Genehmigungen und P.O.-Verknüpfungen verwalten

Eine Rechnung aus dem Genehmigungsprozess zu nehmen, bietet Flexibilität, wenn sie erneut bearbeitet werden muss. Das ist besonders hilfreich, wenn sich nachträglich Beträge ändern, weitere Anpassungen nötig sind oder die Rechnung gelöscht werden soll. So wird verhindert, dass eine bereits genehmigte Rechnung im System bleibt, obwohl sie inhaltlich fehlerhaft ist und eigentlich neu erfasst werden müsste.

Rechnung zur Genehmigung senden (automatischer Ablauf)

Wenn der Genehmigungsablauf für Rechnungen in den Navigationseinstellungen unter „Rechnungen“ vorkonfiguriert wurde, können Rechnungen automatisch an die Genehmigungskette weitergeleitet werden, sobald sie vollständig bearbeitet sind.

So funktioniert es

Sobald die Rechnung vollständig validiert ist, wird sie automatisch an die Genehmigungskette weitergeleitet (sofern konfiguriert).
Wenn P.O.s verwendet werden, führt das Verknüpfen einer Rechnung mit einem P.O. ebenfalls automatisch zur Einleitung des Genehmigungsprozesses
Kein manueller Schritt ist erforderlich, wenn die Automatisierung eingerichtet ist

Hilfe beim Einrichten? Hier findest du die Anleitung zum Genehmigungsworkflow

Die Account-Felder können jederzeit angepasst werden, unabhängig vom Genehmigungsstatus, damit bleibt die Rechnung stets korrekt und kann auch kurzfristig an veränderte Anforderungen angepasst werden, hier kannst du lesen, wie du die Felder bearbeitest.

Rechnung aus dem Genehmigungsprozess entfernen

Öffne die gewünschte Rechnung, indem du zu Rechnungen navigierst und die entsprechende Rechnung auswählst. Klicke oben rechts auf ⋯ Weitere Aktionen und wähle „Aus Genehmigung entfernen“. Dadurch wird die Rechnung aus dem aktuellen Genehmigungsworkflow entfernt und kann später erneut eingereicht werden.

Wechsle anschließend über das Bearbeitungsmodus-Symbol oben rechts in den Bearbeitungsbereich. Nachdem du alle erforderlichen Anpassungen vorgenommen hast, klicke auf „Rechnung zur Genehmigung senden“, um die Rechnung erneut in den Workflow zu senden.

Um auch den Betrag anzupassen, muss die P.O.-Verknüpfung aufgehoben (unlink) werden.

Zwei Möglichkeiten, eine P.O. von einer Rechnung zu trennen/entfernen

Wichtig: Die Rechnung muss zuerst aus dem Genehmigungsprozess entfernt werden.

Option 1 → P.O. direkt im Rechnungstracking-Sheet trennen

Öffne im P.O.-Seitenpanel den Abschnitt, wo die Verknüpfung angezeigt wird

Klicke erneut auf das Link-Symbol neben der P.O.
Bestätige als nächstes die Frage „Sind Sie sicher, dass Sie die Verknüpfung aufheben wollen?“

Diese Methode über die Vorschau-Seitenleiste vermeidet das Verlassen der Rechnung und ist besonders nützlich für schnelle Korrekturen.

Option 2 → P.O. im „Matching“-Bildschirm trennen, wichtig für Rechnungen, die keiner P.O. zugeordnet sind

Eine P.O. im Matching-Bildschirm zu trennen ist wichtig für Rechnungen, die keiner P.O. zugeordnet sind. Gehe dazu zum Tab „Verknüpfungen zu P.O.s“ und setze den Filter „Rechnungsstatus → Ist → Vollständig verknüpft“, um die entsprechende Rechnung zu finden.

Suche die Rechnung in der gefilterten Liste und klicke sie wie bei einer normalen Verknüpfung an. Bestätige anschließend die Aufhebung der Verknüpfung. Sobald die Verknüpfung getrennt ist, ist die Rechnung nicht mehr mit der P.O. verbunden und kann ab diesem Zeitpunkt bearbeitet, erneut verknüpft oder gelöscht werden.

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Aktualisiert am: 12/01/2026

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