Automatische Lieferantenbenachrichtigung in DPO

Mit der automatischen Lieferantenbenachrichtigung werden vollständig genehmigte P.O.s direkt per E-Mail an den Lieferanten gesendet. Das spart Zeit, reduziert manuelle Schritte und sorgt dafür, dass Lieferanten Bestellungen sofort erhalten.

So funktioniert die automatische Benachrichtigung

Sobald eine P.O. vollständig genehmigt wurde:

sendet DPO die P.O. automatisch an die im Lieferantenprofil hinterlegte E-Mail-Adresse
werden freigegebene Anhänge automatisch mitgesendet
erhalten CC- oder BCC-Empfänger automatisch eine Kopie, sofern diese in den PDF-Einstellungen hinterlegt wurden

Benachrichtigungen für Lieferanten aktivieren

Um automatische E-Mail-Benachrichtigungen standardmäßig für neue Lieferanten zu aktivieren:

Öffne: Einstellungen → Lieferanten
Aktiviere:** „Final genehmigte Purchase Orders automatisch an alle neuen Lieferanten via E-Mail verschicken“**

Benachrichtigung für einzelne Lieferanten aktivieren

Öffne das gewünschte Lieferantenprofil
Aktiviere:** „Automatische E-Mail Benachrichtigung“**
Stelle sicher, dass eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt ist

CC- oder BCC-Empfänger hinzufügen

Öffne: Einstellungen > PDF Einstellungen
Unter Automatische E-Mail-Benachrichtigung kannst du zusätzliche Empfänger eintragen:

CC → Zur Info in Kopie.
BCC → Verdeckt in Blindkopie → So bleibst du über alle versendeten P.O.s informiert.

Anhänge mitsenden (optional)

Standardmäßig werden keine Anhänge an den Lieferanten versendet.

Funktion aktivieren:

Öffne: Einstellungen → Lieferanten → Einstellungen
Aktiviere:** „Erlaube es, einzelne Anhänge einer P.O. nach finaler Genehmigung an den Lieferanten zu mailen“**

Öffne eine P.O. und lade Anhänge über das Büroklammer-Symbol hoch.
Nach dem Hochladen erscheint ein Mail-Symbol neben dem Anhang.
Nach Freigabe der P.O. wird der Anhang automatisch zusammen mit der P.O. an den Lieferanten gesendet.
Das Mail-Symbol wird grün, sobald der Anhang erfolgreich an den Lieferanten versendet wurde.