Nutzerrollen

Im Menü „Benutzerrollen“ legst du fest, welche Berechtigungen bestimmte Benutzergruppen in DPO erhalten. Dies ist besonders hilfreich, um den Adminbereich sinnvoll zu strukturieren, Benutzerrechte anzupassen und einen effizienteren Workflow im Team zu ermöglichen.

Vor dem Start

In DPO gibt es zwei vordefinierte Standardrollen:

Admin → Hat vollen Zugriff auf alle Einstellungen und Funktionen.

Benutzer → Hat eingeschränkten Zugriff, je nach zugewiesenen Rechten (z. B. Sichtbarkeit, Genehmigungsstufen)

Wie man eine Benutzerrolle erstellt

1. Gehe zu Verwaltung → Benutzerrollen, klicke auf „+ Benutzerrolle hinzufügen“ und vergib anschließend einen Namen für die neue Benutzerrolle

2. Öffne den Tab „Berechtigungen“ und lege fest, auf welche Bereiche diese Rolle Zugriff haben soll. Mögliche Berechtigungsbereiche sind zum Beispiel Rechnungen, Belege, P.O.s, Allgemeine Verwaltung, Export, Approval Levels und viele weitere.

3. Weise bei Bedarf Benutzer dieser Rolle zu und klicke anschließend auf „Hinzufügen“, um die Einrichtung der Benutzerrolle abzuschließen

Rollen bearbeiten

• Um bestehende Rollen zu ändern, klicke einfach rechts neben der jeweiligen Rolle auf das Stift-Symbol
• Hier kannst du jederzeit Namen, Berechtigungen oder zugewiesene Mitglieder anpassen
• Die Rolle kann jederzeit über das Papierkorb-Symbol gelöscht werden

Gängige Benutzerrollen und ihre Anwendungsfälle

Export-Rolle

Diese Rolle kann für Abteilungen, Lieferanten oder andere Gruppen erstellt werden, die Daten aus DPO exportieren müssen, um die aktuellen Kosten in Excel auszuwerten. Für den Export benötigen sie Zugriff auf den Adminbereich. Um sicherzustellen, dass sie ausschließlich Zugriff auf den Tab „Export“ haben, folge den untenstehenden Schritten zur Einrichtung dieser benutzerdefinierten Rolle.

1. Gib der neuen Rolle einen Namen, zum Beispiel „Export“.

2. Setze Administrator auf Ja und weise unter Export CSV die passende Berechtigung zu:

• Lesen & Schreiben – erlaubt dem Benutzer, Exporte zu erstellen und herunterzuladen.
• Nur Lesen – erlaubt dem Benutzer, Exporte herunterzuladen, aber nicht zu erstellen.

3. Weise dieser Rolle die Benutzer zu, von denen du bereits weißt, dass sie Zugriff auf die Exportfunktion benötigen, und klicke anschließend auf „Hinzufügen“, um die Einrichtung abzuschließen.

Ergebnis: Dies ist die Ansicht des Adminbereichs für einen Benutzer, der die Berechtigung Administrator hat, jedoch auf reinen Exportzugriff beschränkt ist.

Verknüpfte P.O. während der Genehmigung einsehen

Ist die Berechtigung „Rechnungen verwalten“ nicht aktiv, können Genehmiger die mit der Rechnung verknüpfte P.O. nicht einsehen. Für diesen Zweck kann die Rolle „AP – Match“ vergeben werden, die den Zugriff auf die verknüpfte P.O. ermöglicht, ohne vollen Zugriff auf die Rechnungsverwaltung zu gewähren.

1. Gib der neuen Rolle einen Namen, zum Beispiel „AP – Match“.
2. Aktiviere im Bereich Rechnungen der Benutzerrolle die Berechtigung „Rechnungsverknüpfung“ auf „Lesen“ und weise diese Rolle den Benutzern zu, die P.O.-Informationen in Rechnungen einsehen sollen.

Ergebnis: Im Rechnungsfenster kann der Genehmiger nun die P.O.-Informationen einsehen.

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Aktualisiert am: 12/01/2026