> ## Knowledge Base Index > Fetch the complete knowledge base index at: https://help.digitalpurchaseorder.com/sitemap.xml > Use this file to discover available pages before exploring further. > Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash). # Erste Schritte in DPO 2/2 - Altes Design Nachdem du deine **Grundeinstellungen** festgelegt hast, kannst du nun deine **erste Rechnung** ins System senden, eine **P.O. erstellen** oder eine **Abrechnung hochladen**. In diesem Leitfaden begleiten wir dich bei deinen **ersten Schritten im System** und zeigen dir, wie du effizient mit DPO arbeitest. ||| Hinweis: Die folgenden Schritte sind kurz zusammengefasst. Wenn du weitere Fragen zu einem Thema oder zur Einrichtung hast, folge bitte dem jeweiligen Artikel für detaillierte Informationen. ###### [Neue P.O. Erstellen ](https://digital-purchase-order.crisp.help/de/article/neue-po-erstellen-kii85z/) Sieh **alle deine P.O.s an einem Ort,** **filtere** und **sortiere** sie nach Bedarf und lade sie als PDF einzeln oder gesammelt herunter. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/download-8_qkozn3.png =835xauto) 1. Klicke im linken Menü auf **„Neue P.O. erstellen“**, wähle **Abteilung** und **Lieferant** (oder lege einen neuen an) und klicke auf **„Weiter“**. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/download-9_h4fem.png =826xauto) 2. Klicke auf **„Position(en) hinzufügen“**, gib die Daten ein und bestätige mit **„Hinzufügen“**. Prüfe die Positionen und klicke anschließend auf **„P.O. erstellen“**, um den Genehmigungsprozess zu starten. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/bildschirmfoto-2026-01-02-um-1_o88qma.png =813xauto) ###### [Rechnungen](https://digital-purchase-order.crisp.help/de/article/rechnungsubersicht-suxm5n/) Sieh **alle Rechnungen an einem Ort**, filtere nach Bedarf (z. B. Abteilung oder Lieferant) und lade sie als PDF einzeln oder gesammelt herunter. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/download-1_194fgto.jpeg =947xauto) ###### [Rechnungseingang](https://digital-purchase-order.crisp.help/de/article/rechnungseingang-1mwmval/) Nach der Projekteinrichtung erhältst du eine **Rechnungs-E-Mail-Adresse**, die du jederzeit unter **Verwaltung → Rechnungen** findest. Leite Rechnungen einfach an diese Adresse weiter, um sie in DPO hochzuladen. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/download-10_hu3ybt.png =924xauto) ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/download-11_17ux1l.png =928xauto) Rechnungen werden per E-Mail empfangen und im **Rechnungseingang** angezeigt. Öffne den **Rechnungen-Tab**, um ungeprüfte Rechnungen zu **validieren** oder über das **Papierkorb-Symbol** zu löschen. || Hinweis: Rechnungen im Rechnungseingang sind noch nicht Teil der Genehmigungsliste. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/download-12_cexetb.png =1072xauto) **Prüfe die Rechnungsdaten** (Nummer, Datum, Betrag), kontrolliere oder wähle den **Lieferanten**, und ergänze die **Positionen**, bis der Saldo ausgeglichen ist. Pflichtfelder sind rot markiert. Klicke anschließend auf **„Speichern“**, um die Rechnung in der Übersicht abzulegen. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/download-13_5s7y8k.png =1101xauto) ###### [Matching Screen ](https://digital-purchase-order.crisp.help/de/article/rechnung-mit-po-verknupfen-1us6z94/) 1. Gehe zu **Rechnungen → Verknüpfung zu P.O.s**, wähle eine **Rechnung** aus und starte den Abgleich über das **Link-Symbol**. Passende **P.O.-Positionen** werden rechts angezeigt und können einzeln oder gesammelt verknüpft werden. Bestätige anschließend die Verknüpfung. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/download-14_9vplt6.png =875xauto) 2. Im **Prüfbildschirm** prüfst du die verknüpften Positionen und bestätigst mit **„Rechnung mit Artikel verknüpfen“** oder **„Rechnung verknüpfen und P.O. Artikel schließen“**. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/download-15_yiswad.png =860xauto) 3. Zum Abschluss wird die Rechnung in den **Genehmigungsprozess** gesendet. * Bei **automatischer Genehmigung** geschieht dies automatisch nach vollständiger Verknüpfung. * Bei **manueller Genehmigung** per Klick auf **„Zur Genehmigung senden“**. Danach durchläuft die Rechnung die definierte Genehmigungskette. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/bildschirmfoto-2026-01-02-um-1_1ml58vs.png =974xauto) ###### [Genehmigungsliste](https://digital-purchase-order.crisp.help/de/article/genehmigungsliste-10ef03v/) Sieh alle **genehmigungspflichtigen Ausgaben** an einem Ort, filtere nach Bedarf und lade sie als PDF einzeln oder gesammelt herunter. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/bildschirmfoto-2026-01-13-um-1_n08h37.png =747xauto) [**P.O. Genehmigen**](https://digital-purchase-order.crisp.help/de/article/genehmigen-von-pos-1qlojte/) Unter **P.O.-Genehmigungen** findest du alle Bestellungen, die auf deine Freigabe warten. Öffne eine P.O., prüfe die Positionen, ergänze bei Bedarf Kontocodes und **genehmige**, **lehne ab** oder **sende sie zurück**. Nach der Bearbeitung ist die Liste leer. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/bildschirmfoto-2026-01-13-um-1_1a7q4s0.png =693xauto) **Rechnungen freigeben** Öffne die **Rechnung**, prüfe Positionen, verknüpfte **P.O.s** und ggf. **Kontocodes**, und **genehmige** oder **lehne ab**. Optional kannst du einen Kommentar hinzufügen. Nach der Bearbeitung ist die Liste leer. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/oo_1h8wj5v.png =909xauto) **Abrechnung freigeben** Öffne das **Expense-Topsheet**, prüfe Positionen und ggf. **Kontocodes** (optional im **Reviewer-Modus**) und **genehmige** oder **lehne ab**. Optional kannst du einen Kommentar hinzufügen. Nach der Bearbeitung ist die Liste leer. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/download-17_1mlcoq2.png =1003xauto) ###### [Belege](https://digital-purchase-order.crisp.help/de/article/belegansicht-1480jn1/) und [Belegeingang](https://digital-purchase-order.crisp.help/de/article/belegeingang-zgf2gb/) Sieh alle **Abrechnungen/VG** an einem Ort, filtere nach Bedarf und lade sie als PDF einzeln oder gesammelt herunter. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/download-18_71g7cu.png =867xauto) 1. Gehe zum **Belegeingang**, lade Belege per Browser oder App hoch, prüfe sie und wähle die validierten Belege für ein **Topsheet** aus. Klicke auf **„Topsheet erstellen“**, um das PDF zu erzeugen und zur **Genehmigung** zu senden. ||| Wichtig: Belege können nicht für andere Nutzer erstellt werden. Jeder Belegeingang gehört immer nur zum eigenen Nutzer, und die Abrechnung erfolgt im Namen des jeweiligen Profils. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/bildschirmfoto-2026-01-02-um-1_158h75q.png =1002xauto) ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/bildschirmfoto-2026-01-02-um-1_orxjnv.png =1002xauto) ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/bildschirmfoto-2026-01-02-um-1_jugc2r.png =997xauto) ###### [Abrechnung prüfen ](https://digital-purchase-order.crisp.help/de/article/belegansicht-1480jn1/) 1. Prüfe die **Abrechnung im Topsheet**: Positionen können **abgelehnt**, **korrigiert** oder über das **Augen-Symbol** inklusive Beleg angezeigt werden. Optional kannst du das Topsheet über das **Drei-Punkte-Menü (⋯)** aus dem Workflow entfernen oder stornieren. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/download-19_fxlmxx.png =868xauto) 2. Für eine schnellere Prüfung steht der **Prüfer-Modus** zur Verfügung, mit dem sich mehrere Werte spaltenweise wie in Excel übernehmen lassen. ![Prüfer-Modus](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/download-20_1npc5f.png) 3. Sobald alle Positionen geprüft sind, klicke auf **„Beleg-Abrechnung zur Genehmigung senden“**, um den Freigabeprozess zu starten. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/image_7m9ww2.png)