Verwaltung von P.O.s
P.O. Übersicht
Mit der Ansicht „P.O.s anzeigen“ in DPO behältst du den Überblick über alle bestehenden P.O.s. Du kannst nach Lieferant, Abteilung oder Datum filtern und sofort den Status deiner Bestellungen einsehen, direkt nach dem Login. P.O.s in DPO anzeigen und verwalten Nach dem Login wirst du direkt auf den Bildschirm View Purchase Orders weitergeleitet → Purchase Order (P.O.s) Ansicht aufrufen. (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbbWenig LeserNeue P.O. erstellen
Das Erstellen einer Purchase Order, (P.O.) im Digital Purchase Order System ist der erste Schritt, um den Beschaffungsprozess effizient und transparent zu steuern. P.O.s helfen deiner Organisation, den Überblick über Lieferantenvereinbarungen, Preise und Lieferbedingungen zu behalten. Mit DPO ist dieser Prozess schlank organisiert und von jedem internetfähigen Gerät aus zugänglich. Eine P.O. erstellen Klicke im Menü auf der linken Seite auf „Neue P.O. erstellen“. (Wenig LeserP.O. ändern
In diesem Artikel erfährst du, wie bestehende P.O.s. bei Änderungen wie Betragsanpassungen, Lieferantenwechseln oder inhaltlichen Korrekturen aktualisiert werden können. Alle Änderungen werden automatisch dokumentiert und erneut zur Genehmigung eingereicht. Was bedeutet eine Änderung? Die Funktion P.O. ändern ermöglicht es, bereits erstellte P.O.s anzupassen, beispielsweise durch: Aktualisierung von Mengen Änderung von Preisen Anpassung von Lieferterminen Bearbeitung von LiefeWenig LeserP.O. schließen
Mit der Funktion „P.O. schließen“ können vollständig erledigte P.O.s, also vollständig gelieferte oder abgerechnete POs, sauber abgeschlossen und in den Ordner „Geschlossen“ verschoben werden. Das sorgt für mehr Übersicht bei aktiven P.O.s und stellst gleichzeitig eine lückenlose Dokumentation sicher. In diesem Artikel erfährst du, wie du P.O.s manuell oder automatisch schließt und wie sich geschlossene P.O.s bei Bedarf wieder öffnen lassen. So schließt du eine P.O. P.O. mWenig LeserP.O. Anullieren
Mit der Funktion „P.O. ungültig machen“ können berechtigte Nutzer P.O.s stornieren, die nicht mehr benötigt werden, ohne sie aus dem System zu löschen. Die P.O. bleibt weiterhin einsehbar für Prüf- und Dokumentationszwecke, ist aber nicht mehr bearbeitbar oder im Workflow aktiv. In diesem Artikel erfährst du, wie du eine P.O. korrekt als ungültig markierst. So machst du eine P.O. ungültig Öffne die P.O., die du stornieren möchtest Klicke oben rechts auf das „X“-Symbol (VoidWenig Leser
P.O. Einstellungen
Artikel-Multiplikator
Die Funktion Artikel-Multiplikator in DPO ist für komplexere Einkaufsszenarien gedacht, bei denen einfache Mengen- und Preisfelder nicht ausreichen. Damit können zwei Mengenwerte multipliziert werden, zum Beispiel Anzahl der Zimmer × Anzahl der Nächte, um die Gesamteinheiten in einer einzigen Bestellposition zu berechnen. Dies ist besonders hilfreich für Unterkünfte, Dienstleistungen über einen Zeitraum oder gebündelte Artikel. Funktion aktivieren Gehe zu Verwaltung P.O. EinstellungWenig LeserLieferungen nachverfolgen
Die Lieferverfolgung in DPO ermöglicht es, den Wareneingang von P.O.s zu bestätigen und zu dokumentieren. So wird Transparenz im gesamten Prozess sichergestellt, von Teillieferungen bis zur vollständigen Lieferung und du erhältst eine zentrale Übersicht, welche Artikel wann eingegangen sind. Mit Berechtigungssteuerung und der Möglichkeit, Lieferscheine hochzuladen, unterstützt diese Funktion die Nachvollziehbarkeit und erleichtert Prüfungen. Lieferung erfassen Öffne die gewünschte P.Wenig LeserP.O.s markieren
Mit der Flag-Funktion in DPO können P.O.s visuell hervorgehoben und kategorisiert werden. So lassen sich z. B. dringende P.O.s kennzeichnen, Abteilungen zuordnen oder P.O.s thematisch organisieren. Die farbcodierten Markierungen erleichtern die Übersicht und sorgen für eine effizientere Steuerung im Beschaffungsworkflow. Eigene Markierungen anlegen Gehe zu Verwaltung Markierungen Klicke auf Neue Markierung hinzufügen Definiere: Name der Markierung (z. B. *DrinWenig LeserAutomatische Lieferantenbenachrichtigung
Die Funktion Automatische Lieferantenbenachrichtigung in DPO ermöglicht es, Bestellungen (P.O.s) automatisch per E-Mail an Lieferanten zu senden, sobald sie vollständig genehmigt sind. Das spart Zeit, stellt eine rechtzeitige Kommunikation sicher und reduziert manuelle Nachverfolgung – besonders hilfreich in dynamischen Beschaffungsprozessen. Wie es funktioniert Sobald eine P.O. vollständig genehmigt ist, sendet DPO sie automatisch an die im Lieferantenprofil gespeicherte E-Mail-AdresWenig LeserBudgetverwaltung
Mit der Funktion Budgetverwaltung im Digital Purchase Order (DPO) System lassen sich Ausgabenlimits definieren, überwachen und kontrollieren. Echtzeit-Tracking, Unterbudgets und automatische Warnmeldungen sorgen dafür, dass POs im Rahmen der finanziellen Vorgaben bleiben. In diesem Artikel erfährst du, wie Budgets eingerichtet, mit P.O.s verknüpft und die Budgetnutzung analysiert werden. Nutzung der Budgetverwaltung in DPO Gehe in den Bereich Verwaltung >Wenig LeserKomponenten-Funktion
Die Komponenten-Funktion in DPO ermöglicht es, benutzerdefinierte Eingabefelder zu erstellen, die für die gesamte P.O. gelten. Damit können z. B. Jobnummern, interne Codes, Liefermethoden oder feste Lieferadressen erfasst werden. Durch flexible Eingabetypen und Filtermöglichkeiten lassen sich P.O.s effizienter standardisieren, kategorisieren und durchsuchen. Komponente anlegen Klicke oben rechts auf Verwaltung Gehe zum Tab P.O. Komponenten Klicke auf „+“, um eine neue SektWenig LeserProduktkatalog
Der Produktkatalog in DPO erleichtert den Beschaffungsprozess, indem häufig genutzte Produkte oder Dienstleistungen in einer zentralen, vorkonfigurierten Liste gespeichert werden. Statt bei jeder P.O. die Daten neu einzugeben, können Nutzer auf vordefinierte Einträge zugreifen, das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für standardisierte Bestellvorgänge. Einrichtung und Nutzung des Produktkatalog Gehe zu Verwaltung Produktkatalog (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/Wenig Leser