So verwendest du die Genehmigungsliste

In diesem Artikel wird erklärt, wie du die Genehmigungsliste in DPO verwendest. Du erfährst, wie du Rechnungen, Belege und P.O. anzeigen, verwalten und genehmigen kannst, die auf deine Überprüfung warten. Außerdem wird beschrieben, wie du den Genehmigungsstatus nachverfolgen, Detailinformationen abrufen und notwendige Aktionen direkt aus der Liste heraus durchführen kannst.

Übersicht der Genehmigungsliste

Die Genehmigungsliste bietet dir eine zentrale Übersicht über alle Elemente, die auf deine Freigabe warten.

Auf der linken Seite findest du drei Tabs:

• P.O.s
• Rechnungen
• Belege (Abrechnungen)

Sobald alle Freigaben abgeschlossen sind, ist die Liste leer.

Zusätzlich kannst du:

• die Suchleiste verwenden, um bestimmte Elemente zu finden
• Filter anwenden (z. B. nach Datum)
• die Batch-Druckfunktion für eine effizientere Bearbeitung nutzen

Benachrichtigungen zur Genehmigung

Sobald ein Eintrag deine Genehmigungsstufe erreicht, benachrichtigt dich DPO darüber, dass eine Genehmigung auf dich wartet. Abhängig von deinen Benachrichtigungseinstellungen kannst du Benachrichtigungen über P.O.s, Rechnungen und Belege erhalten, die deine Genehmigung erfordern.

Hier erfährst du, wie du deine Benachrichtigungseinstellungen verwaltest.

Ausstehende Genehmigungen auf dem Dashboard

Das Dashboard bietet dir einen schnellen Überblick über alle Genehmigungen, die aktuell auf dich warten. Die Genehmigungsliste auf dem Dashboard zeigt dir, in welchen P.O.-Büchern ausstehende Einträge vorhanden sind und wie viele Einträge deine Aufmerksamkeit erfordern.

Klicke auf den entsprechenden Eintrag, um die zugehörige Genehmigungsliste zu öffnen und die ausstehenden Einträge zu überprüfen.

Schnellgenehmigung

Wenn die Schnellgenehmigung (Quick Approval) aktiviert ist, kannst du Einträge direkt in der Genehmigungsliste genehmigen oder ablehnen, ohne sie einzeln öffnen zu müssen.

Verwende dazu folgende Optionen:

• Genehmigen – Genehmige den Eintrag direkt aus der Liste.
• Ablehnen – Lehne den Eintrag direkt aus der Liste ab.

Die Schnellgenehmigung kann für P.O.s, Rechnungen und Belege in den Einstellungen aktiviert werden.

P.O.s genehmigen

1. Öffne die Genehmigungsliste
2. Wähle den Tab P.O.-Genehmigungen

Hier werden nur die P.O.s angezeigt, bei denen du als nächster Genehmiger vorgesehen bist.

P.O. prüfen und genehmigen

Beim Öffnen einer P.O. findest du folgende Informationen:

• Links → Genehmigungskette mit bisherigen und nächsten Genehmigern
• Oben rechts → Antragsteller (Name anklickbar für direkte E-Mail)
• Oben links → Lieferanteninformationen

Falls erforderlich:

• Kontocodes für die Positionen ergänzen

Verfügbare Aktionen

• P.O. genehmigen
• P.O. ablehnen
• An vorherigen Genehmiger zurücksenden (falls aktiviert)

Beim Zurücksenden sollte immer ein Kommentar hinzugefügt werden.

Rechnungen genehmigen

1. Öffne den Tab Rechnungen
2. Prüfe die wartenden Rechnungen

Ist die Schnellfreigabe aktiviert, kannst du direkt aus der Liste genehmigen oder ablehnen.

Filtern und Suchen

Verwende die Filter, um bestimmte Rechnungen zu finden:

• Entspricht P.O. – zeigt Rechnungen, die mit einer P.O. verknüpft sind
• Über P.O. / Unter P.O. – zeigt Rechnungen, die über oder unter der P.O. liegen
• Datumsfilter – schränkt die Ergebnisse nach Rechnungsdatum ein
• Suchleiste – suche nach Rechnungen anhand des Lieferantennamens oder anderer Details

Rechnungen prüfen und genehmigen

Bevor du die Rechnung genehmigst, überprüfe die relevanten Informationen:

• Oben → Die Genehmigungskette zeigt dir, wer die Rechnung bereits genehmigt hat und wer als Nächstes an der Reihe ist.
• Rechte Seite → Informationen zum Antragsteller. Klicke auf den Namen, um eine E-Mail zu senden.
• Oben rechts → Informationen zum Lieferanten.

1. Verwende den Positionsfokus (Item Focus) oben rechts, um alle Rechnungspositionen und deren Kontierung schnell in einer Übersicht zu überprüfen.
2. Sobald du die Überprüfung abgeschlossen hast, wähle eine der folgenden Optionen:

• Genehmigen
• Ablehnen

Wie man eine Abrechnung genehmigt

1. Öffne den Tab Belege
2. Nutze Filter oder Suchleiste, um bestimmte Abrechnungen zu finden

Abrechnung prüfen und genehmigen

• Verwende den Reviewer-Modus, um bei Bedarf alle enthaltenen Positionen zu überprüfen und zu validieren.
• Öffne den Bearbeitungsmodus, um einzelne Positionen zu überprüfen oder Anhänge hinzuzufügen.
• Füge bei Bedarf einen Kommentar hinzu.

Wähle anschließend eine der folgenden Optionen:

• Genehmigen
• Ablehnen

Nachdem du ein Deckblatt bearbeitet hast, wird automatisch das nächste Deckblatt geladen.
Sobald alle Deckblätter bearbeitet wurden, ist die Liste leer.

Fragen oder Hilfe benötigt?
Unser Kunden Support hilft dir jederzeit gerne bei Fragen oder bei der Einrichtung weiter.

Kontakt
E-Mail: support.ap@digitalpurchaseorder.com
Telefon: +49 (0)30 55 572 5956
Support Int'l: +44 20 331 88 338

Oder buche einen persönlichen Support-Call.
Wir freuen uns, von dir zu hören.

Aktualisiert am: 21/10/2026