Rechnung mit P.O. verknüpfen

In der Verknüpfung zu P.O. können Rechnungspositionen mit Positionen aus P.O.s zu verknüpfen. Dies stellt finanzielle Genauigkeit sicher und ermöglicht es, Ausgaben gegen genehmigte Budgets nachzuverfolgen.

Schritte: Rechnung mit einer P.O. verknüpfen und in Genehmigung senden

Schritt 1 → Rechnungseingang – Validieren der Rechnung im Eingang.

Schritt 2 → Rechnung - Die validierte Rechnung erscheint nun im Bereich Rechnungen.

Schritt 3 → Verknüpfung – Verknüpfe die Rechnung mit einer P.O. oder wähle „ohne P.O.“.

Schritt 4 → Genehmigung – Nach der Verknüpfung wechselt die Rechnung automatisch in den Genehmigungsprozess mit entsprechendem Status.

Wissenswertes

• Mehrere Rechnungspositionen können mit einer P.O. verknüpft werden – hilfreich bei Teillieferungen
• Vor dem Bestätigen der Verknüpfung sollten Nettobetrag und Kontencodierung sorgfältig geprüft werden
• Vorschläge des Systems sind editierbar, sie können jederzeit überschrieben werden
• P.O.s können jederzeit wieder entlinkt werden – siehe Anleitung zum Entfernen der Verknüpfung

KI-gestütztes Matching von Rechnungspositionen

Das System verwendet KI, um die besten Übereinstimmungen basierend auf folgenden Kriterien vorzuschlagen:

• Lieferant
• Nettobetrag
• Beschreibung
• P.O.-Nummer (sofern bereits bei der Rechnungsprüfung angegeben)

Eine Rechnung mit einer P.O. verknüpfen

1. Gehe zu Rechnungen → Verknüpfung zu P.O.s und wähle die gewünschte Rechnung aus.
2. Starte die Verknüpfung über das Link-Symbol; passende P.O.-Vorschläge erscheinen rechts.
3. Wähle die entsprechende P.O. aus, bestätige die Verknüpfung und verknüpfe optional weitere Positionen.

4. Im Verknüpfungsfenster (Step 2/2) kannst du:

• Positionsname anpassen
• Abteilung zuweisen oder bestätigen
• Kontenplan (Chart of Accounts) prüfen oder aktualisieren
• Verknüpfung finalisieren

5. Klicke auf „Rechnung mit Artikel verknüpfen“ oder auf „Rechnungen verknüpfen und P.O. Artikel schließen“, wenn die Rechnung die P.O.-Position vollständig abdeckt und abschließt

6. Der letzte Schritt besteht darin, die Rechnung in den Genehmigungsprozess zu senden. Abhängig von deinen Einstellungen erfolgt dies auf eine von zwei Arten:

• Bei automatischem Genehmigungsprozess werden vollständig verknüpfte Rechnungen automatisch in die Genehmigungskette überführt. Es ist keine weitere Aktion erforderlich.
• Bei manuellem Genehmigungsprozess muss jede Rechnung einzeln gesendet werden. Nutze dazu die Filteransicht, um nur vollständig verknüpfte Rechnungen anzuzeigen, öffne die gewünschte Rechnung und klicke auf „Zur Genehmigung senden“.

Nach dem Versand tritt die Rechnung in den Genehmigungs-Workflow ein und durchläuft die definierte Genehmigungskette.

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Aktualisiert am: 12/01/2026