Artikel über: Belege
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Belege hochladen und Abrechnungen erstellen

Die Beleg-Funktion in Digital Purchase Order (DPO) ermöglicht es dir, Belege einfach zu erfassen, zu validieren, in einer Abrechnung zusammenzufassen und zur Genehmigung einzureichen – direkt über den Browser oder die mobile App.



Übersicht Belegeingang


Der Belegeingang ermöglicht es Ihnen, Top Sheets zu erstellen und alle eingereichten Belege an einem zentralen Ort einzusehen. Um auf Ihre persönliche Inbox zuzugreifen, navigieren Sie zu Belege → Belegeingang.


Auf der rechten Seite finden Sie folgende Optionen:


  • Belege hochladen – Klicke auf Belege hochladen, um zu beginnen.
  • Belege erfassen – Alle hochgeladenen Belege, die noch geprüft und gespeichert werden müssen.
  • Deckblatt erstellen – Alle gespeicherten Belege, die bereit sind, einem Deckblatt hinzugefügt zu werden.
  • Meine Beleg-Liste – Ihr Archiv mit allen Belegen, die bereits einer Abrechnung hinzugefügt oder abgelehnt wurden. Diese Belege können mit einem Klick erneut zu einem Deckblatt hinzugefügt werden.


Wichtig: Abrechnung können nicht für andere Nutzer erstellt werden. Jeder Belegeingang gehört immer nur zum eigenen Nutzer, und die Abrechnung erfolgt im Namen des jeweiligen Profils.






Schritte zum Erstellen einer Abrechnung


Um eine Abrechnung zu erstellen und zur Genehmigung einzureichen, folge bitte den untenstehenden Schritten:


Schritt 1: Belege über den Browser oder die mobile App hochladen.

Schritt 2: Belege prüfen und speichern.

Schritt 3: Deckblatt erstellen und zur Genehmigung einreichen.


Schritt 1: So lädst du Belege hoch


  1. Melde dich unter www.digitalpurchaseorder.com an, wähle das richtige DPO Book aus und navigiere zum Belegeingang.
  2. Dort kannst du Belege direkt im Browser hochladen oder alternativ die DPO Mobile App nutzen, um Belege unterwegs zu fotografieren und hochzuladen.


Wenn das System die Meldung „DIE DATEI WURDE BEREITS HOCHGELADEN“ anzeigt, benenne das Dokument vor dem erneuten Hochladen um.






Belege in der App hochladen


  1. Öffne die DPO Mobile App und tippe auf das „+“-Symbol
  2. Erfasse den Beleg, indem du ein Foto aufnimmst, oder lade eine bereits vorhandene Datei von deinem Smartphone hoch


Du kannst Belege nur für dein eigenes Benutzerkonto hochladen. Ein Upload für andere Nutzer ist nicht möglich.


Einseitige Belege:

Fotografiere alle Belege und tippe anschließend auf „Belege erfassen“. Jeder Beleg wird dabei als separates, einseitiges Dokument hochgeladen.







Zusammengeführte Belege:

Fotografiere alle Seiten nacheinander und tippe anschließend auf „Belege zusammenführen“. Die App fasst die Seiten zu einem mehrseitigen Beleg zusammen.








Bearbeiten von Belegen: Was vor dem Start zu prüfen ist

Wenn ein Benutzer eine Abrechnung mit oder ohne Ausfüllen der Kontenfelder erstellen soll, aktiviere die entsprechende Berechtigung in den Benutzereinstellungen.


Diese Berechtigung kann nur von einem Administrator im Benutzerprofil gesetzt werden.







Schritt 2: Belege bearbeiten


  1. Öffne: Belegeingang → Belege erfassen
  2. Wähle den hochgeladenen Beleg aus


Dies muss erledigt werden, um die Belege auf ein Deckblatt zu packen.








  1. Pflichtfelder prüfen: Das Dokument wird links angezeigt, die bearbeitbaren Felder befinden sich rechts.
  2. Eine rote Meldung wie: „Fehlende X Felder“ zeigt an, wie viele Pflichtfelder noch fehlen.
  3. Fülle alle erforderlichen Felder aus, z. B.:
  • Firmenname
  • Bruttobetrag
  • Beschreibung
  • Abteilung
  • Kontocode (falls erforderlich)


  1. Enthält der Beleg mehrere Steuersätze, klicke auf "Artikel hinzufügen", um zusätzliche Positionen zu erstellen und jedem Posten den korrekten Steuersatz zuzuweisen.







Sschritt 3: Deckblatt erstellen


  1. Gehe zu Deckblatt erstellen.
  2. Wähle die gespeicherten Belege aus, die aufgenommen werden sollen.
  3. Überprüfe und bearbeite die Belegdaten bei Bedarf.
  4. Optional: Gib deine Position ein und prüfe die Zusammenfassung.
  5. Klicke auf Deckblatt erstellen, um das PDF zu generieren und zur Genehmigung zu versenden.


Die fertige Abrechnung steht anschließend in der Beleg-Übersicht zum Download bereit.






Belege verwalten


  • Klicke im Belegeingang auf „Meine Belege“, um deine Uploads zu verwalten
  • Nutze die Suchfunktion oder den Status-Filter, um bestimmte Belege zu finden
  • Abgelehnte Belege erscheinen ebenfalls hier. Du kannst sie entweder löschen oder nach einer Korrektur erneut einreichen







So siehst du deine eingereichten Beträge


  1. Wähle links den Filter „Meine Abrechnungen“.
  2. Auf der rechten Seite siehst du die von dir eingereichten Brutto- und Nettobeträge.
  3. Optional kannst du:
  • einzelne Abrechnungen über das PDF-Symbol herunterladen
  • alle Abrechnungen gesammelt über das Sammeldruck-Symbol exportieren






Fragen oder Hilfe benötigt?

Unser Kunden Support hilft dir jederzeit gerne bei Fragen oder bei der Einrichtung weiter.


Kontakt

E-Mail: support.ap@digitalpurchaseorder.com

Telefon: +49 (0)30 55 572 5956

Support Int'l: +44 20 331 88 338


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Wir freuen uns, von dir zu hören.

Aktualisiert am: 29/05/2026

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