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So erstellst du eine Purchase Order (P.O.) in DPO

Die Funktion Purchase Order erstellen in Digital Purchase Order (DPO) erleichtert dir den Einstieg in den Beschaffungsprozess und dessen Verwaltung. P.O.s helfen dabei, Vereinbarungen mit Lieferanten, Preise und Lieferbedingungen nachzuverfolgen und sorgen so für Transparenz und Kontrolle. Mit DPO kannst du P.O.s einfach erstellen und verwalten – von jedem internetfähigen Gerät aus.

Video-Tutorial

Du möchtest lieber eine visuelle Anleitung? In unserem Video-Tutorial erfährst du, wie du eine Purchase Order erstellst.

Eine P.O. erstellen

Schritt 1: Neue P.O. öffnen

Klicke im Menü auf der linken Seite auf „P.O. erstellen“.

Schritt 2: Abteilung auswählen

Wähle deine Abteilung aus der Dropdown-Liste aus

Schritt 3: Lieferanten hinzufügen

Du hast zwei Möglichkeiten:

Vorhandenen Lieferanten auswählen → Wähle einen bereits im System gespeicherten Lieferanten aus der Liste.
Neuen Lieferanten anlegen → Diese Option steht zur Verfügung, sofern sie von deinem Administrator freigegeben wurde.

Wenn du keinen neuen Lieferanten anlegen kannst, liegt das daran, dass der Administrator die Einstellung vorgenommen hat, nur bestehende Lieferanten zu verwenden.

Optional: Benutzerdefinierte Felder

Je nach Konfiguration deines P.O.-Buchs können zusätzliche benutzerdefinierte Felder angezeigt werden, z. B.:

Leistungsdatum
Projektstandort
Transport

Schritt 4: Positionen hinzufügen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Positionen zu deiner P.O. hinzuzufügen:

Positionen manuell eingeben
Positionen mit einem KI-Prompt generieren
Gespeicherte Positionen aus dem Produktkatalog auswählen

Option 1: Positionen manuell eingeben
Klicke auf „Positionen hinzufügen“ und gib die erforderlichen Informationen ein:

Positionsname
Beschreibung
Ausgabenart
Menge
Nettopreis
Währung

Abhängig von deinen Einstellungen und Berechtigungen können zusätzliche Felder verfügbar sein, zum Beispiel:

Kontocode
Budget
KOST
FF1

Wenn du keine Berechtigung zur Eingabe von Kontocodes hast oder diese für dein Buch nicht erforderlich sind, kann die P.O. ohne Kontocodes erstellt werden.

Option 2: Positionen mit einem KI-Prompt generieren

Du kannst einen KI-Prompt verwenden, um schnell mehrere P.O.-Positionen zu generieren.

Klicke auf „Positionen mit KI-Prompt generieren“.
Gib eine Beschreibung der Positionen ein, die du erstellen möchtest.

Zum Beispiel: 3 Positionen jeweils 10 € für Miete (Jan.–März) + Umsatzsteuer 19 %

Klicke auf „Erstellen“.

DPO generiert die Positionen auf Grundlage deines Prompts

Nachdem die Positionen generiert wurden, überprüfe sie sorgfältig und ergänze alle erforderlichen Informationen, die nicht automatisch zugewiesen wurden.

Öffne die erste generierte Position.
Wähle die erforderliche Ausgabenart aus.
Füge bei Bedarf einen Kontocode hinzu.
Klicke auf „Speichern“.

So überträgst du dieselben Informationen auf mehrere generierte Positionen:

Klicke auf das Drei-Punkte-Menü.
Wähle „Ausgabenart auf alle anwenden“.
Bei Bedarf kannst du auch den Kontocode oder die Währung auf alle Positionen anwenden.

Überprüfe die generierten Positionen und deren Beträge immer sorgfältig, bevor du die P.O. erstellst.

Option 3: Positionen aus dem Produktkatalog verwenden

Du kannst auch gespeicherte Positionen aus dem Produktkatalog auswählen.
Wenn du eine Katalogposition auswählst, füllt DPO automatisch die entsprechenden Positionsinformationen aus, sodass du dieselben Angaben nicht erneut manuell eingeben musst.

Position kopieren oder löschen

Während du deine P.O. erstellst, kannst du einzelne Positionen kopieren oder löschen.

Das Kopieren einer Position ist besonders hilfreich, wenn mehrere Positionen ähnliche Informationen enthalten und nur Angaben wie der Betrag oder die Beschreibung geändert werden müssen.

Schritt 5: Notizen oder Anhänge hinzufügen

Du kannst deiner P.O. zusätzliche Informationen hinzufügen, darunter:

Allgemeine Notizen
Lieferadresse
Zusätzliche Anhänge

Anhänge können Dokumente enthalten, die sich auf den Einkauf beziehen, wie zum Beispiel Angebote oder andere ergänzende Unterlagen.

Wichtig: Anhänge, die beim Erstellen der P.O. hinzugefügt werden, können innerhalb der P.O. nicht mehr gelöscht werden. Das Entfernen ist nur beim Bearbeiten bzw. Ändern der P.O. möglich.

Schon gewusst? Du kannst einer P.O. jederzeit Anhänge hinzufügen, sofern du über die entsprechenden Berechtigungen verfügst.

Schritt 6: P.O. als Entwurf oder Vorlage speichern (optional)

Wenn du noch nicht bereit bist, die P.O. zu erstellen, kannst du eine der folgenden Optionen wählen:

Als Entwurf speichern → Speichert deine Eingaben, ohne die P.O. einzureichen, sodass du sie später fertigstellen kannst.
Als Vorlage speichern → Speichert dieses Dokument als wiederverwendbare Vorlage für die zukünftige Verwendung.

Hinweis: Vorlagen sind benutzerspezifisch und können nicht mit anderen Benutzern geteilt werden. Wenn ein anderer Benutzer eine ähnliche P.O. erstellen möchte, kann er eine bestehende P.O. verwenden und „Neue Purchase Order wie diese erstellen“ auswählen.

Wenn ein anderer Benutzer deine Vorlage verwenden möchte, kann er eine P.O. basierend auf einer bestehenden P.O. erstellen, die du aus dieser Vorlage erstellt has

Schritt 7: P.O. erstellen

Nachdem du alle Informationen überprüft hast:

Klicke auf „P.O. erstellen“.

Details der Purchase Order überprüfen

Öffne die erstellte P.O., um ihre Details anzuzeigen.

Übersicht

Klicke auf die erstellte P.O., um ihre Details anzuzeigen.
Auf der linken Seite siehst du die Genehmigungskette – wer genehmigen muss und wer als Nächstes an der Reihe ist.
In der Mitte siehst du den Antragsteller – wenn du auf den Namen klickst, kannst du ihm direkt eine E-Mail senden.
Oben rechts findest du alle relevanten Lieferanteninformationen.

Kontierungsfelder nach der Erstellung einer P.O. eingeben

Wenn eine P.O. ohne Kontierungsfelder erstellt wurde, können diese später von einem Benutzer mit den erforderlichen Berechtigungen hinzugefügt werden.

Wenn du der aktuelle Genehmiger im Genehmigungsprozess bist, werden die Änderungen an der Kontierung automatisch gespeichert, sobald du die P.O. genehmigst.
Wenn du nicht der aktuelle Genehmiger bist oder sich die P.O. derzeit nicht im Genehmigungsprozess befindet, musst du unten rechts auf „Speichern“ klicken, um die Änderungen zu übernehmen.

Wichtig: Wenn du Kontierungsfelder in DPO aktualisierst, stelle immer sicher, dass die Änderungen korrekt gespeichert wurden.

Bestehende P.O. kopieren

Um eine bestehende P.O. zu duplizieren, gehst du wie folgt vor:

Klicke im Menü auf „Purchase Orders“
Wähle die Schaltfläche „Erzeuge eine neue Purchase Order wie diese“
Du wirst in das Fenster „Neue P.O. erstellen“ weitergeleitet, und alle Daten werden vollständig übernommen

Es wird eine neue P.O. mit einer neuen P.O.-ID generiert – du musst die Daten nicht erneut manuell eingeben.

Wo du deine P.O.-Entwürfe und Vorlagen findest

So arbeitest du an einem gespeicherten Entwurf oder einer Vorlage weiter:

Gehe zu P.O. hinzufügen.

Klicke auf „Entwürfe/Vorlagen öffnen“.
Wähle den Entwurf aus, den du weiter bearbeiten möchtest.
Vervollständige die erforderlichen Informationen und erstelle die P.O., sobald du fertig bist.

Wichtig: Ein gespeicherter Entwurf ist noch keine erstellte Purchase Order und hat daher nicht denselben Status wie eine P.O., die bereits in den Genehmigungsprozess übergeben wurde.

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Aktualisiert am: 07/09/2026

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