Artikel über: Belege

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Abrechnungen prüfen und bearbeiten

Unter Ausgaben kannst du alle neu erstellten Topsheets einsehen, die noch überprüft, kontrolliert und zur Genehmigung gesendet werden müssen, sowie alle bereits vorhandenen Topsheets.

Bevor du beginnst, stelle sicher, dass der Genehmigungsprozess für Ausgaben korrekt eingerichtet ist – hier findest du die Anleitung.

Video-Tutorial

Du möchtest dir die einzelnen Schritte lieber in einem Video ansehen? In unserem Video-Tutorial zeigen wir dir, wie du Ausgaben überprüfst.

Bearbeitung von Abrechnungen

Im Bereich Belege kannst du alle Abrechnungen einsehen, sowohl neue als auch bereits abgeschlossene. Jede Abrechnung lässt sich öffnen, um Details zu prüfen, Einträge zu bearbeiten und Belege vor der Finalisierung zu bestätigen.

Wichtig: Abrechnungen können nicht für andere Nutzer erstellt werden. Jeder Belegeingang gehört immer nur zum eigenen Nutzer, und die Abrechnung erfolgt im Namen des jeweiligen Profils.

Schritte des Ausgabenprozesses

Der standardmäßige Ausgabenprozess besteht aus drei Schritten:

Schritt 1: Teammitglieder erstellen Handkasseneinträge.
Schritt 2: Das Topsheet und die zugehörigen Einträge werden kontrolliert und überprüft.
Schritt 3: Nach der Überprüfung wird die Abrechnung durch den Genehmigungsprozess gesendet.

Die Berechtigung „Ausgaben überprüfen“ (Can Review Expenses) legt fest, ob ein Benutzer Ausgaben überprüfen und zur Genehmigung senden darf. Benutzer ohne diese Berechtigung können zwar eigene Ausgaben erfassen, diese jedoch nicht zur Genehmigung senden.

Topsheet überprüfen und validieren

DPO bietet zwei Möglichkeiten, ein Topsheet zu überprüfen und zu validieren:

Reviewer-Modus – Eine tabellenähnliche Ansicht, mit der du mehrere Einträge schnell überprüfen und vervollständigen kannst.
Bearbeitungsmodus – Eine detaillierte Ansicht, in der du einzelne Ausgabeneinträge überprüfen und bearbeiten kannst.

Option 1: Reviewer-Modus

Klicke oben in deinem Deckblatt auf die Schaltfläche „Prüfermodus“, um die tabellenähnliche Bearbeitungsansicht zu aktivieren.

Im Prüfermodus kannst du die erforderlichen Informationen für mehrere Einträge an einem Ort vervollständigen und überprüfen.

Fülle die erforderlichen Felder aus, beispielsweise Account, KOST, KEXTRA oder KSK.
Um denselben Wert schnell auf mehrere Zeilen zu übertragen, wähle eine bereits ausgefüllte Zelle aus und ziehe den Wert über das graue Quadrat in der unteren rechten Ecke nach unten – ähnlich wie in Excel.

Belege in der Vorschau anzeigen

Während du das Topsheet überprüfst, kannst du auch die zugehörigen Belege einsehen:

Klicke auf eine Position in der Liste, um den zugehörigen Beleg in der Vorschau anzuzeigen.
Verwende die Lupe, um die Ansicht zu vergrößern oder zu verkleinern.
Klicke auf „Bildmodus schließen“, um zur vollständigen Tabellenansicht ohne Belegvorschau zu wechseln.

Fortschritt speichern

Für eine schnellere Bearbeitung stehen dir zusätzliche Funktionen zur Verfügung:

Tastenkombinationen – Öffne das Menü „Tastenkombinationen“, um alle verfügbaren Tastenkürzel anzuzeigen.
Automatisches Speichern – Aktiviere „Auto Save“, um deine Änderungen während der Bearbeitung automatisch zu speichern.
Wenn Auto Save deaktiviert ist, klicke nach deinen Änderungen unten rechts auf „Speichern“.

Option 2: Bearbeitungsmodus

Im Bearbeitungsmodus kannst du einzelne Ausgabeneinträge detaillierter überprüfen und korrigieren, beispielsweise die Steuern.

Öffne im Topsheet das Drei-Punkte-Menü neben einem Eintrag. Je nach Eintrag stehen dir folgende Optionen zur Verfügung:

Validieren/Korrigieren – Überprüfe und validiere den Eintrag oder nimm Korrekturen vor.
Ablehnen – Lehne den Eintrag ab, sodass er nicht mehr als gültiger Beleg berücksichtigt wird.
Schnellansicht – Zeige den Beleg an, der dem ausgewählten Eintrag zugeordnet ist.

Um den Eintrag im Detail zu bearbeiten, klicke auf das Stiftsymbol.

Der Beleg wird auf der linken Seite angezeigt, während du die bearbeitbaren Informationen auf der rechten Seite findest.
Du kannst folgende Informationen überprüfen und korrigieren:

Positionen
Beschreibung
Kontierungsfelder
Steuereinstellungen

Informationen auf mehrere Positionen übertragen

Anstatt dieselben Informationen für jede Position einzeln einzugeben, kannst du die Daten einer Position auf alle anderen Positionen im Deckblatt übertragen.

Klicke auf das Drei-Punkte-Menü neben einer Position, um die verfügbaren Optionen zur Massenbearbeitung aufzurufen:

Steuern auf alle anwenden – Überträgt die Steuereinstellungen dieser Position auf alle anderen Positionen.
Abteilung auf alle anwenden – Überträgt die ausgewählte Abteilung auf alle Positionen.
Betragsmodus auf alle anwenden – Überträgt die Einstellung für Netto-/Bruttobeträge auf alle Positionen.
Kontenplan auf alle anwenden – Überträgt das ausgewählte Konto auf alle Positionen.
Beschreibung auf alle anwenden – Überträgt dieselbe Beschreibung auf alle Positionen.
Alle Daten auf alle anwenden – Überträgt sämtliche Daten dieser Position (Beschreibung, Betrag, Steuern, Abteilung, Konto usw.) auf alle anderen Positionen.

Anhänge hinzufügen

Sobald eine Abrechnung erstellt wurde, können alle Benutzer, die Zugriff auf die Abrechnung haben, Anhänge hinzufügen.

Öffne die Abrechnung im Bearbeitungsmodus.
Klicke oben am Beleg auf das Büroklammer-Symbol.
Wähle die Datei aus, die du anhängen möchtest.

Abgelehnte Belege

Wenn du einen Eintrag während der Überprüfung ablehnst, wird er in den Bereich „Abgelehnte Belege“ der Abrechnung verschoben.
Abgelehnte Belege werden nicht mehr als gültige Einträge im Deckblatt berücksichtigt, bleiben jedoch zur Einsicht weiterhin sichtbar.

Deckblatt zur Genehmigung senden

Sobald alle erforderlichen Einträge überprüft und die notwendigen Informationen vervollständigt wurden, klicke auf „Ausgaben zur Genehmigung senden“.

Das Deckblatt wird anschließend in den konfigurierten Genehmigungsprozess geschickt.

Deckblatt aus dem Genehmigungsprozess entfernen

Wenn ein Deckblatt korrigiert werden muss, nachdem es zur Genehmigung gesendet wurde, kannst du es aus dem Genehmigungsprozess entfernen.

Klicke auf das Drei-Punkte-Menü (⋯) auf der rechten Seite des Deckblatts.
Wähle „Aus Genehmigung entfernen“ aus.

Lieferantencode

Wichtig: Wenn ein Benutzer seine erste Abrechnung erstellt, legt DPO automatisch einen Lieferanten für diesen Benutzer an. Dieser wird zunächst ohne Lieferantencode erstellt.

So fügst du den Lieferantencode hinzu:

Klicke auf das Stiftsymbol neben dem Lieferanten.

Gib den Lieferantencode ein.
Klicke auf „Speichern“.

Sobald der Lieferantencode gespeichert wurde, wird er automatisch für alle zukünftigen Abrechnungen desselben Benutzers verwendet.

Abrechnung herunterladen

Du kannst einen Sammeldruck (Batch Print) erstellen, um mehrere Abrechnungen gleichzeitig herunterzuladen – hier erfährst du mehr.

Alternativ kannst du auf das PDF-Symbol neben dem jeweiligen Abrechnung klicken, um diesen einzeln herunterzuladen.

Abrechnung stornieren

Wenn eine Abrechnung nicht mehr benötigt wird, kannst du sie direkt in der Ausgabenübersicht stornieren.

Suche das entsprechende Deckblatt.
Klicke auf das Stornierungssymbol (Void).

Bestätige, dass du das Deckblatt stornieren möchtest.

Das Deckblatt erhält anschließend den Status „Storniert“ (Void) und ist nicht mehr Teil des aktiven Genehmigungsprozesses für Ausgaben.

Hinweis: Durch das Stornieren wird das Deckblatt nicht dauerhaft aus DPO gelöscht. Es bleibt weiterhin mit dem Status „Storniert“ verfügbar.

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Aktualisiert am: 20/10/2026

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