So erfasst und verwaltest du Rechnungen in P.O. Büchern
DPO ermöglicht es dir, Rechnungen direkt innerhalb deiner Purchase Orders zu erfassen. Dadurch kannst du Rechnungen, die zu einer P.O. eingegangen sind, dokumentieren und den Überblick über bereits abgerechnete und noch offene Beträge behalten. Je nachdem, wie detailliert du Rechnungen erfassen möchtest, kannst du zwischen dem einfachen und dem erweiterten Rechnungsmodus wählen.
Video-Tutorial
Du möchtest lieber eine visuelle Anleitung? In unserem Video-Tutorial erfährst du, wie du Rechnungen in Purchase Orders erfasst und nachverfolgst.
Rechnungsverwaltung für Benutzer aktivieren
Bevor ein Benutzer Rechnungsinformationen innerhalb einer P.O. hinzufügen oder verwalten kann, muss die entsprechende Berechtigung aktiviert werden.
- Gehe zu Einstellungen → Nutzer.
- Öffne den entsprechenden Benutzer.
- Aktiviere „Kann Rechnungen verwalten“.
- Speichere deine Änderungen.
Benutzer mit dieser Berechtigung können Rechnungsinformationen direkt innerhalb von Purchase Orders verwalten.
Zwischen einfachem und erweitertem Rechnungsmodus wählen
DPO bietet zwei verschiedene Modi zur Erfassung von Rechnungen innerhalb eines P.O.-Buchs.
Gehe zu Einstellungen → Rechnungen und wähle den Rechnungsmodus aus, der am besten zu deinem Workflow passt.
Einfacher Rechnungsmodus
Verwende den einfachen Modus, wenn du nur grundlegende Rechnungsinformationen zu einer Purchase Order erfassen möchtest.
Du kannst Informationen eingeben wie:
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Zugehörige Bestellnummer
- Name
- Netto-Rechnungsbetrag
- Zusätzliche Notizen
Der einfache Modus ist hilfreich, wenn du Rechnungen zu einer P.O. dokumentieren möchtest, ohne sie einzelnen P.O.-Positionen zuzuordnen.
Erweiterter Rechnungsmodus
Verwende den erweiterten Modus, wenn du Rechnungen den einzelnen Positionen innerhalb einer Purchase Order zuordnen möchtest.
Dadurch erhältst du eine detailliertere Übersicht und DPO kann erkennen, ob alle erwarteten Rechnungen eingegangen sind oder ob für die P.O. noch offene Rechnungen ausstehen.
Steuern konfigurieren
Purchase Orders in DPO werden mit Nettobeträgen erstellt, während Rechnungen zusätzlich Steuern bzw. Umsatzsteuer enthalten können.
So konfigurierst du die für Rechnungen verfügbaren Steueroptionen:
- Gehe zu Einstellungen → Steuern (für Rechnungen).
- Klicke auf das Stiftsymbol neben der entsprechenden Steuer.
- Aktiviere die Steuer für Rechnungen und lege bei Bedarf fest, dass die Auswahl einer Steuer verpflichtend ist.
- Füge den erforderlichen Steuerwert und die entsprechenden Informationen hinzu.
- Klicke auf Speichern.
Eine Rechnung zu einer Purchase Order hinzufügen
Sobald die Rechnungserfassung aktiviert ist, können Benutzer mit der erforderlichen Berechtigung Rechnungsinformationen direkt innerhalb einer P.O. erfassen.
- Öffne die entsprechende Purchase Order.
- Klicke auf das $-Symbol.
- Gib die erforderlichen Rechnungsinformationen ein.
- Wenn du den erweiterten Modus verwendest, ordne die Rechnungsbeträge den entsprechenden P.O.-Positionen zu.
- Optional kannst du das Rechnungsdokument als Anhang hinzufügen.
- Klicke auf Speichern.
Die Rechnungsinformationen bleiben mit der Purchase Order verknüpft, sodass du die zu dieser P.O. eingegangenen Rechnungen nachverfolgen kannst.
P.O.-Rechnungsstatus
Nachdem die Rechnungsinformationen hinzugefügt und gespeichert wurden, wird die P.O. als Abgerechnet angezeigt.
Der Status Abgerechnet ist auch direkt in der P.O.-Übersicht sichtbar. So kannst du schnell erkennen, für welche Purchase Orders bereits Rechnungsinformationen erfasst wurden.
Rechnungsbelege hochladen
Beim Hinzufügen der Rechnungsinformationen kannst du das entsprechende Rechnungsdokument optional als Anhang hochladen.
Das Dokument wird zusammen mit der Purchase Order gespeichert, sodass Rechnungsinformationen und zugehörige Dokumente an einem Ort verfügbar sind.
Rechnungseinträge bearbeiten oder löschen
Bestehende Rechnungsinformationen können von Benutzern mit der entsprechenden Berechtigung aktualisiert werden.
- Öffne die entsprechende Purchase Order.
- Scrolle zum Bereich Rechnungen.
- Klicke auf das Augensymbol neben der entsprechenden Rechnung.
- Klicke auf Rechnung bearbeiten.
- Aktualisiere die erforderlichen Informationen.
- Klicke auf Speichern.
Wenn der Rechnungseintrag nicht mehr benötigt wird, kannst du den gesamten Datensatz löschen.
Abgerechnete und offene Beträge nachverfolgen
Das Tracking Sheet gibt dir einen Überblick über die Rechnungsaktivitäten, die mit deiner Purchase Order verbunden sind.
Du kannst das Tracking Sheet oben in der P.O. öffnen.
Im Tracking Sheet kannst du sehen:
- Rechnungsinformationen, die für die P.O. erfasst wurden
- Welche P.O.-Positionen bereits abgerechnet wurden
- Die bereits abgerechneten Beträge
- Die noch verfügbaren Beträge der P.O.
Dadurch kannst du leichter erkennen, ob eine P.O. vollständig abgerechnet wurde oder ob noch weitere Rechnungen erwartet werden.
Einfacher vs. erweiterter Rechnungsmodus
Einfacher Modus | Erweiterter Modus |
|---|---|
Erfasst grundlegende Rechnungsinformationen | Bietet eine detaillierte Rechnungsnachverfolgung |
Die Rechnung wird der P.O. zugeordnet | Die Rechnung kann einzelnen P.O.-Positionen zugeordnet werden |
Geeignet für die grundlegende Dokumentation von Rechnungen | Geeignet zur Nachverfolgung abgerechneter und offener Beträge |
Weniger detaillierte Einrichtung | Detailliertere Rechnungskontrolle |
Gut zu wissen
Verwende den einfachen Modus, wenn du lediglich grundlegende Rechnungsinformationen zu einer P.O. erfassen möchtest.
Verwende den erweiterten Modus, wenn du Rechnungen einzelnen P.O.-Positionen zuordnen und abgerechnete sowie offene Beträge mithilfe des Tracking Sheets nachverfolgen möchtest.
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Aktualisiert am: 07/09/2026
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