Artikel über: Belege
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Belegeingang

Die Beleg-Funktion in Digital Purchase Order (DPO) ermöglicht es dir, Belege einfach zu erfassen, zu validieren, in einem Top Sheet zu erstellen und zur Genehmigung einzureichen, direkt über deinen Browser oder dein mobiles Gerät.



Übersicht Belegeingang


Der Belegeingang ermöglicht es Ihnen, Top Sheets zu erstellen und alle eingereichten Belege an einem zentralen Ort einzusehen. Um auf Ihre persönliche Inbox zuzugreifen, navigieren Sie zu Belege → Belegeingang.


Auf der rechten Seite finden Sie folgende Optionen:


  • Belege hochladen – Klicken Sie auf Belege hochladen, um zu beginnen.
  • Belege erfassen – Alle hochgeladenen Belege, die noch geprüft und gespeichert werden müssen.
  • Top Sheet erstellen – Alle gespeicherten Belege, die bereit sind, einem Top Sheet hinzugefügt zu werden.
  • Meine Beleg-Liste – Ihr Archiv mit allen Belegen, die bereits einem Top Sheet hinzugefügt oder abgelehnt wurden. Diese Belege können mit einem Klick erneut zu einem Top Sheet hinzugefügt werden.


Wichtig: Abrechnung können nicht für andere Nutzer erstellt werden. Jeder Belegeingang gehört immer nur zum eigenen Nutzer, und die Abrechnung erfolgt im Namen des jeweiligen Profils.





Schritte zum Erstellen eines Top Sheets


Um ein Top Sheet zu erstellen und zur Genehmigung einzureichen, folgen Sie bitte den untenstehenden Schritten:


Schritt 1: Belege über den Browser oder die mobile App hochladen.

Schritt 2: Belege prüfen und validieren.

Schritt 3: Top Sheet erstellen und zur Genehmigung einreichen.


Schritt 1: So lädst du Belege hoch


  1. Melde dich unter www.digitalpurchaseorder.com an, wähle das richtige DPO Book aus und navigiere zum Belegeingang.
  2. Dort kannst du Belege direkt im Browser hochladen oder alternativ die DPO Mobile App nutzen, um Belege unterwegs zu fotografieren und hochzuladen.


Wenn das System die Meldung „DIE DATEI WURDE BEREITS HOCHGELADEN“ anzeigt, benenne das Dokument vor dem erneuten Hochladen um.





Belege in der App hochladen


  1. Öffne die DPO Mobile App und tippe auf das „+“-Symbol
  2. Erfasse den Beleg, indem du ein Foto aufnimmst, oder lade eine bereits vorhandene Datei von deinem Smartphone hoch


Du kannst Belege nur für dein eigenes Benutzerkonto hochladen. Ein Upload für andere Nutzer ist nicht möglich.


Einseitige Belege:

Fotografiere alle Belege und tippe anschließend auf „Upload receipts“. Jeder Beleg wird dabei als separates, einseitiges Dokument hochgeladen.







Zusammengeführte Belege:

Fotografiere alle Seiten nacheinander und tippe anschließend auf „Merge“. Die App fasst die Seiten zu einem mehrseitigen Beleg zusammen.








Bearbeiten von Belegen: Was vor dem Start zu prüfen ist

Wenn ein Benutzer ein Top Sheet mit oder ohne Ausfüllen der Kontenfelder erstellen soll, aktiviere die entsprechende Berechtigung in den Benutzereinstellungen.


Diese Berechtigung kann nur von einem Administrator im Benutzerprofil gesetzt werden.






Schritt 2: Belege bearbeiten


  1. Gehe im oberen Menü zu Belegeingang und klicke auf "Belege erfassen", um deine hochgeladenen Belege anzuzeigen.
  2. Wähle das Dokument aus der Liste aus, das du prüfen möchtest, und klicke auf "Zu prüfen", um die Belege zur Prüfung und Bearbeitung zu öffnen.


Dies muss erledigt werden, um sie in ein Top Sheet zu erstellen.







  1. Das Dokument wird auf der linken Seite geöffnet, während die bearbeitbaren Felder auf der rechten Seite angezeigt werden. Unten weist eine rote Warnmeldung wie „Fehlende X Felder“ darauf hin, wie viele Pflichtfelder noch nicht ausgefüllt sind. Fülle alle erforderlichen Felder aus, einschließlich:
  • Firmenname
  • Bruttobetrag
  • Beschreibung
  • Abteilung und Kontocode (falls zutreffend).


  1. Enthält der Beleg mehrere Steuersätze, klicke auf "Artikel hinzufügen", um zusätzliche Positionen zu erstellen und jedem Posten den korrekten Steuersatz zuzuweisen.







Sschritt 3: Top Sheets erstellen


  1. Gehe zu Top Sheet erstellen.
  2. Wähle die validierten Belege aus, die aufgenommen werden sollen.
  3. Überprüfe und bearbeite die Belegdaten bei Bedarf.
  4. Gib deine Position bzw. deinen Titel ein und prüfe die Zusammenfassung.
  5. Klicke auf Top Sheet erstellen, um das PDF zu generieren und zur Genehmigung zu versenden.


Das Top Sheet steht anschließend in der Beleg-Übersicht zum Download bereit.






Belege verwalten


  • Klicke im Belegeingang auf „Meine Beleg-Liste“, um deine Uploads zu verwalten
  • Nutze die Suchfunktion oder den Status-Filter, um bestimmte Belege zu finden
  • Abgelehnte Belege erscheinen ebenfalls hier. Du kannst sie entweder löschen oder nach einer Korrektur erneut einreichen






Fragen?

Unser Support-Team hilft dir gerne weiter:

Email: support@digitalpurchaseorder.com

Support Int'l: +44 20 331 88 338

Berlin Office: +49 30 555 72 5951

Oder vereinbare ein kostenloses Demo – wir freuen uns, von dir zu hören.

Aktualisiert am: 13/01/2026

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