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Genehmigungsstufen einrichten in DPO

Mit der Funktion Genehmigungsstufen einrichten können Administratoren strukturierte und automatisierte Genehmigungs-Workflows für P.O.s, Rechnungen und Belege definieren.

So wird sichergestellt, dass P.O.s, Rechnungen und Belege von den richtigen Personen zur richtigen Zeit geprüft werden – ohne manuelle Weiterleitungen.

Wo Genehmigungsstufen eingerichtet werden

Genehmigungsstufen werden separat eingerichtet für:

Genehmigungsstufen (P.O.s)
Rechnungen
Belege

Du findest die Tabs in deinen Einstellungen.

Wie die Genehmigungszuweisung funktioniert

Es gibt zwei Möglichkeiten, Genehmigungen zu konfigurieren.

Genehmigung nach Abteilung

Nutze diese Option, wenn Benutzer nur Dokumente aus bestimmten Abteilungen genehmigen sollen.

Weise dem Benutzer im Benutzerprofil eine Abteilung zu
Aktiviere in der Genehmigungsstufe: „Separate Genehmigung für jede Abteilung“

Genehmigung für alle Abteilungen

Nutze diese Option für Benutzer mit globaler Sichtbarkeit, z. B. Produktionsleiter.

Keine Abteilung zuweisen
„Separate Genehmigung für jede Abteilung“ deaktiviert lassen
Benutzer in einer eigenen Genehmigungsstufe platzieren

Wichtig: Mische keine Nutzer mit Abteilungszuweisung und ohne Abteilungszuweisung in derselben Stufe, wenn Abteilungen genutzt werden

Benutzer können in ihrem Konto auch individuelle E-Mail-Benachrichtigungen einrichten, um über Aktivitäten wie neue Dokumente oder Genehmigungsanfragen informiert zu werden
Wenn ein P.O. ein Beleg oder eine Rechnung innerhalb einer Abteilung erstellt wird, müssen alle Benutzer, die dieser Abteilung in ihrem Profil zugewiesen sind, sowie alle Benutzer ohne Abteilung, die jedoch eine Genehmigungsstufe (z. B. 1, 2, 3 etc.) in der Genehmigungskette innehaben, diese genehmigen
Möchtest du den Zugriff eines Benutzers innerhalb einer Abteilung einschränken, erstelle eine separate Abteilung. Zum Beispiel: Wenn zwei Personen in derselben Abteilung arbeiten, aber nicht gegenseitig Einträge sehen sollen, weise sie unterschiedlichen Abteilungen zu
Hinweis: Wenn eine Person mehrfach in der Genehmigungskette vorkommt, wird ihr zweites Auftreten automatisch übersprungen

Betragsabhängige Genehmigung

Du kannst Genehmigungsstufen abhängig vom Betrag definieren:

Über einem bestimmten Wert
Unter einem bestimmten Wert

Dadurch erhältst du eine genauere Kontrolle über den Genehmigungsprozess.

So richtest du eine Genehmigungskette ein

Hinweis: Dieses Beispiel basiert auf der Einrichtung für Rechnungen, funktioniert jedoch im Grundprinzip genauso wie bei P.O.s und Belegen.

Schritt 1: Genehmigungsstufen öffnen

Öffne deine Einstellungen → Genehmigungsstufen (P.O.), Rechnungen oder Belege

Schritt 2: Genehmigungsstufen erstellen

Wähle die Anzahl der benötigten Genehmigungsstufen (z. B. 1, 2 oder 3)
Klicke auf "+ Genehmigungsstufe hinzufügen", um weitere Genehmigungsstufen hinzuzufügen

Schritt 3: Reihenfolge festlegen

Nutze die Auf- und Ab-Pfeile, um die Reihenfolge anzupassen
Klicke auf die rechte Seite einer Stufe, um die zugewiesenen Genehmiger anzuzeigen

Schritt 4: Genehmiger hinzufügen

Suche rechts im Feld: „Neuen Zeichnungsberechtigten hinzufügen“
Klicke auf das Plus-Symbol (+)

Hinweis: Sind mehrere Benutzer derselben Genehmigungsstufe und Abteilung zugewiesen:

Die Genehmigung wird vom zuerst verfügbaren Benutzer durchgeführt.

Tipp: Genehmigungsstufen können auch im Benutzerprofil zugewiesen werden, grundlegende Einstellungen wie Abteilungs- oder Betragsregeln sind jedoch nur direkt in der Genehmigungsstufe möglich.