Automatische Lieferantenbenachrichtigung

Die Funktion Automatische Lieferantenbenachrichtigung in DPO ermöglicht es, Bestellungen (P.O.s) automatisch per E-Mail an Lieferanten zu senden, sobald sie vollständig genehmigt sind. Das spart Zeit, stellt eine rechtzeitige Kommunikation sicher und reduziert manuelle Nachverfolgung – besonders hilfreich in dynamischen Beschaffungsprozessen.

Wie es funktioniert

• Sobald eine P.O. vollständig genehmigt ist, sendet DPO sie automatisch an die im Lieferantenprofil gespeicherte E-Mail-Adresse
• Falls Anhänge markiert wurden, werden diese automatisch mitgeschickt
• CC/BCC-Empfänger erhalten eine Kopie, wenn sie in den PDF-Einstellungen hinterlegt sind

Benachrichtigungen für Lieferanten aktivieren

Um Benachrichtigungen für Lieferanten zu aktivieren, gehe zu Verwaltung → Lieferanten und aktiviere das Kontrollkästchen „Final genehmigte Purchase Orders automatisch an alle neuen Lieferanten via E-Mail verschicken", um Benachrichtigungen für alle neuen Lieferanten standardmäßig zu aktivieren.

Automatische E-Mail-Benachrichtigungen für einzelne Lieferanten aktivieren

1. Bearbeite das Profil des gewünschten Lieferanten
2. Aktiviere die Checkbox „Automatische E-Mail Benachrichtigung“
3. Stelle sicher, dass eine gültige E-Mail-Adresse im Lieferantenprofil hinterlegt ist

CC- oder BCC-Empfänger hinzufügen

1. Klicke auf Verwaltung > PDF Einstellungen
2. Unter Automatische E-Mail-Benachrichtigung kannst du zusätzliche Empfänger eintragen:

• CC → Zur Info in Kopie.
• BCC → Verdeckt in Blindkopie → So bleibst du über alle versendeten P.O.s informiert.

Anhänge mitsenden (optional)

Standardmäßig werden keine Anhänge an den Lieferanten versendet.

1. Um diese Funktion zu aktivieren, gehe zu Verwaltung → Lieferanten → Einstellungen.
2. Aktiviere die Option „Erlaube es, einzelne Anhänge einer P.O. nach finaler Genehmigung an den Lieferanten zu mailen“.
3. Stelle sicher, dass für den Lieferanten eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

4. Öffne eine P.O. und lade Anhänge über das Büroklammer-Symbol hoch.
5. Nach dem Hochladen erscheint ein Mail-Symbol neben dem Anhang.
6. Nach Freigabe der P.O. wird der Anhang automatisch zusammen mit der P.O. an den Lieferanten gesendet.
7. Das Mail-Symbol wird grün, sobald der Anhang erfolgreich an den Lieferanten versendet wurde.

Du siehst das Büroklammer-Symbol in der P.O. nicht? Aktiviere die entsprechende Berechtigung.

Wenn du kein Admin bist: Kontaktiere deinen DPO-Buch-Administrator, um Zugriff anzufordern.

Wenn du Administrator bist: Gehe zu Verwaltung → Nutzer, öffne das entsprechende Benutzerprofil und wechsle zu Berechtigungen. Aktiviere dort das Kontrollkästchen „Darf Anhänge hinzufügen“ und klicke anschließend auf „Speichern“, um deine Änderungen zu bestätigen.

Fragen?

Unser Support-Team hilft dir gerne weiter:

Email: support@digitalpurchaseorder.com

Support Int'l: +44 20 331 88 338

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Aktualisiert am: 19/01/2026