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So lädst du neue Benutzer zu DPO ein

Administratoren können neue Benutzer einladen und deren Sichtbarkeit, Abteilungen, Rollen, Genehmigungsstufen und Berechtigungen festlegen, bevor die Einladung versendet wird.


Video-Tutorial


Du möchtest dir die einzelnen Schritte lieber in einem Video ansehen? In unserem Video-Tutorial „How to Invite a New User“ zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du neue Benutzer zu DPO einlädst.




Einen neuen Benutzer einladen


Schritt 1: Benutzer einladen


Gehe zu Einstellungen → Benutzer und klicke auf „+ NEUE BENUTZER EINLADEN“.







Schritt 2: Benutzerdaten unter „Allgemeine Einstellungen“ einrichten


Im folgenden Fenster kannst du alle erforderlichen Benutzerinformationen eingeben, darunter E-Mail-Adresse, Vorname und Nachname, Unternehmen (optional), Telefonnummer (optional) und Position (optional).



Tipp: Wenn der Name oder die E-Mail-Adresse eines Benutzers falsch eingegeben wurde, kann der Benutzer diese Informationen selbst unter Persönliche Einstellungen aktualisieren. Wenn die E-Mail-Adresse vollständig falsch ist und der Benutzer keinen Zugriff auf sein Konto hat, muss der Benutzer gelöscht und mit der richtigen E-Mail-Adresse erneut eingeladen werden.







Schritt 3: Sichtbarkeit des Benutzers konfigurieren

Unter Sichtbarkeit kannst du festlegen, welche Bestellungen (P.O.s), Rechnungen und Ausgaben ein Benutzer in DPO sehen darf.


Diese Einstellung ist wichtig, da nicht jeder Benutzer Zugriff auf alle Dokumente benötigt.
Beispielsweise können auch externe Benutzer zu DPO eingeladen werden. Durch eingeschränkte Sichtbarkeit und Berechtigungen können sie Bestellungen erstellen, ohne Zugriff auf die Bestellinformationen anderer Benutzer zu erhalten.


Je nach Konfiguration können Benutzer ausschließlich ihre eigenen Bestellungen sehen oder überhaupt keinen Zugriff auf bestehende Bestellungen haben.


Sichtbarkeitsoptionen
Es stehen vier Optionen zur Verfügung:


  • Keine – Der Benutzer kann keine Bestellungen sehen.
  • Eigene – Der Benutzer kann nur Bestellungen sehen, die er selbst erstellt hat.
  • Aus eigenen Abteilungen – Der Benutzer kann Bestellungen aus den ihm zugewiesenen Abteilungen sehen.
  • Alle – Der Benutzer kann alle Bestellungen im Projekt sehen.

Die Sichtbarkeit kann für Bestellungen, Rechnungen und Ausgaben separat konfiguriert werden.




Schritt 4: Abteilungen zuweisen und konfigurieren

Unter Abteilungen kannst du für jede Abteilung einzeln festlegen, welche Dokumente ein Benutzer sehen und genehmigen darf.


Es stehen drei Optionen zur Verfügung:

  • Häkchen: Kann Dokumente sehen und genehmigen.
  • Augensymbol: Kann Dokumente nur sehen.
  • Durchgestrichenes Augensymbol: Kann Dokumente weder sehen noch genehmigen.


Die allgemeine Sichtbarkeitseinstellung dient als Standardeinstellung, kann hier jedoch für jede Abteilung individuell angepasst werden.


Wenn ein Benutzer die Berechtigung hat, alle Dokumente zu sehen, hat diese Einstellung Vorrang. In diesem Fall ist das Augensymbol nicht aktiv, da die übergeordnete Berechtigung die abteilungsspezifische Einstellung überschreibt.



Beispiel: Sichtbarkeit und Genehmigungen nach Abteilung
Wenn ein Benutzer der Produktionsabteilung zugewiesen ist und seine allgemeine Sichtbarkeit auf „Aus eigenen Abteilungen“ eingestellt ist, kann er Bestellungen aus der Produktionsabteilung sehen, ohne Zugriff auf Bestellungen anderer Abteilungen zu erhalten.


Durch die Auswahl des Häkchens für die Produktionsabteilung und die Zuweisung der entsprechenden Genehmigungsstufe kann der Benutzer außerdem Bestellungen dieser Abteilung im Rahmen des Genehmigungsprozesses genehmigen.


So kannst du festlegen, auf welche Abteilungen ein Benutzer zugreifen darf und für welche Dokumente er Genehmigungen übernehmen kann.





Schritt 5: Genehmigungsstufe festlegen

Unter Genehmigungsstufen kannst du die Genehmigungsverantwortlichkeiten eines Benutzers für folgende Bereiche festlegen:


  • P.O.s
  • Rechnungen
  • Ausgaben


Weise dem Benutzer die entsprechenden Genehmigungsstufen basierend auf seinen Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu.


Die Genehmigungsstufen bestimmen zusammen mit den zugewiesenen Abteilungen, für welche Dokumente der Benutzer als Genehmiger zuständig ist.


Weitere Informationen zur Einrichtung einer Genehmigungskette und zu den verfügbaren Konfigurationsmöglichkeiten findest du in unserer Anleitung zur Einrichtung von Genehmigungsstufen.



Bei Bedarf kannst du außerdem Bypass-Berechtigungen konfigurieren. Weitere Informationen findest du unter Bypass-Genehmigungsstufen.






Schritt 6: Benutzerrollen


Hier kann die Rolle des Benutzers festgelegt werden (z. B. Admin, Benutzer oder eine selbst erstellte benutzerdefinierte Rolle — mehr dazu hier).


  • Administrator → Hat Zugriff auf den gesamten Administrationsbereich.
  • Benutzer → Hat keinen Zugriff auf administrative Einstellungen.







Schritt 7: Berechtigungen

Es wird festgelegt, welche Aktionen ein Benutzer im System ausführen darf.
Von der Verwaltung von Rechnungen und Belegen bis hin zur Bearbeitung von Konten wird so sichergestellt, dass jede Rolle über die passenden Zugriffsrechte verfügt.


Allg.


  • Nimmt Kontierung vor → Darf Kostenkonto auszufüllen.
  • Darf Kostenkonto verändern → Ermöglicht das Bearbeiten von Kostenfeldern jederzeit.


Rechnungen


  • Kann Rechnungen verwalten → Muss aktiviert sein, damit der Bereich Rechnungseingang angezeigt wird
  • Kann Rechnungen nach Genehmiger filtern → Ermöglicht das Filtern von Rechnungen nach Genehmiger


P.O.s


  • Darf P.O.s annullieren → Kann POs Annullieren.
  • Darf P.O.s verändern → Erlaubt das Verändern von P.O.s
  • Darf P.O.s schließen → Erlaubt das Schließen von P.O.s jederzeit.
  • Darf Anhänge hinzufügen → Erlaubt das Hinzufügen von Anhängen in P.O.s jederzeit.
  • P.O.s markieren → Erlaubt das Setzen von selbst erstellten, eigenen Flags.
  • Darf als 'special' markieren → Erlaubt das Markieren einer P.O. als special.
  • Kann Lieferung hinzufügen → Ermöglicht das Hinzufügen von Lieferungen.
  • Kann Lieferung bearbeiten → Erlaubt das vollständige Bearbeiten von Lieferungen.
  • Nach Zeichnungsberechtigtem filtern→ Ermöglicht das Filtern von Einträgen nach Zeichnungsberechtigtem.
  • Darf P.O. zurücksenden → Erlaubt es, einen PO an die vorherige Person in der Genehmigungskette zurückzusenden.


Budget


  • Kann alle Budget Werte einsehen → Erlaubt das Anzeigen aller Budgets jederzeit.
  • Budgets ändern → Erlaubt das Bearbeiten von Budgets jederzeit.


Belege


  • Beleg-Prüfung → Ermöglicht es, Abrechnungen direkt zur Genehmigung zu senden und sie jederzeit zu bearbeiten.
  • Belege aus Genehmigung entfernen → Erlaubt es, Belege aus dem Genehmigungsprozess zu nehmen.


Ausgaben

  • Kann eingereichte Ausgaben bearbeiten (Prüfmodus) → Ermöglicht das Bearbeiten von Topsheets sowie das direkte Senden zur Genehmigung
  • Kann Ausgaben aus der Genehmigung entfernen → Ermöglicht das Entfernen von Ausgaben aus dem Genehmigungsprozess
  • Kann Ausgaben nach Genehmiger filtern → Ermöglicht das Filtern von Ausgaben nach Genehmiger





Schritt 8: Kommentareinstellungen

Unter Kommentare kannst du festlegen, welche Kommentare ein Benutzer sehen darf und ob er die Berechtigung hat, Kommentare zu schreiben oder zu bearbeiten.


Mit diesen Einstellungen kannst du sowohl die Sichtbarkeit von Kommentaren als auch die Berechtigungen zum Kommentieren entsprechend den Aufgaben des Benutzers steuern.


  • Alle Kommentare schreiben und bearbeiten.
  • Nur eigene Kommentare schreiben und bearbeiten.
  • Keine Berechtigung zum Kommentieren.


Schritt 9: Einladung senden

Auf „Einladen“ klicken, um die Benutzereinladung zu versenden.





Einladungs-E-Mail


  1. Nachdem ein Benutzer eingeladen wurde, erhält er eine Einladungs-E-Mail mit einem Link zur Erstellung seines Kontos. Die Registrierung kann über die in der E-Mail enthaltenen Anweisungen abgeschlossen werden.
  2. Wenn die E-Mail nicht auffindbar ist, sollte zunächst der Spam-Ordner überprüft werden. Sollte sie weiterhin nicht eingehen, ist der Administrator zu kontaktieren, um die in DPO hinterlegte E-Mail-Adresse zu bestätigen.
  3. Falls der erste Link in der E-Mail nicht funktioniert, kann der zweite in der Nachricht enthaltene Link verwendet werden.





Bestehenden Benutzer kopieren


Wenn der neue Benutzer eine ähnliche Konfiguration wie ein bestehender Benutzer benötigt, kannst du Benutzer kopieren verwenden, anstatt den neuen Benutzer von Grund auf neu einzurichten.

  1. Gehe zu Einstellungen → Benutzer.
  2. Suche den Benutzer, dessen Konfiguration du übernehmen möchtest.
  3. Öffne das Drei-Punkte-Menü.
  4. Wähle „Benutzer kopieren“.




  1. Gib die persönlichen Informationen des neuen Benutzers ein.
  2. Überprüfe die kopierte Konfiguration und nimm bei Bedarf Änderungen vor.
  3. Sende die Einladung.


Der kopierte Benutzer dient als Vorlage. Relevante Konfigurationen und Berechtigungen werden übernommen und können vor dem Versenden der Einladung angepasst werden.


Tipp: Benutzer kopieren ist besonders hilfreich, wenn ein neuer Benutzer ähnliche Abteilungen, Rollen, Kommentareinstellungen und Berechtigungen wie ein bestehender Benutzer benötigt.





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Aktualisiert am: 19/10/2026

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