Rechnungen bearbeiten

In DPO müssen Rechnungen zunächst bearbeitet werden, bevor sie in den Genehmigungsprozess gelangen. Das System erkennt Positionen automatisch, trennt sie auf und markiert fehlende oder fehlerhafte Felder (z. B. Konten, Steuersätze oder Kostenstellen). Diese Felder müssen vollständig und korrekt ausgefüllt werden, damit die Rechnung weiterverarbeitet und genehmigt werden kann.

So bearbeitest du eine Rechnung

Step 1: Basisdaten ausfüllen

Gehe zum Tab Rechnungen und wähle in der oberen Navigation den Tab Rechnungseingang aus.
Öffne eine Rechnung aus dem Rechnungseingang (linkes Menü)
Am unteren Rand zeigt eine rote Meldung „Fehlende X Felder“, wie viele Pflichtfelder noch fehlen
Im ersten Block auf der rechten Seite gibst du die Basisdaten der Rechnung ein

Step 2: Lieferanteninformationen

Funktionen & Möglichkeiten

Automatische Erkennung → Das System liest per KI wichtige Lieferantendaten (z. B. Name, Adresse, Bankdaten) direkt aus dem Dokument aus.
Neuen Lieferanten anlegen → Ist der Lieferant noch nicht im System, kann er über den Button „Neuer Lieferant“ hinzugefügt werden.
Vorhandenen Lieferanten auswählen → Bereits angelegte Lieferanten können über den Tab „Bestehender Lieferant“ gewählt werden.
Autocomplete / Suche → Bereits beim Eintippen weniger Zeichen erscheint eine Dropdown-Liste mit passenden Lieferanten.
Manuelle Bearbeitung → Alle Felder, wie Bankdaten, Adresse, BIC usw., können jederzeit ergänzt oder korrigiert werden.

Lieferanten im Rechnungseingang bearbeiten:

Im mittleren Block auf der rechten Seite kannst du den Lieferanten bearbeiten, ersetzen oder überspringen
Die Autocomplete-Suche verhindert das Anlegen von doppelten Lieferanten

Feldübersicht

Name → Firmenname des Lieferanten
Adresse / PLZ / Stadt → Standortdetails (automatisch oder manuell)
Bankkonto (IBAN) → IBAN oder Kontonummer
BIC / Routing → Optionale zusätzliche Bankinformationen
Kontoinhaber / Bankname / Bankadresse → Weitere optionale Bankinformationen
Lieferantencode → Interner Referenzcode (optional)

Lieferanten können jederzeit über den Bereich „Lieferanten“ in der Verwaltung bearbeitet werden.

Step 3: Rechnungspositionen

Automatische Erkennung durch das System

Positionserkennung & Trennung → Die KI erkennt mehrere Rechnungszeilen und trennt sie in einzelne Positionen.
Automatisches Auslesen → Beschreibung, Gesamtsumme und MwSt. werden automatisch übernommen.
Warnungen für Pflichtfelder → Wenn z. B. das Feld Konto fehlt, wird die Position rot markiert und als unvollständig gekennzeichnet.
Copy-Paste-Funktion → Kopiere Text aus der Rechnungsansicht links und füge ihn per Klick in die Felder rechts ein.

Wenn du lernen möchtest, wie man Positionszeilen neu anordnet oder Einstellungen aus allen Rechnungspositionen anwendet, sieh dir den Artikel "Rechnungspositionen duplizieren" an.

Bearbeitung der Rechnungsartikel

Auf der rechten Seite findest du den Abschnitt „Rechnungspositionen“
Die rote Meldung „X fehlende Felder“ am unteren Rand zeigt an, wie viele Pflichtfelder noch unvollständig sind

Wenn Positionen rot markiert sind, klicke auf eine Position, um sie zu öffnen und zu bearbeiten
Ergänze die Pflichtfelder, z. B. Konto, KOST, KEXTRA oder KSK
Klicke auf Speichern oder gehe zur nächsten Position. Die rote Warnung verschwindet, sobald alle Felder ausgefüllt sind

Pflichtfelder (z. B. Konto) können in der Verwaltung definiert werden. Das System prüft Eingaben automatisch und zeigt Warnungen wie „X fehlende Felder“, falls Pflichtangaben fehlen.

Feldübersicht

Beschreibung → Artikel- oder Positionsbezeichnung aus der Rechnung
Total → Betrag der Position
Mode → Netto- oder Brutto-Auswahl
Konto → Kontonummer (Pflichtfeld, falls konfiguriert)
KOST / KEXTRA / KSK → Optionale Kostenstellen Felder
Steuer → Erkannter Steuersatz und Steuerbetrag
Document Ref. → Optionale Referenz oder Belegfeld

Smart Copy zum Bearbeiten von Rechnungspositionen verwenden

Navigiere in deiner DPO-Oberfläche zum Tab Rechnungseingang und öffne eine neue Rechnung. Aktiviere Smart Copy, indem du auf das Checkbox-Symbol oberhalb der Rechnungsvorschau oben rechts klickst. Klicke anschließend auf ein Wort in der Rechnungsvorschau (zum Beispiel Room rental) und dann in das gewünschte Feld auf der rechten Seite, etwa Beschreibung in Artikel #1. Das System kopiert den ausgewählten Text automatisch in das ausgewählte Feld, sodass du die Positionsdetails ohne manuelles Tippen ausfüllen kannst.

So duplizierst du eine Rechnungsposition

Du kannst eine Rechnungsposition über das Drei-Punkte-Menü auf der Positionskarte duplizieren. Die kopierte Position erscheint direkt unter dem Original mit denselben Details und wird in der Beschreibung automatisch mit (copy) gekennzeichnet.

Dies ist besonders nützlich, wenn mehrere Positionen ähnliche oder identische Daten enthalten.

Nach oben → Verschiebt die Position eine Zeile nach oben.
Nach unten → Verschiebt die Position eine Zeile nach unten.
Artikel duplizieren → Dupliziert die Position (Beschreibung, Betrag usw.).
Artikel löschen → Löscht die Position.

Zusätzlich gibt es Funktionen, um Daten auf alle Positionen anzuwenden:

Steuern auf alle anwenden → Überträgt die Steuer-Einstellungen auf alle Positionen.
Abteillungen auf alle anwenden → Kopiert die Abteilung auf alle Positionen.
Gesamtmodus auf Alle anwenden → Überträgt die Netto-/Brutto-Einstellung.
Kostenkonto auf alle anwenden → Kopiert das ausgewählte Konto auf alle Positionen.
Beschreibung auf alle anwenden → Kopiert die Beschreibung auf alle vorhandenen Artikeln.
Alle Daten auf alle anwenden → Überträgt alle Daten (Beschreibung, Betrag, Steuer, Abteilung, Konto usw.) auf alle Positionen.

Fragen?

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Support Int'l: +44 20 331 88 338

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Aktualisiert am: 20/01/2026

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