Konten - Zusatzfelder

In diesem Bereich kannst du zusätzliche Felder im Zusammenhang mit dem Kontenplan definieren. Diese benutzerdefinierten Felder bieten dir mehr Flexibilität beim Erfassen von P.O.s, Rechnungen und Belege.

Neues benutzerdefiniertes Feld erstellen

1. Klicke auf „Neue Version erstellen“
2. Anschließend kannst du ein „Neues Feld hinzufügen“ oder bestehende Felder bearbeiten.
3. Gib den gewünschten Feldnamen unter „Name“ ein (z. B. Kostenstelle, Kostenart, Projektcode) und wähle anschließend den passenden Eingabetyp aus (siehe unten),
4. Lege die Sichtbarkeit fest und entscheide, ob das Feld für P.O.s und Rechnungen/Belege ein Pflichtfeld sein soll.
5. Vergiss nicht, deine Eingaben mit „Speichern“ zu bestätigen.

Eingabetyp

Für jedes benutzerdefinierte Feld stehen bis zu fünf Eingabeformate zur Verfügung, diese werden im SESAM-Export berücksichtigt.

COA → Verknüpfung mit einem Konto aus dem Kontenplan

Value List → Auswahl aus einer vordefinierten Liste

Text → Freitextfeld für manuelle Eingabe

Letters → Nur Buchstaben sind erlaubt

Numbers → Nur Zahlen sind erlaubt

Sichtbarkeit & Pflichtfelder

1. Du kannst individuell festlegen, wo das Feld sichtbar und/oder verpflichtend sein soll:

• Sichtbar: Das Feld erscheint z. B. in der P.O. oder in der Rechnung.
• Pflichtfeld: Das Feld muss beim erstellen ausgefüllt werden um abzuschließen.

2. Setze dazu die entsprechenden Häkchen in den Spalten „Sichtbar“ und „Verpflichtend“, je nach Bedarf
3. Vergiss nicht, deine Eingaben mit „Speichern“ zu bestätigen

Neues Feld? Aktualisierung erforderlich

Es ist wichtig zu beachten, dass bei jeder neuen Erstellung oder Bearbeitung eines Feldes automatisch ein neues Versions-Board vom System erstellt wird.

Das bedeutet, dass alle aktuell laufenden P.O.s, Rechnungen und Belege manuell aktualisiert werden müssen. Du erkennst dies an einem Zahnrad-Icon neben den Kontofeldern, klicke darauf und speichere, um die neuen Daten zu übernehmen.

Für Rechnungen ist dies entweder im Bearbeitungsmodus möglich, wenn sich die Rechnung noch nicht in der Genehmigung befindet, oder über den Edit Mode, der während des Genehmigungsprozesses genutzt werden kann. Hier erfährst du mehr über beide Funktionen.

Für Abrechnungen kann die Änderung über das Stift-Symbol im Bearbeitungsmodus vorgenommen werden.

Fragen?

Unser Support-Team hilft dir gerne weiter:

Email: support.ap@digitalpurchaseorder.com

Support Int'l: +44 20 331 88 338

Berlin Office: +49 30 555 72 5951

Oder vereinbare ein kostenloses Demo – wir freuen uns, von dir zu hören.

Aktualisiert am: 21/01/2026