Genehmigunsstufen umgehen

Die Bypass-Funktion ermöglicht es berechtigten Nutzern, bei Änderungen an P.O.s, Rechnungen oder Belegen den Genehmigungsprozess nicht erneut bei Stufe 1 zu beginnen. Bereits erteilte Genehmigungen werden übersprungen, Änderungen bleiben jedoch prüfbar. Die Funktion wird im Benutzerprofil aktiviert und sollte nur an autorisierte Rollen vergeben werden.

Warum Genehmigungsstufe umgehen nutzen?

• Zeitersparnis: vermeidet einen kompletten Re-Genehmigungsprozess nach Änderungen.
• Kontrolle & Sicherheit: Nur der zugewiesene Benutzer (z. B. Projektleitung, Accounting) kann ihn auslösen.
• Prozessintegrität: Unnötige Mehrfach-Genehmigungen werden vermieden, die Kontrolle bleibt dennoch erhalten.

Verhalten bei Änderungen

Wenn ein P.O., eine Rechnung oder ein Top Sheet nach vollständiger Genehmigung geändert wird, springt das Dokument automatisch auf die festgelegte Genehmigungsstufe zurück. Diese entspricht der Position der verantwortlichen bzw. leitenden Rolle (z. B. Projektleitung, Accounting), die meist in der Mitte oder am Ende des Workflows liegt.

Einstellungen pro Benutzer

Diese Option wird nicht global, sondern individuell pro Benutzer gesetzt.

Ob ein Benutzer eine Genehmigungsstufe überspringen darf, kann individuell festgelegt werden.

• Standard: „Nicht umgehen“
• Empfehlung: Diese Berechtigung nur an leitende oder verantwortliche Rollen vergeben (z. B. Projektleitung, Accounting), um die Sicherheit und Nachvollziehbarkeit des Workflows zu gewährleisten.

So aktivierst du die Bypass-Funktion

1. Gehe zu Verwaltung → Nutzer
2. Klicke auf das Stift-Symbol neben dem gewünschten Benutzer
3. Öffne den Tab Genehmigungsstufen
4. Unter Genehmigungen-Umgehen findest du die Bypass-Optionen für:

• P.O.s
• Rechnungen
• Belege

5. Wähle die gewünschte Einstellung:

• Zur niedrigsten Genehmigungsstufe des Benutzers → ideal für kurze Genehmigungsketten.
• Zur höchsten Genehmigungsstufe des Benutzers → ideal für lange Genehmigungsketten.

Beispiel – Zur höchsten und niedrigsten Genehmigungsstufe des Benutzers

Besonderheiten bei Purchase Orders

• Bei P.O.s kann jeder Nutzer mit der Berechtigung zum „Amenden“ Änderungen durchführen, sofern in seinem Nutzerprofil die Genehmigungsstufen umgehen aktiviert sind

Wichtig:

• Der Ersteller der P.O. ändert sich danach automatisch zu der Person, die die Änderung ausgeführt hat
• Hier werden anschließend nur die Personen angezeigt, die noch genehmigen müssen

Erste Runde:

• Level 1 → Genehmigt
• Level 2 → Genehmigt
• Level 3 → Genehmigt
• Level 4 → Hat genehmigt oder nicht genehmigt (Nutzer mit Berechtigung zum Amenden)
• Level 5 → Hat genehmigt oder nicht genehmigt
• Level 6 → Hat genehmigt oder nicht genehmigt

Änderungsrunde:

• Level 1 → Wird automatisch übersprungen, da bereits in Runde 1 genehmigt
• Level 2 → Wird automatisch übersprungen, da bereits in Runde 1 genehmigt
• Level 3 → Wird automatisch übersprungen, da bereits in Runde 1 genehmigt
• Level 4 → Nimmt Änderungen vor und genehmigt
• Level 5 → Muss immer genehmigen
• Level 6 → Muss immer genehmigen

Besonderheiten bei Rechnungen

Das Überspringen von Genehmigungsstufen funktioniert nur, wenn der ursprüngliche Ersteller der Rechnung die Änderung selbst vornimmt. Dadurch werden nach dem Amend nur noch die Personen angezeigt, die tatsächlich noch genehmigen müssen.

Erste Runde:

• Level 1 → Genehmigt
• Level 2 → Genehmigt
• Level 3 → Genehmigt (Nutzer mit Berechtigung zum Amenden und Ersteller der Rechnung)
• Level 4 → Genehmigt oder genehmigt nicht
• Level 5 → Genehmigt oder genehmigt nicht

Änderungsrunde:

• Level 1 → Wird automatisch übersprungen, da bereits in Runde 1 genehmigt
• Level 2 → Wird automatisch übersprungen, da bereits in Runde 1 genehmigt
• Level 3 → Nimmt Änderungen vor und genehmigt
• Level 5 → Genehmigt erneut (diese Stufe genehmigt immer als letzte)
• Level 6 → Genehmigt erneut (diese Stufe genehmigt immer als letzte)

Fragen?

Unser Support-Team hilft dir gerne weiter:

Email: support@digitalpurchaseorder.com

Support Int'l: +44 20 331 88 338

Berlin Office: +49 30 555 72 5951

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Aktualisiert am: 12/01/2026