Duplikatsprüfung bei Rechnungen
Mit der automatischen Duplikatsprüfung in DPO lässt sich schnell erkennen, ob eine Rechnung bereits im System existiert. Entweder exakt identisch (z. B. doppelt per E-Mail eingereicht) oder mit kleineren Änderungen.
Duplikat-Erkennung bei E-Mail-Einreichung
Wird eine PDF-Rechnung an die DPO-Rechnungsadresse (z. B. dpo-xxxxx@dpo-import.com) gesendet, prüft das System automatisch, ob die Datei bereits vorhanden ist.
Wenn ein Duplikat erkannt wird:
- Stimmen Dateiname und Inhalt mit einer bereits verarbeiteten Rechnung überein, blockiert das System die Verarbeitung
- Du erhältst automatisch eine E-Mail von do-not-reply@digitalpurchaseorder.com
- Diese E-Mail informiert klar, dass es sich um ein Duplikat handelt und die Datei nicht erneut verarbeitet wurde
Beispielnachricht: “File: Nexus_INVOICE_TESTAP_EUR_235596013.pdf was already processed and is a duplicate.”
Duplikatprüfung bei manueller Erfassung
Wird eine leicht veränderte Rechnung (z. B. umbenannte oder bearbeitete PDF) eingereicht, landet sie zunächst im Rechnungseingang.
- Erkennt das System, dass die Rechnungsnummer bereits beim gleichen Lieferanten existiert, erscheint eine Warnung:
- „This number already exists on an invoice from the same supplier. Click to compare.“
- Mit Klick auf „Click to compare“ öffnet sich ein Seitenvergleich:
- Links die aktuelle Rechnung aus dem Eingang
- Rechts die bereits verarbeitete Rechnung
- Nun kannst du beide Rechnungen prüfen:
- Sind sie unterschiedlich (z. B. eine korrigierte Version), kannst du die neue Rechnung freigeben
- Handelt es sich um ein echtes Duplikat, kannst du die doppelte Rechnung direkt aus dem Eingang löschen
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Aktualisiert am: 12/01/2026
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