So verknüpfst du eine Rechnung mit einer P.O.

In der Verknüpfung zu P.O. können Rechnungspositionen mit Positionen aus P.O.s zu verknüpfen. Dies stellt finanzielle Genauigkeit sicher und ermöglicht es, Ausgaben gegen genehmigte Budgets nachzuverfolgen.

Schritte: Rechnung mit einer P.O. verknüpfen und in Genehmigung senden

Schritt 1 → Rechnungseingang – Validieren der Rechnung im Eingang.
Schritt 2 → Rechnung - Die validierte Rechnung erscheint nun im Bereich Rechnungen.
Schritt 3 → Abgleich – Verknüpfe die Rechnung mit einer P.O. oder wähle „ohne P.O.“.
Schritt 4 → Genehmigung – Nach der Verknüpfung wechselt die Rechnung automatisch in den Genehmigungsprozess mit entsprechendem Status.

Video-Tutorial

Du möchtest dir die einzelnen Schritte lieber in einem Video ansehen? In unserem Video-Tutorial zeigen wir dir, wie du Rechnungen mit P.O.s in DPO zuordnest und verknüpfst.

Wissenswertes

• Mehrere Rechnungspositionen können mit einer P.O. verknüpft werden – hilfreich bei Teillieferungen
• Vor dem Bestätigen der Verknüpfung sollten Nettobetrag und Kontencodierung sorgfältig geprüft werden
• Vorschläge des Systems sind editierbar, sie können jederzeit überschrieben werden
• P.O.s können jederzeit wieder entlinkt werden – siehe Anleitung zum Entfernen der Verknüpfung

KI-gestütztes Matching von Rechnungspositionen

Das System verwendet KI, um die besten Übereinstimmungen basierend auf folgenden Kriterien vorzuschlagen:

• Lieferant
• Nettobetrag
• Beschreibung
• P.O.-Nummer (sofern bereits bei der Rechnungsprüfung angegeben)

Die vorgeschlagenen Zuordnungen können jederzeit überprüft werden, bevor eine Rechnung mit einer P.O. verknüpft wird.

So verknüpfst du eine Rechnung mit einer P.O.

1. Gehe zu Matching und wähle die entsprechende Rechnung aus.
2. Klicke auf das Verknüpfungssymbol, um den Zuordnungsprozess zu starten. Auf der rechten Seite werden dir passende P.O.-Vorschläge angezeigt.
3. Wähle die entsprechende P.O. und die P.O.-Position aus, mit der du die Rechnung verknüpfen möchtest. Bei Bedarf kannst du auch weitere Rechnungspositionen auswählen.
4. Klicke auf „Rechnung mit Position verknüpfen“.

Matching-Fenster (Schritt 2/2)

Bevor du die Verknüpfung abschließt, kannst du die Informationen der Rechnungsposition überprüfen und bei Bedarf anpassen.

• Positionsbezeichnung bearbeiten
• Abteilung zuweisen oder bestätigen
• Kontenplan überprüfen oder aktualisieren
• Kommentar hinterlassen

Informationen auf mehrere Positionen anwenden

Wenn du mehrere Rechnungspositionen verknüpfst, kannst du über das Drei-Punkte-Menü dieselben Informationen auf alle ausgewählten Positionen übertragen.

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

• Kontenplan auf alle anwenden
• Abteilung auf alle anwenden
• Beschreibungen auf alle anwenden

So kannst du mehrere Rechnungspositionen gleichzeitig aktualisieren, anstatt jede Position einzeln zu bearbeiten.

P.O.-Informationen übernehmen oder neue Informationen eingeben

Für die Positionsbezeichnung, Abteilung und den Kontenplan kannst du die entsprechenden Informationen direkt aus der P.O. übernehmen.
Alternativ kannst du „Neu“ auswählen, um abweichende Informationen für die Rechnungsposition einzugeben.

Verknüpfung abschließen

Um die Verknüpfung abzuschließen, wähle eine der folgenden Optionen:

• „Rechnung mit Position verknüpfen“ – Verknüpft die Rechnung mit der P.O.-Position. Die Position bleibt für weitere Rechnungen geöffnet.
• „Rechnung verknüpfen und P.O.-Position schließen“ – Verknüpft die Rechnung und schließt die P.O.-Position.

Verwende „Rechnung verknüpfen und P.O.-Position schließen“, wenn die Rechnung die Bestellposition vollständig abdeckt und keine weiteren Rechnungen für diese Position erwartet werden.

Genehmigungsprozess

Sobald eine Rechnung vollständig verknüpft ist, kann sie in den konfigurierten Genehmigungsprozess weitergeleitet werden.

Abhängig von deinen DPO-Einstellungen erfolgt dies automatisch oder manuell.

Automatische Weiterleitung zur Genehmigung
Wenn die automatische Weiterleitung aktiviert ist, werden vollständig verknüpfte Rechnungen automatisch in den Genehmigungsprozess aufgenommen. Es sind keine weiteren Schritte erforderlich.

Um diese Option zu aktivieren:

1. Gehe zu Einstellungen → Rechnungen.
2. Aktiviere die Option „Vollständig verknüpfte Rechnungen automatisch zur Genehmigung weiterleiten“.
3. Klicke auf „Speichern“.

Manuelle Weiterleitung zur Genehmigung

Wenn die automatische Weiterleitung nicht aktiviert ist:

1. Verwende die Filter, um vollständig verknüpfte Rechnungen anzuzeigen.
2. Öffne die entsprechende Rechnung.
3. Klicke auf „Rechnung zur Genehmigung senden“.

Die Rechnung wird anschließend in den konfigurierten Genehmigungsprozess aufgenommen und durchläuft die festgelegte Genehmigungskette.

Verknüpfung aufheben

Wenn eine Rechnung mit der falschen P.O.-Position verknüpft wurde, kannst du die Verknüpfung über den Match-Modus aufheben.

1. Öffne die entsprechende Rechnung.
2. Klicke auf „Match-Modus“.
3. Wähle das Verknüpfungssymbol der Rechnungsposition und anschließend das Verknüpfungssymbol der verknüpften P.O.-Position aus.
4. Bestätige den Vorgang mit „Ja, Verknüpfung aufheben“.

Die Verknüpfung zwischen der Rechnung und der P.O.-Position wird anschließend aufgehoben.

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Aktualisiert am: 20/10/2026