Artikel über: P.O.s

Genehmigungsstufen P.O.

Im Bereich Genehmigungsstufen kann der Genehmigungs-Workflow für Purchase Orders (P.O.s) eingerichtet und die Anzahl der erforderlichen Genehmigungsstufen festgelegt werden. Diese Konfiguration stellt sicher, dass P.O.s den passenden Autorisierungsprozess durchlaufen, bevor sie finalisiert werden.


Genehmigungsstufen werden im Admin-Bereich separat festgelegt für:



Kurzüberblick: Genehmigungsstufen & Einstellungen


Bevor Genehmigungsstufen eingerichtet werden, sollten die Freigabeprozesse klar definiert sein. Die Ebenen sollten der tatsächlichen Unternehmensstruktur entsprechen, Verantwortlichkeiten eindeutig zugewiesen werden und regelmäßige Anpassungen erfolgen, wenn sich organisatorische Abläufe ändern.

In den Einstellungen können abgelehnte P.O.s ausgeblendet werden, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen. Jede Genehmigungsstufe lässt sich flexibel konfigurieren – entweder für alle P.O.s oder basierend auf Kriterien wie Betrag, Abteilung oder speziellen P.O.s.


Wenn eine Person zweimal in einer Genehmigungskette eingetragen ist, wird nur ihr erster Eintrag berücksichtigt – der zweite wird automatisch übersprungen.


Was sind „Special P.O.s“ und wie blendet man abgelehnte P.O.s aus?


Special P.O.s:

P.O.s können in der Übersicht durch Klicken auf das Ausrufezeichen (!)-Symbol als „Special“ markiert werden.

Anschließend kann (optional) eine Genehmigungsstufe so eingerichtet werden, dass nur Benutzer, die dieser Stufe zugewiesen sind und bei denen die Einstellung „Gilt nur für spezielle P.O.s“ aktiviert ist, diese speziellen P.O.s freigeben dürfen.




Abgelehnte P.O.s ausblenden:

In den Einstellungen kann per Häkchen festgelegt werden, dass die P.O.-Nummern abgelehnter P.O.s ausgeblendet werden. Dadurch bleiben nicht relevante oder vertrauliche P.O.s verborgen, was die Übersichtlichkeit erhöht und unnötige Einträge aus der Ansicht entfernt.




Beispiel für eine Genehmigungskette

Das folgende Beispiel veranschaulicht einen mehrstufigen Genehmigungsprozess:


  • Stufe 1: Genehmigung innerhalb der Abteilung (z. B. Abteilungsleiter:in).
  • Stufe 2: Allgemeine PO-Freigabe (z. B. Produktionsleiter:in).
  • Stufe 3: Höhere Freigabeinstanz (z. B. Buchhaltung).
  • Stufe 4: Endgültige Freigabe ab einem bestimmten Betrag (z. B. über 5.000 EUR, durch Geschäftsführung).


Besteht Interesse an weiteren Details zur Einrichtung der Genehmigungskette? Lies hier weiter.







Einrichtung einer Genehmigungskette


  1. Öffne deine Verwaltung → Genehmigungsstufen 
  2. Wähle die Anzahl der benötigten Genehmigungsstufen (z. B. 1, 2 oder 3)
  3. Klicke auf "+ Genehmigungsstufe hinzufügen", um weitere Genehmigungsstufen hinzuzufügen





  1. Ordne die Genehmigungsstufen mit den Auf- und Ab-Pfeilen neu an, um die gewünschte Reihenfolge festzulegen
  2. Klicke auf das Personen-Symbol, um die zugewiesenen Genehmiger anzuzeigen und zu sehen, welche Benutzer im Freigabe-Workflow enthalten sind





Tipp: Genehmigungsstufen können auch im Benutzerprofil zugewiesen werden. Dabei lassen sich jedoch keine grundlegenden Einstellungen der Genehmigungsstufe festlegen, wie z. B. Freigabe nur für eine Abteilung oder betragsabhängige Regeln (unter/über einem bestimmten Betrag). Diese Einstellungen können ausschließlich direkt in der Genehmigungsstufe vorgenommen werden.


  1. Suche im Feld „Neuen Genehmiger hinzufügen“ auf der rechten Seite nach dem Namen des Benutzers
  2. Klicke auf das Plus-Symbol (+), um den Benutzer zur Genehmigungsstufe hinzuzufügen
  3. Sind mehreren Benutzern derselben Genehmigungsstufe und Abteilung zugeordnet, wird die Freigabe vom zuerst verfügbaren Benutzer durchgeführt





Wenn das Personen-Symbol rot blinkt, bedeutet dies, dass das Kontrollkästchen aktiviert ist, der Benutzer in der Genehmigungsstufe jedoch keiner Abteilung zugeordnet ist.


  1. Du kannst mehreren Genehmigern derselben Genehmigungsstufe zuweisen
  2. Aktiviere "Separate Genehmigung für jede Abteilung", wenn der Benutzer nur Abrechnungen aus seiner zugewiesenen Abteilung freigeben soll






  1. Lege für jede Genehmigungsstufe über das Dropdown-Menü die Bedingungen fest, z. B.
  • Gilt für alle P.O.s
  • Gilt nur für spezielle P.O.s
  • Greift bei einem Nettobetrag größer/gleich [Betrag]
  • Greift bei einem Nettobetrag kleiner [Betrag]


  1. Stelle sicher, dass jeder Genehmigungsstufe mindestens ein Benutzer zugewiesen ist
  2. Sobald alle Stufen konfiguriert sind, wird der automatisierte Genehmigungs-Workflow aktiviert
  3. Speichere deine Änderungen






Fragen?

Unser Support-Team hilft dir gerne weiter:

Email: support@digitalpurchaseorder.com

Support Int'l: +44 20 331 88 338

Berlin Office: +49 30 555 72 5951

Oder vereinbare ein kostenloses Demo – wir freuen uns, von dir zu hören.

Aktualisiert am: 12/01/2026

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