P.O. Einstellungen

Überblick über die verfügbaren P.O.-Einstellungen und deren Konfigurationsmöglichkeiten, von Nummerierung und Genehmigungen bis hin zu Budgets, Rechnungen und Workflow-Anpassungen.

Purchase Order Einstellungen

Definiere Nummerierungsregeln, Präfixe sowie die Struktur und Darstellung deiner P.O.s.

1. Lege die Mindestanzahl an Stellen für deine P.O.-Nummern fest
2. Definiere die Startnummer der Sequenz
3. Füge optional ein allgemeines Präfix hinzu, das vor jeder P.O.-Nummer angezeigt wird
4. Optional kannst du abteilungsspezifische Präfixe verwenden, die das allgemeine Präfix überschreiben

Vorheriger Gesamtbetrag

Blende den Gesamtbetrag vorheriger Revisionen ein oder aus, um Änderungen besser nachzuverfolgen.

Du kannst den vorherigen Betrag in der P.O.-Übersicht sehen, nachdem die P.O. geändert wurde.

P.O.-Einstellungen sperren

Steuere, ob P.O.s nach der Genehmigung bearbeitet werden können und beschränke Änderungen an Währungen.

• P.O. nach finaler Genehmigung sperren (keine Änderungen möglich)
• Kontierung nach finaler Genehmigung sperren
• Mehrere Währungen in einer P.O. verbieten

Dezimalstellen

Lege fest, wie viele Dezimalstellen für Preise und Mengen verwendet werden.

Item Multiplier

Berechne automatisch Gesamtsummen basierend auf Menge und Stückpreis.

Weitere Details findest du im entsprechenden Artikel.

P.O.s ändern (Amendments)

1. Verlange Kommentare, um Änderungen an bereits genehmigten P.O.s nachzuverfolgen.

2. Du kannst außerdem eine alternative Farbdarstellung für geänderte P.O.s aktivieren.

3. Ab der zweiten Revision werden Änderungen blau hervorgehoben.

4. Nach der Genehmigung wird der finale Status ebenfalls blau angezeigt, um zu kennzeichnen, dass die P.O. geändert wurde.

Als speziell markieren (Flags)

Markiere bestimmte P.O.s als speziell für individuelle Workflows oder Kategorisierungen.

Wenn eine P.O. nur in bestimmten Fällen eine zusätzliche Genehmigung benötigt, kannst du sie als speziell markieren – entweder bei der Erstellung oder nachträglich, sofern du die entsprechende Berechtigung hast.

1. Stelle sicher, dass du die Berechtigung „Darf P.O.s markieren“ in deinem Benutzerprofil hast

2. Markiere die P.O. während der Erstellung oder nachträglich als speziell

3. Vergib optional einen individuellen Namen für das Flag

4. Der vergebene Name wird beim Erstellen einer P.O. verwendet.

Rechnungsstellung (nur für P.O.-Bücher)

Definiert, wie Rechnungen in Bezug auf P.O.s verarbeitet werden.

1. Standardmäßig ist der einfache Modus aktiviert. Dieser ermöglicht dir die Eingabe aller notwendigen Informationen wie MwSt., Währung und optionale Anhänge.

2. Für mehr Kontrolle kannst du im Administrationsbereich unter Rechnungen in den erweiterten Modus wechseln.

3. Im erweiterten Modus kannst du verfolgen, wie viele Positionen einer P.O. bereits in Rechnung gestellt wurden.

4. Rechnungsdetails direkt in der P.O. einsehen

5. Rechnung bearbeiten
6. Sehen, wann und von wem die Rechnung erstellt wurde

Anhänge

Du kannst Anhänge für Rechnungen aktivieren oder verpflichtend machen.

P.O. Ansicht

1. Sobald die Rechnungsstellung eingerichtet ist, siehst du den Rechnungsstatus direkt in der P.O. Vorschau.
2. Über das $ Filtersymbol kannst du P.O.s nach Rechnungsstatus filtern also anzeigen, welche bereits fakturiert wurden und welche nicht.

P.O.s automatisch schließen

Schließe P.O.s automatisch, sobald definierte Bedingungen erfüllt sind.

1. Lege fest, ob eine P.O. automatisch geschlossen wird, wenn sie vollständig geliefert, vollständig fakturiert oder beides ist.
2. Optional: Aktiviere das automatische Wiederöffnen, wenn die Bedingungen nicht mehr erfüllt sind. Beispiel: Wird der Lieferstatus entfernt, wird die P.O. automatisch wieder geöffnet.

Schnell genehmigen & ablehnen

1. Ermöglicht dir eine schnellere Genehmigung oder Ablehnung von P.O.s direkt aus der Übersicht.

3. In der Genehmigungsliste kannst du den Schalter auf der rechten Seite aktivieren.
4. Dadurch kannst du P.O.s direkt in der Vorschau genehmigen oder ablehnen, ohne sie öffnen zu müssen.
5. Diese Einstellung gilt pro Benutzer innerhalb des jeweiligen Buchs.

Aktualisiert am: 18/03/2026