Artikel über: Belege

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Belegansicht

Im Bereich Ausgaben siehst du alle neuen Top Sheets, die validiert, geprüft und zur Genehmigung gesendet werden müssen, sowie bereits bestehende Top Sheets.Stelle sicher, dass dein Genehmigungs-Workflow eingerichtet ist – die Anleitung findest du hier.

Bearbeitung von Ausgaben

Im Bereich Belege kannst du alle Top Sheets einsehen, sowohl neue als auch bereits abgeschlossene. Jedes Top Sheet lässt sich öffnen, um Details zu prüfen, Einträge zu bearbeiten und Belege vor der Finalisierung zu bestätigen.

Wichtig: Abrechnungen können nicht für andere Nutzer erstellt werden. Jeder Belegeingang gehört immer nur zum eigenen Nutzer, und die Abrechnung erfolgt im Namen des jeweiligen Profils.

Filtern und Überprüfen von Ausgaben

Verwende den Filter auf der linken Seite, um Ausgaben im Status „Zur Prüfung“ anzuzeigen. Diese müssen bearbeitet und anschließend in die Genehmigung weitergeleitet werden
Zusätzlich kannst du nach „Meine Ausgaben“, „Alle Ausgaben“ oder „Ausgaben nach Abteilung“ filtern, um eine gezieltere Ansicht zu erhalten

Schritte der Abrechnung

Schritt 1: Teamkollegen erstellen ihre Abrechnung.

Schritt 2: Die Abrechnungen liegen zur Prüfung vor.

Schritt 3: Die geprüften Abrechnungen werden in den angelegten Genehmigungsworkflow gesendet.

Wenn Abrechnungen direkt in der Genehmigung erscheinen, liegt das an der Berechtigung „Beleg-Prüfung“. Ist sie aktiv, kann der Nutzer Abrechnungen direkt nach der Erstellung zur Genehmigung senden. Ist sie deaktiviert, kann der Nutzer Abrechnungen nur erstellen. Hier erfährst du, wo du diese Berechtigung ein- und ausschalten kannst.

Top Sheet – Bearbeitung

Es gibt zwei Bearbeitungsmethoden für ein Top Sheet:

Prüfermodus – Tabellenkalkulationsähnliche Eingabe, ideal für Massenbearbeitung.
Bearbeitungsmodus – Schritt-für-Schritt-Eingabe zur detaillierten Überprüfung jeder einzelnen Ausgabe.

Option 1: Prüfermodus

Klicke oben in deinem Top Sheet auf die Schaltfläche „Prüfermodus“, um die Tabellenkalkulationsansicht zu aktivieren.

Fülle alle erforderlichen Felder aus (z. B. Konto, KOST, KEXTRA, KSK).
Klicke auf eine ausgefüllte Zelle (z. B. Konto) und ziehe anschließend das graue Quadrat in der unteren rechten Ecke der Zelle nach unten – genau wie in Excel – um den Wert schnell in alle Zeilen zu kopieren.

Belege anzeigen und navigieren

Verwende die Lupe unten links in einem Beleg, um hinein- oder herauszuzoomen.
Klicke in der Belegliste auf eine beliebige Positionszeile, um den entsprechenden Beleg links in der Vorschau anzuzeigen.
Klicke auf „Bildmodus schließen“, um zur vollständigen Tabellenansicht ohne Belegvorschau zurückzukehren.

Intelligente Funktionen nutzen (optional)

Tastenkombinationen: Öffne das Menü „Tastenkombinationen“ für eine schnellere Navigation.
Automatisches Speichern: Aktiviere „Automatisches Speichern“, um Fortschritte nicht zu verlieren.
Wenn du nicht automatisch speicherst, denke daran, nach jeder Änderung manuell auf „Speichern“ zu klicken. Eine Schaltfläche zum Speichern erscheint unten rechts auf dem Bildschirm.

Option 2: Bearbeitungsmodus

Im Top Sheet auf der rechten Seite stehen drei Optionen zur Verfügung:

Ablehnen – Positionen können abgelehnt werden und werden durchgestrichen angezeigt.
Prüfen/Korrigieren – Jede Position kann einzeln bearbeitet und bei Bedarf korrigiert werden.
Schnellansicht – Die zugehörigen Belege für die ausgewählte Position anzeigen.

Der Beleg wird auf der linken Seite angezeigt, während sich die bearbeitbaren Felder auf der rechten Seite befinden. Du kannst folgende Angaben korrigieren:

Positionen
Beschreibung
Kontofelder
Steuereinstellungen

Optional können für jeden Beleg Anhänge oben hinzugefügt werden.

Zusätzlich gibt es Funktionen, um Daten auf alle Positionen anzuwenden:

Steuern auf alle anwenden → Überträgt die Steuer-Einstellungen auf alle Positionen.
Abteillungen auf alle anwenden → Kopiert die Abteilung auf alle Positionen.
Gesamtmodus auf Alle anwenden → Überträgt die Netto-/Brutto-Einstellung.
Kostenkonto auf alle anwenden → Kopiert das ausgewählte Konto auf alle Positionen.
Beschreibung auf alle anwenden → Kopiert die Beschreibung auf alle vorhandenen Artikeln.
Alle Daten auf alle anwenden → Überträgt alle Daten (Beschreibung, Betrag, Steuer, Abteilung, Konto usw.) auf alle Positionen.

Optional kannst du über das Büroklammer-Symbol („Add Attachments“) oben in der Abrechnung jederzeit Anhänge hinzufügen.
Sobald alle Änderungen abgeschlossen sind, klicke auf „Beleg-Abrechnung zur Genehmigung senden“, um das Top Sheet einzureichen.

Genehmigungsstatus

Auf der rechten Seite, im Menü unter den drei Punkten (⋯), kann das Top Sheet noch aus der Genehmigung genommen oder für ungültig erklärt werden
Zusätzlich können Anhänge hinzugefügt werden, und falls der Genehmiger die entsprechende Berechtigung hat, kann er auch einen Kommentar hinterlassen

Sobald ein Top Sheet erstellt wurde, muss ein Lieferantencode hinzugefügt werden. Standardmäßig erstellt DPO den Lieferanten ohne Code. Bitte gehe zu Lieferanten und trage den fehlenden Code manuell ein.

Wenn der Lieferantencode einmal hinterlegt ist, wird er für alle zukünftigen Abrechnung mit diesem Lieferanten automatisch gespeichert.

Abrechnung herunterladen

Du kannst einen Batch Print erstellen, um mehrere Abrechnungen gleichzeitig herunterzuladen – mehr dazu hier.

Alternativ kannst du über das PDF-Symbol neben jeder Abrechnung diese einzeln herunterladen.

Abrechnung löschen

Eine Abrechnung kann nicht direkt gelöscht, sondern nur durch Annullieren (Stornieren) entfernt werden. Dafür ist es wichtig, dass sich die Abrechnung im Genehmigungsumlauf befindet (nicht aus diesem entfernen). Anschließend kann sie über das Drei-Punkte-Menü annulliert werden.

Fragen?

Unser Support-Team hilft dir gerne weiter:

Email: support@digitalpurchaseorder.com

Support Int'l: +44 20 331 88 338

Berlin Office: +49 30 555 72 5951

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Aktualisiert am: 14/01/2026

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