Question 1

Erste Schritte in DPO 1/2

Accepted Answer

Willkommen bei DPO! In diesem Leitfaden begleiten wir dich bei deinen ersten Schritten im System und zeigen dir, welche grundlegenden Einstellungen du möglicherweise noch vornehmen musst, bevor du gemeinsam mit deinem Team loslegst. So stellst du sicher, dass alles bereit ist, um deine erste P.O., Rechnung oder Abrechnung hochzuladen und dein Team einzuladen und zu verwalten.

||| Hinweis: Die folgenden Schritte sind kurz zusammengefasst. Wenn du weitere Fragen zu einem Thema oder zur Einrichtung hast, folge bitte dem jeweiligen Artikel für detaillierte Informationen.

Schritt 1: Einloggen und Profileinstellungen anpassen

Sobald du eingeladen wurdest, erhältst du eine E-Mail. Folge den darin beschriebenen Schritten und erstelle dein Konto. Danach kannst du deine persönlichen Profileinstellungen vornehmen – zum Beispiel Sprache und E-Mail-Benachrichtigungen.

| Tipp: Wenn du bereits aus einem früheren Projekt ein Konto bei uns hast, kannst du dich einfach wie gewohnt unter https://web.digitalpurchaseorder.com anmelden.

Nach Erhalt der Einladung öffnest du deinen E-Mail-Account und klickst in der Einladungs-E-Mail auf den ersten Link. Du wirst automatisch auf die DPO-Seite weitergeleitet, wo du ein Passwort für deinen neuen Zugang festlegst. Anschließend

Question 2

Sammeldruckliste & PDF optionen in DPO

Accepted Answer

Die Sammeldruckliste fasst mehrere Rechnungen in einem PDF zusammen, spart manuellen Aufwand und ist ideal für Buchhaltung, Archivierung oder Monatsberichte. Sie kann schrittweise aufgebaut, gespeichert und später final gedruckt werden, das erleichtert besonders die Bearbeitung über längere Zeiträume hinweg.

Sammeldruckliste

So funktioniert es:

Navigiere zu den Bereichen P.O.s, Rechnungen oder Belege. Im Batch-Print-Steuerbereich (oben rechts, neben den Filteroptionen) findest du zwei Symbole, mit denen du deine Druckliste effizient verwalten kannst.

| Nutze Filter (z. B. Datum, Abteilung, Lieferant) oder die Suchleiste, um die Liste der P.O.s, Rechnungen oder Belege gezielt einzugrenzen.

Alle sichtbaren P.O.s, Rechnungen oder Belege auswählen

Fügt alle aktuell auf dem Bildschirm sichtbaren P.O.s, Rechnungen oder Top Sheets (basierend auf den aktiven Filtern) zur Stapeldruckliste hinzu.
Dies ist hilfreich, wenn du alle gefilterten Ergebnisse drucken möchtest, ohne jedes Element manuell auszuwählen.

Sammeldruckliste öffnen

Elemente werden über das Druckersymbol auf der rechten Seite jeder P.O., Rechnung oder jedes Top Sheets zur Sammeldruckliste hinzugefügt.
Sobald mindestens ein Element hinzugefügt wurde, wird das Sammeldrucklisten-Symbol in der Mitte aktiv und die ausgewählten P.O.s, Rechnungen oder Top Sheets können gemeinsam gedruckt werden.

![Alle P.O.s, Rechnungen oder Abrechnungen drucken (links), Ausgewählte Datein dru

Question 3

Erste Schritte in DPO 2/2

Accepted Answer

Nachdem du deine Grundeinstellungen festgelegt hast, kannst du nun deine erste Rechnung ins System senden, eine P.O. erstellen oder eine Abrechnung hochladen. In diesem Leitfaden begleiten wir dich bei deinen ersten Schritten im System und zeigen dir, wie du effizient mit DPO arbeitest.

||| Hinweis: Die folgenden Schritte sind kurz zusammengefasst. Wenn du weitere Fragen zu einem Thema oder zur Einrichtung hast, folge bitte dem jeweiligen Artikel für detaillierte Informationen.

Neue P.O. Erstellen

Sieh alle deine P.O.s an einem Ort, filtere und sortiere sie nach Bedarf und lade sie als PDF einzeln oder gesammelt herunter.

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/download-8_qkozn3.png =835xauto)

Klicke im linken Menü auf „Neue P.O. erstellen“, wähle Abteilung und Lieferant (oder lege einen neuen an) und klicke auf „Weiter“.

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/download-9_h4fem.png =826xauto)

Klicke auf „Position(en) hinzufügen“, gib die Daten ein und bestätige mit „Hinzufügen“. Prüfe die Positionen und klicke anschließend auf „P.O. erstellen“, um den Genehmigungsprozess zu starten.

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/bildschirmfoto-2026-01-02-um-1_o88qma.png =813xauto)

[R

Question 4

Genehmigungen und P.O.-Verknüpfungen verwalten

Accepted Answer

Eine Rechnung aus dem Genehmigungsprozess zu nehmen, bietet Flexibilität, wenn sie erneut bearbeitet werden muss. Das ist besonders hilfreich, wenn sich nachträglich Beträge ändern, weitere Anpassungen nötig sind oder die Rechnung gelöscht werden soll. So wird verhindert, dass eine bereits genehmigte Rechnung im System bleibt, obwohl sie inhaltlich fehlerhaft ist und eigentlich neu erfasst werden müsste.

Rechnung zur Genehmigung senden (automatischer Ablauf)

Wenn der Genehmigungsablauf für Rechnungen in den Navigationseinstellungen unter „Rechnungen“ vorkonfiguriert wurde, können Rechnungen automatisch an die Genehmigungskette weitergeleitet werden, sobald sie vollständig bearbeitet sind.

So funktioniert es

Sobald die Rechnung vollständig validiert ist, wird sie automatisch an die Genehmigungskette weitergeleitet (sofern konfiguriert).
Wenn P.O.s verwendet werden, führt das Verknüpfen einer Rechnung mit einem P.O. ebenfalls automatisch zur Einleitung des Genehmigungsprozesses
Kein manueller Schritt ist erforderlich, wenn die Automatisierung eingerichtet ist

Hilfe beim Einrichten? Hier findest du die Anleitung zum Genehmigungsworkflow

| Die Account-Felder können jederzeit angepasst werden, unabhängig vom Genehmigungsstatus, damit bl

Question 5

Nutzer

Accepted Answer

Der Nutzer-Bereich ist einer der wichtigsten Bereiche im System. Hier kannst du Sichtbarkeitsrechte verwalten, neue Benutzer hinzufügen und weitere Einstellungen zu Zugriff und Rollen konfigurieren. Dieser Bereich ist entscheidend, um zu steuern, wer P.O.s, Rechnungen und Belege innerhalb deiner Organisation ansehen, bearbeiten oder genehmigen darf.

Einen neuen Benutzer einladen

Schritt 1: Benutzer einladen Zu Verwaltung → Benutzer navigieren und oben auf die Schaltfläche „+ NEUE NUTZER EINLADEN“ klicken.

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/bildschirmfoto-2025-11-12-um-1_svhyl.png =845xauto)

Schritt 2: Benutzerdaten unter „Allgemeine Einstellungen“ einrichten

Im folgenden Fenster können alle erforderlichen Benutzerdaten eingegeben werden, darunter E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname, Firma (optional), Telefonnummer (optional) und Position (optional). Zudem kann die Sichtbarkeit des Benutzers für P.O.s, Rechnungen und Belege festgelegt werden.

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/bildschirmfoto-2025-11-12-um-1_iu81uv.png =741xauto)

Schritt 3: Abteilungen zuweisen und konfigurieren

Unter Abteilungen kann festgelegt werden, welche Benutzer welche Bereiche einsehen und freigeben dürfen – individuell pro Department.

Drei Optionen stehen zur Verfügung:

Häkchen: sehen & freigeben
Auge: nur sehen

Question 6

Kontenplan

Accepted Answer

Die Kontenplan-Funktion in DPO hilft, finanzielle Transaktionen durch Kontencodes eindeutig zu kategorisieren. So lassen sich Abteilungsbudgets verwalten, Kostenstellen nachverfolgen und Ausgaben besser mit der Buchhaltung abstimmen. Durch die präzise Zuweisung erhältst du volle Kontrolle und Transparenz in deinem Beschaffungsprozess.

Neue Konten hinzufügen

Gehe zu Verwaltung und öffne den Tab Kontenplan
Klicke oben auf Neues Kostenkonto Hinzufügen
Trage ein:

Bezeichnung Kostenkonto (z. B. Cast, Produktion)
Kostenkonto (z. B. 4010)

Optional: Übergeordnetes Kostenkonto (Parent Accounts) zuweisen, falls Unterkategorien genutzt werden.

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/bildschirmfoto-2025-12-30-um-0_1u2185l.png =830xauto)

Anzeigeoptionen

Lege fest, wie die Kostenkonten angezeigt werden sollen.

Nur Name
Nur Kostenkonto
Beides (Name + Kostenkonto)

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/bildschirmfoto-2025-12-30-um-0_oaca0g.png =851xauto)

Liste sperren (optional)

Mit der Option Kontenrahmen sperren kannst du verhindern, dass Nutzer eigene Codes eingeben
Nur die vordefinierten Codes stehen dann bei der PO-Erstellung zur Auswahl

Große Listen importieren (optional)

Wenn du

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