Sammeldruckliste & PDF optionen in DPO

Die Sammeldruckliste fasst mehrere Rechnungen in einem PDF zusammen, spart manuellen Aufwand und ist ideal für Buchhaltung, Archivierung oder Monatsberichte. Sie kann schrittweise aufgebaut, gespeichert und später final gedruckt werden, das erleichtert besonders die Bearbeitung über längere Zeiträume hinweg.

Sammeldruckliste

So funktioniert es:

1. Navigiere zu den Bereichen P.O.s, Rechnungen oder Belege. Im Batch-Print-Steuerbereich (oben rechts, neben den Filteroptionen) findest du zwei Symbole, mit denen du deine Druckliste effizient verwalten kannst.

Alle sichtbaren P.O.s, Rechnungen oder Belege auswählen

• Fügt alle aktuell auf dem Bildschirm sichtbaren P.O.s, Rechnungen oder Top Sheets (basierend auf den aktiven Filtern) zur Stapeldruckliste hinzu.
• Dies ist hilfreich, wenn du alle gefilterten Ergebnisse drucken möchtest, ohne jedes Element manuell auszuwählen.

Sammeldruckliste öffnen

• Elemente werden über das Druckersymbol auf der rechten Seite jeder P.O., Rechnung oder jedes Top Sheets zur Sammeldruckliste hinzugefügt.
• Sobald mindestens ein Element hinzugefügt wurde, wird das Sammeldrucklisten-Symbol in der Mitte aktiv und die ausgewählten P.O.s, Rechnungen oder Top Sheets können gemeinsam gedruckt werden.

2. Wählen Sie, ob alle Daten oder nur die aktuellen Daten gedruckt werden sollen.

3. Es öffnet sich ein neues Fenster mit der Bezeichnung "Sammeldruckliste". Alle P.O.s Rechnungen oder Abrechnungen sind ausgewählt, erkennbar am Druckersymbol rechts neben jeder Datei.

Batch-Druckliste, Einstellungen & Symbole

Je nach Auswahl werden im Popup-Fenster alle ausgewählten P.O.s, Rechnungen oder Abrechnungen inklusive Details wie Lieferant und Betrag angezeigt. Einzelne P.O.s, Rechnungen oder Abrechnungen können über das Druckersymbol zur Liste hinzugefügt werden. Im unteren Bereich des Popup-Fensters stehen Optionen zum Leeren der Liste, zum Einschließen von Revisionen, Anhängen und allgemeinen Geschäftsbedingungen sowie zum Starten des Batch-Drucks zur Verfügung. Mit Schließen wird das Fenster ohne Drucken beendet; solange die Seite nicht neu geladen wird, bleibt die Liste unverändert bestehen.

PDF Download oder im Browser öffnen

Navigiere zu den Bereichen P.O.s, Rechnungen oder Belege und klicke auf das PDF-Symbol auf der rechten Seite der jeweiligen Zeile. Anschließend kannst du wählen, ob du die PDF-Datei auf dein Gerät herunterladen oder direkt im Browser zur schnellen Prüfung öffnen möchtest. Diese Methode eignet sich ideal für einzelne Prüfungen oder zum Drucken einzelner P.O.-, Rechnungs- oder Abrechnung, ohne die Batch-Druckfunktion zu verwenden.

PDF individuell anpassen

In der Verwaltung gibt es unter den PDF-Einstellungen die Möglichkeit, PDFs in verschiedenen Sprachen und Zeitzonen zu generieren. Zusätzlich kann eine individuelle Rechnungsanschrift verwendet werden.

Aufbau der PDF-Datei im E-Mail-Anhang

P.O.s

Seite 1: P.O.-Übersicht

• Lieferant und Rechnungsanschrift
• Projektnummer, P.O.-Nummer und Datum
• Positionsübersicht: Produktname, MwSt.-Satz, Nettobetrag, Kostenstelle, P.O.-Referenz
• Summen: Netto, MwSt. und Brutto
• Genehmigungsstempel und Zeitstempel

Seite 2: P.O.-Historie

• Übersicht aller geänderten Versionen mit den ursprünglich gespeicherten Daten

Rechnung

Seite 1 → Rechnungsübersicht

• Lieferant und Rechnungsadresse
• Projektnummer, P.O.-Nummer, Rechnungsnummer und Datum
• Positionsübersicht: Produktname, MwSt.-Satz, Nettobetrag, Kostenstelle, P.O.-Referenz
• Summen: Netto, MwSt. und Brutto
• Genehmigungsstempel und Zeitstempel

Seite 2 → Formales Rechnungsformat

• Klassisches Layout mit Mengen, Einzelpreisen, Zwischensummen, Steuern und Restbetrag
• Absender- und Empfängerdaten im offiziellen Rechnungsformat

Seite 3 → Purchase Order

• Enthält die zugehörigen Bestellinformationen
• Detaillierte P.O.-Positionen, Projekt- und Abteilungsreferenzen
• Genehmigungsinformationen und verantwortliche Nutzer

Abrechnungen

Seite 1: Top-Sheet-Übersicht

• Titel, Erstellt von und Datum
• Positionsübersicht: Bezahlt an, Abteilung, Produktname, Kostenstelle, MwSt.
• Summen: Netto, MwSt. und Brutto
• Abgelehnte Belege
• Genehmigungsstempel und Zeitstempel

Seite 2: Belege

• Übersicht aller abgerechneten Belege, die in der Abrechnung enthalten sind

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Aktualisiert am: 21/01/2026