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Genehmigungsstufen einrichten

Mit der Funktion Genehmigungsstufen einrichten können Administratoren strukturierte und automatisierte Genehmigungs-Workflows für P.O.s, Rechnungen und Belege definieren.

So wird sichergestellt, dass P.O.s, Rechnungen und Belege von den richtigen Personen zur richtigen Zeit geprüft werden – ohne manuelle Weiterleitungen.

Genehmigungsstufen werden in der Verwaltung separat festgelegt für:

Wie Benutzerzuweisung und Genehmigungsstufen in DPO funktionieren

Es gibt zwei Möglichkeiten, Benutzer in Genehmigungsstufen einzubinden:

Genehmigung nur für bestimmte Abteilungen

In den Benutzereinstellungen die Abteilungen zuweisen
In den Genehmigungsstufen die Checkbox „Separate Genehmigung für jede Abteilung“ aktivieren

Genehmigung für alle Abteilungen

Checkbox nicht aktivieren: Benutzer in einer eigenen Genehmigungsstufe platzieren → Typisches Beispiel: Produktionsleiter mit globaler Sichtbarkeit

Wichtig: Mische keine Nutzer mit Abteilungszuweisung und ohne Abteilungszuweisung in derselben Stufe, wenn Abteilungen genutzt werden

Benutzer können in ihrem Konto auch individuelle E-Mail-Benachrichtigungen einrichten, um über Aktivitäten wie neue Dokumente oder Genehmigungsanfragen informiert zu werden
Wenn ein P.O. ein Beleg oder eine Rechnung innerhalb einer Abteilung erstellt wird, müssen alle Benutzer, die dieser Abteilung in ihrem Profil zugewiesen sind, sowie alle Benutzer ohne Abteilung, die jedoch eine Genehmigungsstufe (z. B. 1, 2, 3 etc.) in der Genehmigungskette innehaben, diese genehmigen
Möchtest du den Zugriff eines Benutzers innerhalb einer Abteilung einschränken, erstelle eine separate Abteilung. Zum Beispiel: Wenn zwei Personen in derselben Abteilung arbeiten, aber nicht gegenseitig Einträge sehen sollen, weise sie unterschiedlichen Abteilungen zu
Hinweis: Wenn eine Person mehrfach in der Genehmigungskette vorkommt, wird ihr zweites Auftreten automatisch übersprungen
Du kannst Genehmigungsstufen erstellen, die nur für Beträge unter oder über einem bestimmten Wert gelten. Das gibt dir mehr Kontrolle über den Freigabeprozess. Diese Option kann direkt beim Einrichten der Genehmigungsstufe hinzugefügt werden

So richtest du eine Genehmigungskette ein

Hinweis: Dieses Beispiel basiert auf der Einrichtung für Belege, funktioniert jedoch im Grundprinzip genauso wie bei P.O.s und Rechnungen.

Öffne deine Verwaltung → Genehmigungsstufen (P.O.), Rechnungen oder Belege
Wähle die Anzahl der benötigten Genehmigungsstufen (z. B. 1, 2 oder 3)
Klicke auf "+ Genehmigungsstufe hinzufügen", um weitere Genehmigungsstufen hinzuzufügen

Ordne die Genehmigungsstufen mit den Auf- und Ab-Pfeilen neu an, um die gewünschte Reihenfolge festzulegen
Klicke auf das Personen-Symbol, um die zugewiesenen Genehmiger anzuzeigen und zu sehen, welche Benutzer im Freigabe-Workflow enthalten sind

Tipp: Genehmigungsstufen können auch im Benutzerprofil zugewiesen werden, grundlegende Einstellungen wie Abteilungs- oder Betragsregeln sind jedoch nur direkt in der Genehmigungsstufe möglich.

Suche im Feld „Neuen Genehmiger hinzufügen“ auf der rechten Seite nach dem Namen des Benutzers
Klicke auf das Plus-Symbol (+), um den Benutzer zur Genehmigungsstufe hinzuzufügen
Sind mehreren Benutzern derselben Genehmigungsstufe und Abteilung zugeordnet, wird die Freigabe vom zuerst verfügbaren Benutzer durchgeführt

Du kannst mehreren Genehmigern derselben Genehmigungsstufe zuweisen
Aktiviere "Separate Genehmigung für jede Abteilung", wenn der Benutzer nur Abrechnungen aus seiner zugewiesenen Abteilung freigeben soll

Wenn das Personen-Symbol rot blinkt, bedeutet dies, dass das Kontrollkästchen aktiviert ist, der Benutzer in der Genehmigungsstufe jedoch keiner Abteilung zugeordnet ist.

Lege für jede Genehmigungsstufe über das Dropdown-Menü die Bedingungen fest, z. B.

Gilt für alle P.O.s, Rechnungen oder Top Sheets
(Gilt nur für spezielle P.O.s)
Wenn der Nettobetrag ≥ [Betrag]
Wenn der Nettobetrag < [Betrag]

Stelle sicher, dass jeder Genehmigungsstufe mindestens ein Benutzer zugewiesen ist
Sobald alle Stufen konfiguriert sind, wird der automatisierte Genehmigungs-Workflow aktiviert
Speichere deine Änderungen

Fragen?

Unser Support-Team hilft dir gerne weiter:

Email: support@digitalpurchaseorder.com

Support Int'l: +44 20 331 88 338

Berlin Office: +49 30 555 72 5951

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Aktualisiert am: 12/01/2026

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