Artikel über: Rechnungen
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Rechnungen

Mit der Rechnungsfreigabe-Funktion in DPO stellst du sicher, dass alle Rechnungen vor der Verarbeitung intern geprüft und genehmigt werden. Es können verschiedene Genehmigungsstufen und Regeln flexibel definiert werden. Im Bereich Rechnungen kannst du den Freigabe-Workflow für Rechnungen nach Bedarf erstellen und bearbeiten.


Genehmigungsstufen werden im Admin-Bereich separat festgelegt für:


Bevor du startest


Die Rechnungsgenehmigung in DPO ermöglicht es, Rechnungen strukturiert, transparent und gemäß den internen Freigaberichtlinien zu bearbeiten. Bevor die Genehmigungskette genutzt werden kann, müssen im Adminbereich einige Grundeinstellungen vorgenommen werden. Dazu gehört festzulegen, ob Rechnungen automatisch in den Workflow starten oder manuell eingereicht werden sollen, sowie weitere Optionen für deinen Prozess zu aktivieren.

Anschließend definierst du, wer Rechnungen auf welcher Ebene genehmigen darf, indem du mehrere Genehmigungsstufen anlegst – zum Beispiel basierend auf Abteilungen oder Betragsgrenzen – und jeder Stufe die entsprechenden zeichnungsberechtigten Personen zuweist. Optional kannst du festlegen, dass eine Genehmigung pro Abteilung erforderlich ist, damit ausschließlich die zuständigen Personen aus dem jeweiligen Bereich freigeben können.


Grundeinstellungen für den Workflow


Schritt 1: Rechnungsgenehmigung aktivieren (Pflicht)

Navigiere zu Verwaltung → Rechnungen und aktiviere folgende Option:

Rechnungsgenehmigung aktivieren → Ermöglicht das Starten einer Genehmigungskette für Rechnungen.


Schritt 2: Manuell einreichen oder Automatisch

Du kannst festlegen, wie Rechnungen in die Genehmigungskette gelangen:


  • Manuell: Du entscheidest selbst, wann du eine Rechnung zur Genehmigung einreichst, indem du auf "Sende Rechnung in die Genehmigung" klickst.


  • Automatisch: Sobald eine Rechnung vollständig mit einer P.O. verknüpft ist, wird sie automatisch zur Genehmigung eingereicht.

→ Diese Einstellung kann über die Option „vollständig verknüpfte Rechnungen automatisch zur Genehmigung einreichen“ gesteuert werden.





Schritt 3: Direkte-Genehmigung aktivieren (optional)


Falls gewünscht, kannst du die Option Direktgenehmigung aktivieren. Damit können berechtigte Personen Rechnungen mit nur einem Klick über den Daumen-hoch- oder Daumen-runter-Button genehmigen oder ablehnen –ohne die Rechnung öffnen zu müssen.


Setze dazu ein Häkchen bei:

  • Direkt-Genehmigung erlauben
  • Direkt-Ablehnung erlauben




So richtest du eine Genehmigungskette ein


  1. Öffne deine Verwaltung → Rechnungen
  2. Wähle die Anzahl der benötigten Genehmigungsstufen (z. B. 1, 2 oder 3)
  3. Klicke auf "+ Genehmigungsstufe hinzufügen", um weitere Genehmigungsstufen hinzuzufügen





  1. Ordne die Genehmigungsstufen mit den Auf- und Ab-Pfeilen neu an, um die gewünschte Reihenfolge festzulegen
  2. Klicke auf das Personen-Symbol, um die zugewiesenen Genehmiger anzuzeigen und zu sehen, welche Benutzer im Freigabe-Workflow enthalten sind





Tipp: Genehmigungsstufen können auch im Benutzerprofil zugewiesen werden, grundlegende Einstellungen wie Abteilungs- oder Betragsregeln sind jedoch nur direkt in der Genehmigungsstufe möglich.


  1. Suche im Feld „Neuen Genehmiger hinzufügen“ auf der rechten Seite nach dem Namen des Benutzers
  2. Klicke auf das Plus-Symbol (+), um den Benutzer zur Genehmigungsstufe hinzuzufügen
  3. Sind mehreren Benutzern derselben Genehmigungsstufe und Abteilung zugeordnet, wird die Freigabe vom zuerst verfügbaren Benutzer durchgeführt





  1. Du kannst mehreren Genehmigern derselben Genehmigungsstufe zuweisen
  2. Aktiviere "Separate Genehmigung für jede Abteilung", wenn der Benutzer nur Abrechnungen aus seiner zugewiesenen Abteilung freigeben soll


Wenn das Personen-Symbol rot blinkt, bedeutet dies, dass das Kontrollkästchen aktiviert ist, der Benutzer in der Genehmigungsstufe jedoch keiner Abteilung zugeordnet ist.





  1. Lege für jede Genehmigungsstufe über das Dropdown-Menü die Bedingungen fest, z. B.
  • gilt für alle Rechnungen
  • Greift bei einem Nettobetrag größer/gleich [Betrag]
  • Greift bei einem Nettobetrag kleiner [Betrag]


  1. Stelle sicher, dass jeder Genehmigungsstufe mindestens ein Benutzer zugewiesen ist
  2. Sobald alle Stufen konfiguriert sind, wird der automatisierte Genehmigungs-Workflow aktiviert
  3. Speichere deine Änderungen






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Aktualisiert am: 12/01/2026

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