Sammeldruckliste & PDF optionen

Die Sammeldruckliste fasst mehrere Rechnungen in einem PDF zusammen, spart manuellen Aufwand und ist ideal für Buchhaltung, Archivierung oder Monatsberichte. Sie kann schrittweise aufgebaut, gespeichert und später final gedruckt werden, das erleichtert besonders die Bearbeitung über längere Zeiträume hinweg.

Sammeldruckliste

So funktioniert es:

1. Navigiere zu den Bereichen P.O.s, Rechnungen oder Belege. Im Batch-Print-Steuerbereich (oben rechts, neben den Filteroptionen) findest du zwei Symbole, mit denen du deine Druckliste effizient verwalten kannst.

Alle sichtbaren P.O.s, Rechnungen oder Belege auswählen

• Fügt alle aktuell auf dem Bildschirm sichtbaren P.O.s, Rechnungen oder Abrechnungen (basierend auf den aktiven Filtern) zur Stapeldruckliste hinzu.
• Dies ist hilfreich, wenn du alle gefilterten Ergebnisse drucken möchtest, ohne jedes Element manuell auszuwählen.

Sammeldruckliste öffnen

• Elemente werden über das Druckersymbol auf der rechten Seite jeder P.O., Rechnung oder jeder Abrechnung zur Sammeldruckliste hinzugefügt.
• Sobald mindestens ein Element hinzugefügt wurde, wird das Sammeldrucklisten-Symbol in der Mitte aktiv und die ausgewählten P.O.s, Rechnungen oder Abrechnung können gemeinsam gedruckt werden.

2. Wählen Sie, ob alle Daten oder nur die aktuellen Daten gedruckt werden sollen.

3. Es öffnet sich ein neues Fenster mit der Bezeichnung "Sammeldruckliste". Alle P.O.s Rechnungen oder Abrechnungen sind ausgewählt, erkennbar am Druckersymbol rechts neben jeder Datei.

Übersicht der Sammeldruckliste

Einzelne Dokumente können zusätzlich über das Druckersymbol auf der rechten Seite jeder Zeile zur Sammeldruckliste hinzugefügt werden.

Sobald mindestens ein Dokument hinzugefügt wurde:

• wird das Sammeldrucklisten-Symbol aktiviert
• und die ausgewählten Dokumente können gemeinsam gedruckt werden

Im unteren Bereich stehen weitere Optionen zur Verfügung:

• Liste leeren
• Revisionen einschließen
• Anhänge einschließen
• Allgemeine Geschäftsbedingungen einschließen
• Batch-Druck starten

Mit: Schließen wird das Fenster beendet, ohne die Liste zu löschen.

Solange die Seite nicht neu geladen wird, bleibt die Sammeldruckliste erhalten.

PDF herunterladen oder im Browser öffnen

Du kannst einzelne Dokumente direkt öffnen oder herunterladen.

1. Öffne: P.O.s, Rechnungen oder Belege
2. Klicke auf das PDF-Symbol rechts neben dem Dokument

Danach kannst du wählen:

• PDF im Browser öffnen
• PDF herunterladen

Diese Funktion eignet sich ideal für: Einzelprüfungen, einzelne Ausdrucke oder eine schnelle Vorschauen

PDFs individuell anpassen

1. Unter: Einstellungen → PDF-Einstellungen

können PDFs individuell konfiguriert werden.

Mögliche Einstellungen:

• Sprache
• Zeitzone
• individuelle Rechnungsanschrift

Aufbau der PDF-Datei im E-Mail-Anhang

P.O.s

Seite 1: P.O.-Übersicht

• Lieferant und Rechnungsanschrift
• Projektnummer, P.O.-Nummer und Datum
• Positionsübersicht: Produktname, MwSt.-Satz, Nettobetrag, Kostenstelle, P.O.-Referenz
• Summen: Netto, MwSt. und Brutto
• Genehmigungsstempel und Zeitstempel

Seite 2: P.O.-Historie

• Übersicht aller geänderten Versionen mit den ursprünglich gespeicherten Daten

Rechnung

Seite 1 → Rechnungsübersicht

• Lieferant und Rechnungsadresse
• Projektnummer, P.O.-Nummer, Rechnungsnummer und Datum
• Positionsübersicht: Produktname, MwSt.-Satz, Nettobetrag, Kostenstelle, P.O.-Referenz
• Summen: Netto, MwSt. und Brutto
• Genehmigungsstempel und Zeitstempel

Seite 2 → Formales Rechnungsformat

• Klassisches Layout mit Mengen, Einzelpreisen, Zwischensummen, Steuern und Restbetrag
• Absender- und Empfängerdaten im offiziellen Rechnungsformat

Seite 3 → Purchase Order

• Enthält die zugehörigen Bestellinformationen
• Detaillierte P.O.-Positionen, Projekt- und Abteilungsreferenzen
• Genehmigungsinformationen und verantwortliche Nutzer

Abrechnungen

Seite 1: Abrechnung-Übersicht

• Titel, Erstellt von und Datum
• Positionsübersicht: Bezahlt an, Abteilung, Produktname, Kostenstelle, MwSt.
• Summen: Netto, MwSt. und Brutto
• Abgelehnte Belege
• Genehmigungsstempel und Zeitstempel

Seite 2: Belege

• Übersicht aller abgerechneten Belege, die in der Abrechnung enthalten sind

Fragen oder Hilfe benötigt?

Unser Kunden Support hilft dir jederzeit gerne bei Fragen oder bei der Einrichtung weiter.

Kontakt

E-Mail: support.ap@digitalpurchaseorder.com

Telefon: +49 (0)30 55 572 5956

Support Int'l: +44 20 331 88 338

Oder buche einen persönlichen Support-Call.

Wir freuen uns, von dir zu hören.

Aktualisiert am: 29/05/2026