Nutzerrollen in DPO

Im Menü „Benutzerrollen“ legst du fest, welche Berechtigungen bestimmte Benutzergruppen in DPO erhalten. Dies ist besonders hilfreich, um den Adminbereich sinnvoll zu strukturieren, Benutzerrechte anzupassen und einen effizienteren Workflow im Team zu ermöglichen.

Vor dem Start

In DPO gibt es zwei vordefinierte Standardrollen:

Admin → Hat vollen Zugriff auf alle Einstellungen und Funktionen.

Benutzer → Hat eingeschränkten Zugriff, je nach zugewiesenen Rechten (z. B. Sichtbarkeit, Genehmigungsstufen)

Benutzerrollen können:

• direkt unter Benutzerrollen
• oder im jeweiligen Benutzerprofil

zugewiesen werden.

Neue Benutzerrolle erstellen

1. Öffne: Einstellungen → Benutzerrollen
2. Klicke auf: „+ Benutzerrolle hinzufügen“
3. Vergib einen Namen für die Rolle

Berechtigungen definieren

1. Öffne den Tab „Berechtigungen“ und lege fest, auf welche Bereiche diese Rolle Zugriff haben soll.

 ➡ Mögliche Berechtigungsbereiche sind zum Beispiel Rechnungen, Belege, P.O.s, Allgemeine Verwaltung, Export, Approval Levels und viele weitere.

Benutzer zuweisen

1. Weise der Rolle die gewünschten Benutzer zu
2. Klicke auf: "Hinzufügen" um die Benutzerrolle zu speichern

Rollen bearbeiten oder löschen

Über die Symbole rechts neben der Rolle kannst du:

• Rollen bearbeiten
• Rollen löschen

Dabei können jederzeit:

• Name
• Berechtigungen
• Mitglieder

angepasst werden.

Gängige Benutzerrollen und ihre Anwendungsfälle

Beispiel: Export-Rolle

Eine typische Benutzerrolle ist die: Export-Rolle

Diese eignet sich für Benutzer, die:

• Daten exportieren
• Excel-Auswertungen erstellen
• Kosten analysieren

sollen, ohne Zugriff auf andere Adminbereiche zu erhalten.

1. Gib der neuen Rolle einen Namen, zum Beispiel „Export“.

2. Setze Administrator auf Ja und weise unter Export CSV die passende Berechtigung zu:

• Lesen & Schreiben – erlaubt dem Benutzer, Exporte zu erstellen und herunterzuladen.
• Nur Lesen – erlaubt dem Benutzer, Exporte herunterzuladen, aber nicht zu erstellen.

3. Mitglieder zuweisen: Weise dieser Rolle die Benutzer zu, von denen du bereits weißt, dass sie Zugriff auf die Exportfunktion benötigen, und klicke anschließend auf „Hinzufügen“, um die Einrichtung abzuschließen.

Ergebnis: Dies ist die Ansicht in den Einstellungen für einen Benutzer, der die Berechtigung Administrator hat, jedoch auf reinen Exportzugriff beschränkt ist.

Beispiel: Budget-Rolle

Eine häufig verwendete Benutzerrolle ist die:

• Budget-Rolle

Diese Rolle eignet sich für Benutzer, die nur ausgewählte Budgets innerhalb von Purchase Orders sehen sollen, ohne Zugriff auf andere Budgetwerte zu erhalten.

1. Vergib einen Namen für die neue Rolle, zum Beispiel „Budgets“
2. Setze Administrator auf Ja und weise unter Budgets die passende Berechtigung zu:

• Nur Lesen → erlaubt dem Benutzer, Budgets einzusehen
• Lesen & Schreiben → erlaubt dem Benutzer, Budgets zu erstellen und einzusehen
• Lesen, Schreiben & Löschen → erlaubt dem Benutzer, Budgets zu erstellen, einzusehen und zu löschen

3. Weise dieser Rolle die Benutzer zu, die Zugriff auf ausgewählte Budgets erhalten sollen.

Nächster Schritt: Benutzerrolle den Budgets zuweisen

1. Öffne: Einstellungen → Budgets
2. Öffne das Budget, dessen Werte der Benutzer sehen soll
3. Weise die Benutzerrolle unter** Zugriff **zu

Ergebnis

Der Benutzer kann nun nur die Budgetwerte der Budgets sehen, denen die zugewiesene Benutzerrolle Zugriff hat.

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Aktualisiert am: 29/05/2026