Artikel über: Belege
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Abrechnungen prüfen und bearbeiten

Im Bereich Belege siehst du alle neuen Abrechnungen, die validiert, geprüft und zur Genehmigung gesendet werden müssen, sowie bereits bestehende Abrechnungen. Stelle sicher, dass dein Genehmigungs-Workflow eingerichtet ist – die Anleitung findest du hier.



Bearbeitung von Abrechnungen


Im Bereich Belege kannst du alle Abrechnungen einsehen, sowohl neue als auch bereits abgeschlossene. Jede Abrechnung lässt sich öffnen, um Details zu prüfen, Einträge zu bearbeiten und Belege vor der Finalisierung zu bestätigen.


Wichtig: Abrechnungen können nicht für andere Nutzer erstellt werden. Jeder Belegeingang gehört immer nur zum eigenen Nutzer, und die Abrechnung erfolgt im Namen des jeweiligen Profils.







Abrechnungen filtern und prüfen


Verwende den Filter auf der linken Seite, um:


  • Meine Abrechnungen
  • Alle Abrechnungen
  • Beleg-Prüfung
  • Ausgaben nach Abteilung

anzuzeigen.


  • Abrechnungen im Status „Beleg-Prüfung“ müssen bearbeitet und anschließend in den Genehmigungsworkflow gesendet werden.








Ablauf einer Abrechnung


Schritt 1: Teammitglieder erstellen ihre Abrechnung.

Schritt 2: Die Abrechnungen liegen zur Prüfung vor.

Schritt 3: Nach der Prüfung wird sie in den Genehmigungsworkflow gesendet.


Wichtig zur Berechtigung „Beleg-Prüfung“

Wenn Abrechnungen direkt in der Genehmigung erscheinen, liegt dies an der Berechtigung:


  • „Beleg-Prüfung“


Aktiviert

  • Benutzer können Abrechnungen direkt zur Genehmigung senden


Deaktiviert

  • Benutzer können Abrechnungen nur erstellen



Abrechnung bearbeiten


Es gibt zwei Bearbeitungsmethoden:


  • Prüfermodus - Tabellenkalkulationsähnliche Eingabe, ideal für Massenbearbeitung.
  • Bearbeitungsmodus - Schritt-für-Schritt-Eingabe zur detaillierten Überprüfung jeder einzelnen Ausgabe.



Option 1: Prüfermodus

Der Prüfermodus eignet sich ideal zur schnellen Bearbeitung vieler Positionen gleichzeitig.


  1. Öffne die Abrechnung
  2. Klicke oben auf: „Prüfermodus“






  1. Fülle alle erforderlichen Felder aus (z. B. Konto, KOST, KEXTRA, KSK).


Werte auf mehrere Zeilen kopieren


  1. Klicke auf eine ausgefüllte Zelle
  2. Ziehe das graue Quadrat unten rechts nach unten


Ähnlich wie in Excel wird der Wert automatisch kopiert.


Hinweis: Wenn kein Department im Deckblatt eingetragen ist, werden alle Nutzer in den Genehmigungsworkflow einbezogen, die alle Abrechnungen genehmigen müssen.








  1. Belege anzeigen und navigieren

Im Prüfermodus stehen zusätzliche Funktionen zur Verfügung:


  • Lupe zum Zoomen
  • Vorschau einzelner Belege
  • „Bildmodus schließen“ für reine Tabellenansicht








  1. Intelligente Funktionen nutzen (optional)
  • Tastenkombinationen: Öffne das Menü „Tastenkombinationen“ für eine schnellere Navigation.
  • Automatisches Speichern: Aktiviere „Automatisches Speichern“, um Fortschritte nicht zu verlieren.
  • Wenn automatisches Speichern deaktiviert ist: Änderungen müssen manuell über „Speichern“ gesichert werden.









Option 2: Bearbeitungsmodus


Im Bearbeitungsmodus können einzelne Positionen detailliert geprüft und bearbeitet werden.


  1. Auf dem Deckblatt von jedem Beleg stehen drei Optionen zur Verfügung:
  • Ablehnen – Positionen können abgelehnt werden und werden durchgestrichen angezeigt.
  • Prüfen/Korrigieren – Jede Position kann einzeln bearbeitet und bei Bedarf korrigiert werden.
  • Schnellansicht – Die zugehörigen Belege für die ausgewählte Position anzeigen.







  1. Der Beleg wird auf der linken Seite angezeigt, während sich die bearbeitbaren Felder auf der rechten Seite befinden.


Du kannst folgende Angaben korrigieren:


  • Positionen
  • Beschreibung
  • Kontofelder
  • Steuereinstellungen


  1. Optional können für jeden Beleg Anhänge oben hinzugefügt werden.







  1. Zusätzlich gibt es Funktionen, um Daten auf alle Positionen anzuwenden:


Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:


  • Steuern auf alle anwenden
  • Abteilungen auf alle anwenden
  • Gesamtmodus auf alle anwenden
  • Kostenkonto auf alle anwenden
  • Beschreibung auf alle anwenden
  • Alle Daten auf alle anwenden







Abrechnung zur Genehmigung senden


Sobald alle Änderungen abgeschlossen sind:


  1. Klicke auf: „Beleg-Abrechnung zur Genehmigung senden“


Optional kannst du über Anhänge oben in der Abrechnung jederzeit Anhänge hinzufügen.





Genehmigungsstatus


  • Auf der rechten Seite im Genehmigungs-Workflow kann die Abrechnung über das Drei-Punkte-Menü (⋯) aus der Genehmigung entfernt werden.
  • Über das X-Symbol oben rechts kann die Abrechnung als ungültig markiert werden.
  • Zusätzlich können Anhänge hinzugefügt werden. Falls der Genehmiger die entsprechende Berechtigung besitzt, kann außerdem ein Kommentar hinterlassen werden.


Sobald eine Abrechnung erstellt wurde, muss ein Lieferantencode hinzugefügt werden. Standardmäßig erstellt DPO den Lieferanten ohne Code. Bitte gehe zu Lieferanten und trage den fehlenden Code manuell ein.


Wenn der Lieferantencode einmal hinterlegt ist, wird er für alle zukünftigen Abrechnung mit diesem Lieferanten automatisch gespeichert.






Abrechnung herunterladen


Du kannst einen Batch Print erstellen, um mehrere Abrechnungen gleichzeitig herunterzuladen – mehr dazu hier.

Alternativ kannst du über das PDF-Symbol neben jeder Abrechnung diese einzeln herunterladen.






Abrechnung löschen


Eine Abrechnung kann nicht direkt gelöscht, sondern nur durch Annullieren (Stornieren) entfernt werden. Dafür ist es wichtig, dass sich die Abrechnung im Genehmigungsumlauf befindet (nicht aus diesem entfernen). Anschließend kann sie oben rechts über das X entfernt werden.









Fragen oder Hilfe benötigt?

Unser Kunden Support hilft dir jederzeit gerne bei Fragen oder bei der Einrichtung weiter.


Kontakt

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Telefon: +49 (0)30 55 572 5956

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Aktualisiert am: 29/05/2026

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