So exportierst du Rechnungen

Im Bereich „Export AP Automation“ kannst du Rechnungen aus DPO exportieren und als CSV-Datei herunterladen. Die exportierten Daten kannst du anschließend in Excel öffnen, bearbeiten und bei Bedarf in ein anderes Format umwandeln.

Gut zu wissen

• Jeder Export-Batch enthält die Rechnungen, die du bei der Erstellung ausgewählt hast.
• Du kannst die enthaltenen Rechnungen direkt aus der Batch-Übersicht öffnen.
• Über das Drei-Punkte-Menü kannst du Rechnungs-PDFs anfordern, Rechnungen als bezahlt markieren oder den Export abschließen.
• Wenn eine exportierte Rechnung nachträglich bearbeitet werden muss, kannst du den Export zurückziehen.

Rechnungen exportieren

Schritt 1: Exportbereich öffnen

1. Gehe zu Einstellungen → Export AP Automation.
2. Stelle sicher, dass der Export aktiviert ist.

Optional: Fehlende Lieferantencodes überprüfen

Bevor du einen Export erstellst, kannst du überprüfen, ob bei Lieferanten wichtige Informationen fehlen.

1. Klicke auf „Probleme prüfen“, um alle Lieferanten anzuzeigen, bei denen noch kein Supplier Code (Lieferantencode) hinterlegt ist.
2. Fehlende Lieferantencodes kannst du anschließend ergänzen.

Hier erfährst du, wie du fehlende Supplier Codes überprüfst und ergänzt.

Schritt 2: Export-Batch erstellen

1. Klicke auf „Export-Batch erstellen“.

2. Wähle die Rechnungen aus, die du exportieren möchtest.
3. Klicke auf „BATCH ERSTELLEN“, um den Export-Batch zu generieren.

Schritt 3: Export herunterladen

1. Aktualisiere die DPO-Seite, nachdem du den Batch erstellt hast.
2. Dein neuer Export-Batch wird anschließend in der Übersicht angezeigt und steht zum Download bereit.
3. Lade die CSV-Datei herunter.

Exportierte Rechnungen überprüfen

Du kannst jederzeit nachvollziehen, welche Rechnungen in einem Export-Batch enthalten sind.

1. Öffne dazu den entsprechenden Batch in der Exportübersicht. Dort werden die zugehörigen Rechnungen angezeigt.
2. Klicke auf eine Rechnung, um sie direkt in DPO zu öffnen und ihre Details einzusehen.

Exportierte Rechnungen erkennen

Nach dem AP-Automation-Export werden die exportierten Rechnungen in DPO entsprechend gekennzeichnet.

• Bei jeder Rechnung wird angezeigt, dass sie bereits über AP Automation exportiert wurde.
• Zusätzlich wird die zugehörige Export-Sessionnummer angezeigt. So kannst du jederzeit nachvollziehen, zu welcher Export-Session die Rechnung gehört.

Die Kennzeichnung findest du oben in der Rechnungsansicht.

Weitere Optionen für einen Export-Batch

Über das Drei-Punkte-Menü (⋯) neben einem Export-Batch stehen dir zusätzliche Funktionen zur Verfügung.

Rechnungen als PDF per E-Mail erhalten
Du kannst dir alle Rechnungen eines Export-Batches gesammelt als PDF-Dateien per E-Mail zusenden lassen.
Wähle dazu die entsprechende Option im Drei-Punkte-Menü. Die Rechnungs-PDFs werden anschließend automatisch an deine E-Mail-Adresse gesendet.

Alle Rechnungen als bezahlt markieren
Wenn die Rechnungen eines Export-Batches bereits bezahlt wurden, kannst du sie gesammelt als „Bezahlt“ markieren.
So musst du den Zahlungsstatus nicht für jede Rechnung einzeln aktualisieren.

Export-Batch als abgeschlossen markieren
Sobald du den Export vollständig bearbeitet hast, kannst du den Batch als „Abgeschlossen“ markieren.
Dadurch kannst du in der Exportübersicht leichter zwischen bereits bearbeiteten und noch offenen Exporten unterscheiden.

Export zurückziehen
Falls du eine bereits exportierte Rechnung erneut in DPO bearbeiten musst, kannst du den entsprechenden Export zurückziehen.
Dadurch kannst du die Rechnung wieder für die weitere Bearbeitung in DPO verfügbar machen.

Nach AP-Automation-exportierten Rechnungen filtern

In der Rechnungsübersicht kannst du nach dem AP-Automation-Exportstatus filtern.

• So kannst du gezielt nach Rechnungen suchen, die bereits über AP Automation exportiert wurden oder noch nicht exportiert sind.
• Damit behältst du den Überblick über deine Exporte und findest die entsprechenden Rechnungen schnell wieder.

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Aktualisiert am: 21/10/2026