiel für eine Genehmigungskette

Das folgende Beispiel veranschaulicht einen mehrstufigen Genehmigungsprozess:


  • Stufe 1 (Separate Genehmigung für jede Abteilung): In dieser Stufe befinden sich zwei Benutzer. Jeder Benutzer genehmigt zunächst die P.O.s seiner zugewiesenen Abteilung.
  • Stufe 2 (Alle P.O.s): Diese Stufe genehmigt alle P.O.s unabhängig von Abteilung oder Betrag.
  • Stufe 3 (Wenn P.O. Netto Summe >=): Diese Stufe wird nur hinzugefügt, wenn die Netto-Gesamtsumme der P.O. größer oder gleich 15.000 € ist.
  • Stufe 4 (Nur für `special´ P.O.s): Diese Stufe wird nur aktiviert, wenn eine P.O. als „Special“ markiert wurde.


Besteht Interesse an weiteren Details zur Einrichtung der Genehmigungskette? Lies hier weiter.




So erstellst du eine Genehmigungskette für P.O.s


Hinweis: Eine Änderung an der Genehmigungskette aktualisiert alle Purchase Orders (P.O.s), die sich noch im Status Ausstehend befinden.



Schritt 1: Genehmigungsstufen öffnen


  1. Öffne Einstellungen → Genehmigungsstufen 


Schritt 2: Genehmigungsstufen erstellen


  1. Wähle die Anzahl der benötigten Genehmigungsstufen (z. B. 1, 2 oder 3)
  2. Klicke auf "+ Genehmigungsstufe hinzufügen", um weitere Genehmigungsstufen hinzuzufügen





Schritt 3: Genehmigungsstufen anordnen


  • Nutze die Auf- und Ab-Pfeile, um die Reihenfolge der Stufen zu ändern
  • Klicke auf die rechte Seite einer Stufe, um die zugewiesenen Genehmiger anzuzeigen





Schritt 4: Genehmiger hinzufügen


  1. Suche den Benutzer im Feld: „Neuen Genehmiger hinzufügen“
  2. Klicke auf das Plus-Symbol (+)


Sind mehrere Benutzer derselben Genehmigungsstufe und Abteilung zugeordnet, wird die Freigabe vom zuerst verfügbaren Benutzer durchgeführt.


Tipp: Genehmigungsstufen können auch direkt im Benutzerprofil zugewiesen werden. Wichtige Einstellungen wie Abteilungsregeln oder betragsabhängige Bedingungen können jedoch nur direkt in der Genehmigungsstufe konfiguriert werden.







Schritt 5: Abteilungsfreigabe aktivieren


Aktiviere: „Separate Genehmigung für jede Abteilung“,
wenn der Benutzer nur Dokumente seiner zugewiesenen Abteilung freigeben soll.


Rote Markierung
Ist eine Genehmigungsstufe rot markiert, bedeutet dies:

Die Option ist aktiviert, aber dem Benutzer in dieser Genehmigungsstufe wurde keine Abteilung zugewiesen.







Schritt 6: Bedingungen definieren
Für jede Genehmigungsstufe können Bedingungen festgelegt werden:


  • Gilt für alle P.O.s
  • Gilt nur für spezielle P.O.s
  • Greift bei einem Nettobetrag größer/gleich [Betrag]
  • Greift bei einem Nettobetrag kleiner [Betrag]


Genehmigungs-Workflow aktivieren

  • Stelle sicher, dass jeder Genehmigungsstufe mindestens ein Benutzer zugewiesen ist
  • Klicke auf: „Speichern“

Sobald alle Stufen konfiguriert wurden, wird der automatische Genehmigungs-Workflow aktiviert.







Fragen oder Hilfe benötigt?
Unser Kunden - Support hilft dir jederzeit gerne bei Fragen oder bei der Einrichtung weiter.


Kontakt
E-Mail: support.ap@digitalpurchaseorder.com
Telefon: +49 (0)30 55 572 5956
Support Int'l: +44 20 331 88 338


Oder buche einen persönlichen Support-Call.
Wir freuen uns, von dir zu hören.

Aktualisiert am: 08/09/2026

War dieser Beitrag hilfreich?

Teilen Sie Ihr Feedback mit

Stornieren

Danke!