Verarbeitung von Rechnungen
Rechnungseingang
Die Invoice Inbox ist der zentrale Ort für alle eingehenden Lieferantenrechnungen, ideal für digitale und dezentrale Teams. Rechnungen werden per E-Mail direkt an DPO gesendet und stehen dem Buchhaltungsteam zentral zur Verfügung. Hier erfolgt eine erste Prüfung, bevor sie entweder mit P.O.s abgeglichen (wenn aktiviert) oder im System freigegeben werden. So gelangen nur geprüfte Rechnungen in den eigentlichen Genehmigungsprozess. Erste Schritte für Rechnungen in DPO Nachdem dein Projekt eiWenig LeserDuplikatsprüfung bei Rechnungen
Mit der automatischen Duplikatsprüfung in DPO lässt sich schnell erkennen, ob eine Rechnung bereits im System existiert. Entweder exakt identisch (z. B. doppelt per E-Mail eingereicht) oder mit kleineren Änderungen. Duplikat-Erkennung bei E-Mail-Einreichung Wird eine PDF-Rechnung an die DPO-Rechnungsadresse (z. B. dpo-xxxxx@dpo-import.com) gesendet, prüft das System automatisch, ob die Datei bereits vorhanden ist. Wenn ein Duplikat erkannt wird: Stimmen Dateiname und InhWenig LeserRechnungen bearbeiten
In DPO müssen Rechnungen zunächst bearbeitet werden, bevor sie in den Genehmigungsprozess gelangen. Das System erkennt Positionen automatisch, trennt sie auf und markiert fehlende oder fehlerhafte Felder (z. B. Konten, Steuersätze oder Kostenstellen). Diese Felder müssen vollständig und korrekt ausgefüllt werden, damit die Rechnung weiterverarbeitet und genehmigt werden kann. So bearbeitest du eine Rechnung Step 1: Basisdaten ausfüllen Gehe zum Tab RecWenig Leser
Rechnung mit einer P.O. verknüpfen
Rechnung mit P.O. verknüpfen
In der Verknüpfung zu P.O. können Rechnungspositionen mit Positionen aus P.O.s zu verknüpfen. Dies stellt finanzielle Genauigkeit sicher und ermöglicht es, Ausgaben gegen genehmigte Budgets nachzuverfolgen. Schritte: Rechnung mit einer P.O. verknüpfen und in Genehmigung senden Schritt 1 → Rechnungseingang – Validieren der Rechnung im Eingang. Schritt 2 → Rechnung - Die validierte Rechnung erscheint nun im Bereich Rechnungen. Schritt 3 → Verknüpfung – Verknüpfe die RechnWenig LeserGenehmigungen und P.O.-Verknüpfungen verwalten
Eine Rechnung aus dem Genehmigungsprozess zu nehmen, bietet Flexibilität, wenn sie erneut bearbeitet werden muss. Das ist besonders hilfreich, wenn sich nachträglich Beträge ändern, weitere Anpassungen nötig sind oder die Rechnung gelöscht werden soll. So wird verhindert, dass eine bereits genehmigte Rechnung im System bleibt, obwohl sie inhaltlich fehlerhaft ist und eigentlich neu erfasst werden müsste. Rechnung zur Genehmigung senden (automatischer Ablauf) WenPopulär
Rechnungen verwalten
Rechnungsübersicht
Die Rechnungsübersicht listet alle im System erfassten Rechnungen auf, inklusive Status, Eingangsdatum und Lieferant. Mit Filtern kannst du Rechnungen schnell nach Abteilung, Lieferant, Status oder Datum finden. Navigationsstruktur Die Rechnungsübersicht ist über den Tab RECHNUNGEN in der Hauptnavigation zugänglich. Sie bietet einen zentralen Überblick über alle im System vorhandenen Rechnungen, unabhängig von ihrem aktuellen Status. Best Practices Sieh alle deine Rechnungen aWenig LeserBearbeitungsmodus
Der Bearbeitungsmodus ermöglicht es, Rechnungsdaten anzupassen, selbst wenn die Rechnung noch mit einer P.O. verknüpft ist. Allerdings sind nicht alle Felder editierbar, dies hängt davon ab, ob die Rechnung bereits genehmigt wurde und welche Positionen mit einer P.O. verknüpft sind. Wann ist der Bearbeitungsmodus verfügbar? Das Kostenkonto sowie die Zusatzfelder können jederzeit bearbeitet werden. Um alle Felder zu bearbeiten oder die Rechnung entfernen zu können, muss die VerknüpfungWenig LeserAnhänge hinzufügen
Anhänge können einer Rechnung in DPO jederzeit hinzugefügt werden, unabhängig vom Status der Rechnung (Schwebend, Final Genehmigt, Verknüpft oder nicht Verknüpft). So fügst du Anhänge zu einer Rechnung hinzu Die Anhangsfunktion ermöglicht es dir, unterstützende Dateien direkt einer Rechnung hinzuzufügen, um sie später einfach referenzieren zu können. Öffne in der Rechnungsansicht über das Büroklammer-Symbol oben rechts das Fenster „Anhänge verwalten“. Dort kannst du DateieWenig LeserRechnungen aus DPO herunterladen
In DPO gibt es zwei Arten von Rechnungs-Downloads je nachdem, wofür du das Dokument benötigst. Dieser Artikel erklärt, wo du die Optionen findest, was die Dateien enthalten und welche Variante sich für deinen Anwendungsfall eignet. Als PDF herunterladen – nur Originalrechnung Dieser Download enthält die Originalrechnung, so wie sie vom Lieferanten eingereicht wurde – ohne DPO-Stempel, Genehmigungshistorie oder P.O.-Daten Nutze diese Option, wenn die Rechnung fehlerhaft ist undWenig LeserRechnungen filtern & Status wie „Bezahlt“ setzen
Mit den Filter- und Sortierfunktionen lassen sich Rechnungen gezielt eingrenzen – z. B. nach Datum, Lieferant oder Status. Am oberen Rand der Rechnungsübersicht findest du alle wichtigen Werkzeuge, um die Anzeige individuell anzupassen und z. B. bestimmte Rechnungen schnell zu finden oder mit einem Status wie „Bezahlt“ zu markieren. Seitenleisten-Bereich Die Seitenleiste bietet Schnellzugriffsfilter, um Rechnungen einzugrenzen: Meine Rechnungen: Zeigt nur die Rechnungen, die vom einWenig Leser