> ## Knowledge Base Index > Fetch the complete knowledge base index at: https://help.digitalpurchaseorder.com/sitemap.xml > Use this file to discover available pages before exploring further. > Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash). # So erstellst du eine Purchase Order (P.O.) in DPO Die Funktion **Purchase Order erstellen** in **Digital Purchase Order (DPO)** erleichtert dir den Einstieg in den Beschaffungsprozess und dessen Verwaltung. P.O.s helfen dabei, Vereinbarungen mit Lieferanten, Preise und Lieferbedingungen nachzuverfolgen und sorgen so für Transparenz und Kontrolle. Mit DPO kannst du P.O.s einfach erstellen und verwalten – von jedem internetfähigen Gerät aus. ###### Video-Tutorial Du möchtest lieber eine visuelle Anleitung? In unserem Video-Tutorial erfährst du, **wie du eine Purchase Order erstellst**. ${frame}[](https://www.youtube.com/embed/T_D19P0nh04) ###### Eine P.O. erstellen **Schritt 1: Neue P.O. öffnen** Klicke im Menü auf der linken Seite auf **„P.O. erstellen“**. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/image_ih4pb0.png =1028xauto) **Schritt 2: Abteilung auswählen** Wähle deine **Abteilung** aus der Dropdown-Liste aus ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/screenshot-2026-05-07-at-09434_1xuvm2p.png =981xauto) **Schritt 3: Lieferanten hinzufügen** Du hast zwei Möglichkeiten: **Vorhandenen Lieferanten auswählen** → Wähle einen bereits im System gespeicherten Lieferanten aus der Liste. **Neuen Lieferanten anlegen** → Diese Option steht zur Verfügung, sofern sie von deinem Administrator freigegeben wurde. || Wenn du keinen neuen [Lieferanten](https://help.digitalpurchaseorder.com/de/article/lieferanten-4wxdqz/) anlegen kannst, liegt das daran, dass der Administrator die Einstellung vorgenommen hat, nur bestehende Lieferanten zu verwenden. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/screenshot-2026-05-07-at-09450_ei5qf6.png =1028xauto) **Optional: Benutzerdefinierte Felder** Je nach Konfiguration deines P.O.-Buchs können zusätzliche benutzerdefinierte Felder angezeigt werden, z. B.: * *Leistungsdatum* * *Projektstandort* * *Transport* ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/screenshot-2026-05-21-at-09173_q7lnh7.png =1031xauto) **Schritt 4: Positionen hinzufügen** Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Positionen zu deiner P.O. hinzuzufügen: * **Positionen manuell eingeben** * **Positionen mit einem KI-Prompt generieren** * **Gespeicherte Positionen aus dem Produktkatalog auswählen** **Option 1: Positionen manuell eingeben** Klicke auf **„Positionen hinzufügen“** und gib die erforderlichen Informationen ein: * **Positionsname** * **Beschreibung** * **Ausgabenart** * **Menge** * **Nettopreis** * **Währung** Abhängig von deinen Einstellungen und Berechtigungen können zusätzliche Felder verfügbar sein, zum Beispiel: * **Kontocode** * **Budget** * **KOST** * **FF1** || Wenn du keine Berechtigung zur Eingabe von Kontocodes hast oder diese für dein Buch nicht erforderlich sind, kann die P.O. ohne Kontocodes erstellt werden. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/screenshot-2026-05-07-at-09472_eixvev.png =927xauto) **Option 2: Positionen mit einem KI-Prompt generieren** Du kannst einen KI-Prompt verwenden, um schnell mehrere P.O.-Positionen zu generieren. 1. Klicke auf **„Positionen mit KI-Prompt generieren“**. 2. Gib eine Beschreibung der Positionen ein, die du erstellen möchtest. Zum Beispiel: *3 Positionen jeweils 10 € für Miete (Jan.–März) + Umsatzsteuer 19 %* 3. Klicke auf **„Erstellen“**. *DPO generiert die Positionen auf Grundlage deines Prompts* ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/image_ddz7fz.png =967xauto) Nachdem die Positionen generiert wurden, **überprüfe sie sorgfältig und ergänze alle erforderlichen Informationen**, die nicht automatisch zugewiesen wurden. 1. Öffne die erste generierte Position. 2. Wähle die erforderliche **Ausgabenart** aus. 3. Füge bei Bedarf einen **Kontocode** hinzu. 4. Klicke auf **„Speichern“**. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/image_1uypmks.png =931xauto) So überträgst du dieselben Informationen auf mehrere generierte Positionen: 1. Klicke auf das **Drei-Punkte-Menü**. 2. Wähle **„Ausgabenart auf alle anwenden“**. 3. Bei Bedarf kannst du auch den **Kontocode** oder die **Währung** auf alle Positionen anwenden. *Überprüfe die generierten Positionen und deren Beträge immer sorgfältig, bevor du die P.O. erstellst.* ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/image_azkpo7.png) **Option 3: Positionen aus dem Produktkatalog verwenden** Du kannst auch gespeicherte Positionen aus dem **Produktkatalog** auswählen. Wenn du **eine Katalogposition auswählst, füllt DPO automatisch die entsprechenden Positionsinformationen aus**, sodass du dieselben Angaben nicht erneut manuell eingeben musst. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/screenshot-2026-09-07-at-15133_r38ua1.png =830xauto) **Position kopieren oder löschen** Während du deine P.O. erstellst, kannst du einzelne Positionen **kopieren** oder **löschen**. Das **Kopieren** einer Position ist **besonders hilfreich, wenn mehrere Positionen ähnliche Informationen enthalten** und nur Angaben wie der Betrag oder die Beschreibung geändert werden müssen. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/image_1fptv2z.png =971xauto) **Schritt 5: Notizen oder Anhänge hinzufügen** Du kannst deiner P.O. zusätzliche Informationen hinzufügen, darunter: * **Allgemeine Notizen** * **Lieferadresse** * **Zusätzliche Anhänge** Anhänge können Dokumente enthalten, die sich auf den Einkauf beziehen, wie zum Beispiel Angebote oder andere ergänzende Unterlagen. ||| Wichtig: Anhänge, die beim Erstellen der P.O. hinzugefügt werden, können innerhalb der P.O. nicht mehr gelöscht werden. Das Entfernen ist nur beim Bearbeiten bzw. Ändern der P.O. möglich. | Schon gewusst? Du kannst einer P.O. jederzeit Anhänge hinzufügen, sofern du über die entsprechenden [Berechtigungen](https://help.digitalpurchaseorder.com/de/article/nutzer-in-dpo-1e9zy7e/) verfügst. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/image_aj0t8v.png =988xauto) **Schritt 6: P.O. als Entwurf oder Vorlage speichern (optional)** Wenn du noch nicht bereit bist, die P.O. zu erstellen, kannst du eine der folgenden Optionen wählen: **Als Entwurf speichern** → Speichert deine Eingaben, ohne die P.O. einzureichen, sodass du sie später fertigstellen kannst. **Als Vorlage speichern** → Speichert dieses Dokument als wiederverwendbare Vorlage für die zukünftige Verwendung. || Hinweis: Vorlagen sind benutzerspezifisch und können nicht mit anderen Benutzern geteilt werden. Wenn ein anderer Benutzer eine ähnliche P.O. erstellen möchte, kann er eine bestehende P.O. verwenden und „Neue Purchase Order wie diese erstellen“ auswählen. Wenn ein anderer Benutzer deine Vorlage verwenden möchte, kann er [eine P.O. basierend]() auf einer bestehenden P.O. erstellen, die du aus dieser Vorlage erstellt has ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/image_1pn0f29.png =901xauto) **Schritt 7: P.O. erstellen** Nachdem du alle Informationen überprüft hast: 1. Klicke auf **„P.O. erstellen“**. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/screenshot-2026-09-07-at-15214_1a4ofba.png =949xauto) ###### Details der Purchase Order überprüfen Öffne die erstellte P.O., um ihre Details anzuzeigen. **Übersicht** * **Klicke auf die erstellte P.O.**, um ihre Details anzuzeigen. * **Auf der linken Seite** siehst du die Genehmigungskette – wer genehmigen muss und wer als Nächstes an der Reihe ist. * **In der Mitte** siehst du den Antragsteller – wenn du auf den Namen klickst, kannst du ihm direkt eine E-Mail senden. * **Oben rechts** findest du alle relevanten Lieferanteninformationen. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/screenshot-2026-09-07-at-15234_ezqvvi.png =1046xauto) ###### Kontierungsfelder nach der Erstellung einer P.O. eingeben Wenn eine P.O. ohne Kontierungsfelder erstellt wurde, können diese später von einem Benutzer mit den erforderlichen Berechtigungen hinzugefügt werden. * Wenn du der **aktuelle Genehmiger im Genehmigungsprozess** bist, werden die **Änderungen an der Kontierung automatisch gespeichert**, sobald du die P.O. genehmigst. * Wenn du **nicht der aktuelle Genehmiger** bist oder sich die P.O. derzeit nicht im Genehmigungsprozess befindet, musst du unten rechts auf **„Speichern“** klicken, um die Änderungen zu übernehmen. || Wichtig: Wenn du Kontierungsfelder in DPO aktualisierst, stelle immer sicher, dass die Änderungen korrekt gespeichert wurden. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/image_115y5r2.png =1077xauto) ### **Bestehende P.O. kopieren** ${color}[#094a5f](Um eine bestehende P.O. zu duplizieren, gehst du wie folgt vor:) 1. Klicke im Menü auf **„Purchase Orders“** 2. Wähle die Schaltfläche **„Erzeuge eine neue Purchase Order wie diese“** 3. Du wirst in das Fenster **„Neue P.O. erstellen“** weitergeleitet, und alle Daten werden vollständig übernommen Es wird eine neue P.O. mit einer **neuen P.O.-ID** generiert – du musst die Daten nicht erneut manuell eingeben. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/screenshot-2026-05-07-at-10010_1bgqccg.png =1065xauto) ###### Wo du deine P.O.-Entwürfe und Vorlagen findest So arbeitest du an einem gespeicherten Entwurf oder einer Vorlage weiter: 1. Gehe zu **P.O. hinzufügen**. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/image_2jkyqo.png =986xauto) 2. Klicke auf **„Entwürfe/Vorlagen öffnen“**. 3. Wähle den Entwurf aus, den du weiter bearbeiten möchtest. 4. Vervollständige die erforderlichen Informationen und erstelle die P.O., sobald du fertig bist. || Wichtig: Ein gespeicherter Entwurf ist noch keine erstellte Purchase Order und hat daher nicht denselben Status wie eine P.O., die bereits in den Genehmigungsprozess übergeben wurde. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/image_17vv8jc.png =1012xauto) ${color}[#0d5068](**Fragen oder Hilfe benötigt?**) *Unser Kunden - Support hilft dir jederzeit gerne bei Fragen oder bei der Einrichtung weiter.* **Kontakt** **E-Mail**: support.ap@digitalpurchaseorder.com **Telefon**: +49 (0)30 55 572 5956 **Support Int'l**: +44 20 331 88 338 [Oder buche einen persönlichen Support-Call.](https://calendly.com/d/gpk-ppc-rjg) Wir freuen uns, von dir zu hören.