Artikel über: Benutzer

Nutzer

Der Nutzer-Bereich ist einer der wichtigsten Bereiche im System. Hier kannst du Sichtbarkeitsrechte verwalten, neue Benutzer hinzufügen und weitere Einstellungen zu Zugriff und Rollen konfigurieren. Dieser Bereich ist entscheidend, um zu steuern, wer P.O.s, Rechnungen und Belege innerhalb deiner Organisation ansehen, bearbeiten oder genehmigen darf.


Einen neuen Benutzer einladen


Schritt 1: Benutzer einladen

Zu Verwaltung → Benutzer navigieren und oben auf die Schaltfläche „+ NEUE NUTZER EINLADEN“ klicken.






Schritt 2: Benutzerdaten unter „Allgemeine Einstellungen“ einrichten


Im folgenden Fenster können alle erforderlichen Benutzerdaten eingegeben werden, darunter E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname, Firma (optional), Telefonnummer (optional) und Position (optional).

Zudem kann die Sichtbarkeit des Benutzers für P.O.s, Rechnungen und Belege festgelegt werden.





Schritt 3: Abteilungen zuweisen und konfigurieren

Unter Abteilungen kann festgelegt werden, welche Benutzer welche Bereiche einsehen und freigeben dürfen – individuell pro Department.


Drei Optionen stehen zur Verfügung:

  • Häkchen: sehen & freigeben
  • Auge: nur sehen
  • Auge durchgestrichen: weder sehen noch freigeben


Die allgemeine Sichtbarkeit ist die Standard-Einstellung, kann aber hier pro Abteilung angepasst werden.


Wenn ein Benutzer die Berechtigung hat, alles zu sehen, hat diese Einstellung Vorrang. In diesem Fall wird das „Auge“-Symbol nicht aktiviert, da die übergeordnete Berechtigung stärker ist.





Schritt 4: Genehmigungsstufe festlegen


Wenn die Genehmigungsstufe bereits feststeht, kann sie im Benutzerprofil direkt unter P.O.s, Rechnungen oder Belegen eingerichtet werden, um eine bessere Übersicht zu gewährleisten.

→ Gegebenenfalls können Bypass-Optionen („Genehmigungsstufen umgehen“) ergänzt werden.





Schritt 5: Benutzerrollen


Hier kann die Rolle des Benutzers festgelegt werden (z. B. Admin, Benutzer oder eine selbst erstellte benutzerdefinierte Rolle — mehr dazu hier).


  • Administrator → Hat Zugriff auf den gesamten Administrationsbereich.
  • Benutzer → Hat keinen Zugriff auf administrative Einstellungen.






Schritt 6: Berechtigungen

Es wird festgelegt, welche Aktionen ein Benutzer im System ausführen darf.

Von der Verwaltung von Rechnungen und Belegen bis hin zur Bearbeitung von Konten wird so sichergestellt, dass jede Rolle über die passenden Zugriffsrechte verfügt.


  • Nimmt Kontierung vor → Darf Kostenkonto auszufüllen.
  • Darf Kostenkonto verändern → Ermöglicht das Bearbeiten von Kostenfeldern jederzeit.
  • Darf Rechnungen verwalten → Muss aktiviert sein, damit der Tab Rechnungseingang angezeigt wird.
  • Darf Anhänge hinzufügen → Erlaubt das Hinzufügen von Anhängen in P.O.s jederzeit.
  • Kann alle Budget Werte einsehen → Erlaubt das Anzeigen aller Budgets jederzeit.
  • Budgets ändern → Erlaubt das Bearbeiten von Budgets jederzeit.
  • P.O.s markieren → Erlaubt das Setzen von selbst erstellten, eigenen Flags.
  • Beleg-Prüfung → Ermöglicht es, Top Sheets direkt zur Genehmigung zu senden und sie jederzeit zu bearbeiten.
  • Darf P.O.s annullieren → Kann POs Annullieren.
  • Darf P.O.s verändern → Erlaubt das Verändern von P.O.s.
  • Darf als 'special' markieren → Erlaubt das Markieren einer P.O. als special.
  • Kann Lieferung hinzufügen → Ermöglicht das Hinzufügen von Lieferungen.
  • Kann Lieferung bearbeiten → Erlaubt das vollständige Bearbeiten von Lieferungen.
  • Darf P.O.s schließen → Erlaubt das Schließen von P.O.s jederzeit.
  • Darf P.O. zurücksenden → Erlaubt es, einen PO an die vorherige Person in der Genehmigungskette zurückzusenden.
  • Belege aus Genehmigung entfernen → Erlaubt es, Belege aus dem Genehmigungsprozess zu nehmen.
  • Nach Zeichnungsberechtigtem filtern→ Ermöglicht das Filtern von Einträgen nach Zeichnungsberechtigtem.





Schritt 7: Kommentareinstellungen

Es wird festgelegt, ob Benutzer alle Kommentare, nur ihre eigenen oder keine Kommentare schreiben bzw. bearbeiten dürfen.


Schritt 8: Einladung senden

Auf „Einladen“ klicken, um die Benutzereinladung zu versenden.




Einladungs-E-Mail


  1. Nachdem ein Benutzer eingeladen wurde, erhält er eine Einladungs-E-Mail mit einem Link zur Erstellung seines Kontos. Die Registrierung kann über die in der E-Mail enthaltenen Anweisungen abgeschlossen werden.
  2. Wenn die E-Mail nicht auffindbar ist, sollte zunächst der Spam-Ordner überprüft werden. Sollte sie weiterhin nicht eingehen, ist der Administrator zu kontaktieren, um die in DPO hinterlegte E-Mail-Adresse zu bestätigen.
  3. Falls der erste Link in der E-Mail nicht funktioniert, kann der zweite in der Nachricht enthaltene Link verwendet werden.





Benutzer bearbeiten


  1. Um die Details oder Berechtigungen eines bereits angelegten Benutzers zu ändern, das Stift-Symbol neben dem entsprechenden Namen auswählen. Dort können sämtliche Einstellungen angepasst werden.
  2. Um einen Benutzer zu entfernen, das Papierkorb-Symbol verwenden.


Hinweis: Benutzer, die einer Genehmigungsstufe zugewiesen sind, können nicht gelöscht werden.





Fragen?

Unser Support-Team hilft dir gerne weiter:

Email: support@digitalpurchaseorder.com

Support Int'l: +44 20 331 88 338

Berlin Office: +49 30 555 72 5951

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Aktualisiert am: 12/01/2026

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