Artikel über: P.O.s

So erstellst du eine Purchase Order mit einem KI-Prompt

DPO ermöglicht es dir, eine Purchase Order mithilfe eines Prompts zu erstellen, anstatt jede P.O.-Position manuell einzugeben. Beschreibe einfach, was du bestellen möchtest, und DPO verwendet die Informationen aus deinem Prompt, um die entsprechenden P.O.-Positionen für dich zu generieren. Anschließend kannst du die generierten Informationen überprüfen und vervollständigen, bevor du die P.O. erstellst.


Eine P.O. mit Prompt erstellen


  1. Klicke auf Neue P.O. erstellen.
  2. Wähle deine Abteilung und deinen Lieferanten aus und klicke anschließend auf Weiter.
  3. Wähle „Positionen mit KI generieren“.




  1. Beschreibe im Prompt-Feld den Einkauf, den du erstellen möchtest.


Für bestmögliche Ergebnisse solltest du so viele relevante Informationen wie möglich angeben, zum Beispiel:

  • Produkt oder Dienstleistung
  • Menge
  • Preis oder geschätzter Betrag
  • Beschreibung oder zusätzliche Positionsdetails


Zum Beispiel: 3 Positionen jeweils 10 € für Miete (Jan.–März) + Umsatzsteuer 19 %





P.O.-Positionen generieren



Sende deinen Prompt ab. DPO verwendet die angegebenen Informationen, um die entsprechenden P.O.-Positionen zu generieren.
Überprüfe die generierten Positionen sorgfältig und nimm bei Bedarf Änderungen vor.





Kontierung vervollständigen


Wichtig: P.O.-Positionen, die mit einem Prompt generiert werden, werden ohne Ausgabenart und Kontocode erstellt. Diese Felder müssen manuell ausgefüllt werden, bevor du die P.O. erstellen kannst.



Überprüfe jede generierte Position und vervollständige die erforderlichen Kontierungsinformationen.





„Auf alle anwenden“ verwenden


Wenn mehrere P.O.-Positionen dieselben Informationen benötigen, kannst du „Auf alle anwenden“ verwenden, anstatt jede Position einzeln zu aktualisieren.


  1. Vervollständige die erforderlichen Informationen für eine P.O.-Position.
  2. Öffne das Drei-Punkte-Menü (⋯) neben der Position.
  3. Wähle die entsprechende Option „Auf alle anwenden“.
  4. Die ausgewählten Informationen werden auf die anderen P.O.-Positionen übertragen.
  5. Überprüfe die Positionen und passe einzelne Werte bei Bedarf an.


Tipp: „Auf alle anwenden“ ist besonders hilfreich, wenn mehrere Positionen dieselbe Ausgabenart, denselben Kontocode oder andere Kontierungsinformationen verwenden.





P.O. überprüfen


Bevor du die P.O. erstellst, überprüfe, ob alle generierten Informationen korrekt und alle erforderlichen Felder ausgefüllt sind.


Überprüfe insbesondere:

  • Beschreibungen der P.O.-Positionen
  • Mengen und Beträge
  • Ausgabenart
  • Kontocode
  • Zusätzliche Felder, falls erforderlich

Du kannst alle generierten Informationen bearbeiten, bevor du fortfährst.





P.O. erstellen


Nachdem du alle Positionen überprüft und die erforderlichen Informationen vervollständigt hast, klicke auf P.O. erstellen.


Die P.O. wird erstellt und durchläuft den konfigurierten Genehmigungsprozess.


Tipp: Wenn du deine P.O.-Positionen lieber manuell eingeben möchtest, kannst du stattdessen den regulären Prozess zum Erstellen einer Purchase Order verwenden.






Fragen oder Hilfe benötigt?
Unser Kunden Support hilft dir jederzeit gerne bei Fragen oder bei der Einrichtung weiter.


Kontakt
E-Mail: support.ap@digitalpurchaseorder.com
Telefon: +49 (0)30 55 572 5956
Support Int'l: +44 20 331 88 338


Oder buche einen persönlichen Support-Call.
Wir freuen uns, von dir zu hören.

Aktualisiert am: 08/09/2026

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