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Freigaben in DPO

In diesem Artikel wird erklärt, wie du die Genehmigungsliste in DPO verwendest. Du erfährst, wie du Rechnungen, Belege und P.O. anzeigen, verwalten und genehmigen kannst, die auf deine Überprüfung warten. Außerdem wird beschrieben, wie du den Genehmigungsstatus nachverfolgen, Detailinformationen abrufen und notwendige Aktionen direkt aus der Liste heraus durchführen kannst.

Übersicht der Genehmigungsliste

Die Genehmigungsliste bietet dir eine zentrale Übersicht über alle Elemente, die auf deine Freigabe warten.

Auf der linken Seite findest du drei Tabs:

P.O.s
Rechnungen
Belege (Abrechnungen)

Sobald alle Freigaben abgeschlossen sind, ist die Liste leer.

Zusätzlich kannst du:

die Suchleiste verwenden, um bestimmte Elemente zu finden
Filter anwenden (z. B. nach Datum)
die Batch-Druckfunktion für eine effizientere Bearbeitung nutzen

P.O.s genehmigen

Öffne die Genehmigungsliste
Wähle den Tab P.O.-Genehmigungen

Hier werden nur die P.O.s angezeigt, bei denen du als nächster Genehmiger vorgesehen bist.

P.O. prüfen und genehmigen

Beim Öffnen einer P.O. findest du folgende Informationen:

Links → Genehmigungskette mit bisherigen und nächsten Genehmigern
Oben rechts → Antragsteller (Name anklickbar für direkte E-Mail)
Oben links → Lieferanteninformationen

Falls erforderlich:

Kontocodes für die Positionen ergänzen

Verfügbare Aktionen

P.O. genehmigen
P.O. ablehnen
An vorherigen Genehmiger zurücksenden (falls aktiviert)

Beim Zurücksenden sollte immer ein Kommentar hinzugefügt werden.

Schnellfreigabe für Rechnungen & Top Sheets

Mit der Schnellfreigabe kannst du Elemente direkt aus der Liste genehmigen oder ablehnen:

Genehmigen
Ablehnen

Diese Funktion kann inn den Einstellungen für Rechnungen und Belege aktiviert werden.

Rechnungen genehmigen

Öffne den Tab Rechnungen
Prüfe die wartenden Rechnungen

Ist die Schnellfreigabe aktiviert, kannst du direkt aus der Liste genehmigen oder ablehnen.

Filtern und Suchen

Verfügbare Filter:

Entspricht P.O. – zeigt Rechnungen, die mit einer P.O. verknüpft sind
Über P.O. / Unter P.O. – zeigt Rechnungen, die über oder unter der P.O. liegen
Datumsfilter – schränkt die Ergebnisse nach Rechnungsdatum ein
Suchleiste – suche nach Rechnungen anhand des Lieferantennamens oder anderer Details