Erste Schritte in DPO 2/2
Nachdem du deine Grundeinstellungen festgelegt hast, kannst du nun deine erste Rechnung ins System senden, eine P.O. erstellen oder eine Abrechnung hochladen. In diesem Leitfaden begleiten wir dich bei deinen ersten Schritten im System und zeigen dir, wie du effizient mit DPO arbeitest.
Neue P.O. Erstellen
Sieh alle deine P.O.s an einem Ort, filtere und sortiere sie nach Bedarf und lade sie als PDF einzeln oder gesammelt herunter.
- Klicke im linken Menü auf „Neue P.O. erstellen“, wähle Abteilung und Lieferant (oder lege einen neuen an) und klicke auf „Weiter“.
- Klicke auf „Position(en) hinzufügen“, gib die Daten ein und bestätige mit „Hinzufügen“. Prüfe die Positionen und klicke anschließend auf „P.O. erstellen“, um den Genehmigungsprozess zu starten.
Rechnungen
Sieh alle Rechnungen an einem Ort, filtere nach Bedarf (z. B. Abteilung oder Lieferant) und lade sie als PDF einzeln oder gesammelt herunter.
Rechnungseingang
Nach der Projekteinrichtung erhältst du eine Rechnungs-E-Mail-Adresse, die du jederzeit unter Verwaltung → Rechnungen findest. Leite Rechnungen einfach an diese Adresse weiter, um sie in DPO hochzuladen.
Rechnungen werden per E-Mail empfangen und im Rechnungseingang angezeigt. Öffne den Rechnungen-Tab, um ungeprüfte Rechnungen zu validieren oder über das Papierkorb-Symbol zu löschen.
Prüfe die Rechnungsdaten (Nummer, Datum, Betrag), kontrolliere oder wähle den Lieferanten, und ergänze die Positionen, bis der Saldo ausgeglichen ist. Pflichtfelder sind rot markiert. Klicke anschließend auf „Speichern“, um die Rechnung in der Übersicht abzulegen.
Matching Screen
- Gehe zu Rechnungen → Verknüpfung zu P.O.s, wähle eine Rechnung aus und starte den Abgleich über das Link-Symbol. Passende P.O.-Positionen werden rechts angezeigt und können einzeln oder gesammelt verknüpft werden. Bestätige anschließend die Verknüpfung.
- Im Prüfbildschirm prüfst du die verknüpften Positionen und bestätigst mit „Rechnung mit Artikel verknüpfen“ oder „Rechnung verknüpfen und P.O. Artikel schließen“.
- Zum Abschluss wird die Rechnung in den Genehmigungsprozess gesendet.
- Bei automatischer Genehmigung geschieht dies automatisch nach vollständiger Verknüpfung.
- Bei manueller Genehmigung per Klick auf „Zur Genehmigung senden“. Danach durchläuft die Rechnung die definierte Genehmigungskette.
Genehmigungsliste
Sieh alle genehmigungspflichtigen Ausgaben an einem Ort, filtere nach Bedarf und lade sie als PDF einzeln oder gesammelt herunter.
Unter P.O.-Genehmigungen findest du alle Bestellungen, die auf deine Freigabe warten. Öffne eine P.O., prüfe die Positionen, ergänze bei Bedarf Kontocodes und genehmige, lehne ab oder sende sie zurück. Nach der Bearbeitung ist die Liste leer.
Rechnungen freigeben
Öffne die Rechnung, prüfe Positionen, verknüpfte P.O.s und ggf. Kontocodes, und genehmige oder lehne ab. Optional kannst du einen Kommentar hinzufügen. Nach der Bearbeitung ist die Liste leer.
Abrechnung freigeben
Öffne das Expense-Topsheet, prüfe Positionen und ggf. Kontocodes (optional im Reviewer-Modus) und genehmige oder lehne ab. Optional kannst du einen Kommentar hinzufügen. Nach der Bearbeitung ist die Liste leer.
Belege und Belegeingang
Sieh alle Abrechnungen/VG an einem Ort, filtere nach Bedarf und lade sie als PDF einzeln oder gesammelt herunter.
- Gehe zum Belegeingang, lade Belege per Browser oder App hoch, prüfe sie und wähle die validierten Belege für ein Topsheet aus. Klicke auf „Topsheet erstellen“, um das PDF zu erzeugen und zur Genehmigung zu senden.
Abrechnung prüfen
- Prüfe die Abrechnung im Topsheet: Positionen können abgelehnt, korrigiert oder über das Augen-Symbol inklusive Beleg angezeigt werden. Optional kannst du das Topsheet über das Drei-Punkte-Menü (⋯) aus dem Workflow entfernen oder stornieren.
- Für eine schnellere Prüfung steht der Prüfer-Modus zur Verfügung, mit dem sich mehrere Werte spaltenweise wie in Excel übernehmen lassen.
- Sobald alle Positionen geprüft sind, klicke auf „Beleg-Abrechnung zur Genehmigung senden“, um den Freigabeprozess zu starten.
Aktualisiert am: 13/01/2026
Danke!