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# Erste Schritte in DPO 1/2 - Altes Design

Willkommen bei **DPO**! In diesem Leitfaden begleiten wir dich bei deinen **ersten Schritten im System** und zeigen dir, welche grundlegenden Einstellungen du möglicherweise noch vornehmen musst, bevor du gemeinsam mit deinem Team loslegst. So stellst du sicher, dass alles bereit ist, um deine **erste P.O.**, **Rechnung** oder **Abrechnung** hochzuladen und dein **Team einzuladen und zu verwalten**.


||| Hinweis: Die folgenden Schritte sind kurz zusammengefasst. Wenn du weitere Fragen zu einem Thema oder zur Einrichtung hast, folge bitte dem jeweiligen Artikel für detaillierte Informationen. 


###### Schritt 1: [Einloggen](https://digital-purchase-order.crisp.help/de/article/anmeldung-in-dpo-agr0pe/) und [Profileinstellungen anpassen](https://digital-purchase-order.crisp.help/de/article/konto-einstellungen-132xzti/)

Sobald du eingeladen wurdest, erhältst du eine **E-Mail**. Folge den darin beschriebenen Schritten und erstelle dein Konto. Danach kannst du deine **persönlichen Profileinstellungen** vornehmen – zum Beispiel **Sprache** und **E-Mail-Benachrichtigungen**.

| Tipp: Wenn du bereits aus einem früheren Projekt ein Konto bei uns hast, kannst du dich einfach wie gewohnt unter https://web.digitalpurchaseorder.com anmelden.


Nach Erhalt der Einladung öffnest du deinen E-Mail-Account und klickst in der **Einladungs-E-Mail auf den ersten Link**. Du wirst automatisch auf die DPO-Seite weitergeleitet, wo du ein **Passwort für deinen neuen Zugang festlegst**. Anschließend meldest du dich mit deiner E-Mail-Adresse und dem neuen Passwort an. Nach dem **Login** wirst du direkt in deinen **Account weitergeleitet.** Dort siehst du deine **verfügbaren Projekte** und kannst das gewünschte **Projekt durch Anklicken des entsprechenden Buch-Symbols öffnen**.


|| Sollte die E-Mail nicht auffindbar sein, überprüfe bitte zunächst den **Spam-Ordner**. Ist die Einladung weiterhin nicht eingegangen, wende dich an den **Administrator**, um die in DPO hinterlegte E-Mail-Adresse zu prüfen. Alternativ kannst du dich jederzeit an unser **Support-Team unter support.ap@digitalpurchaseorder.com** wenden.



![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/bildschirmfoto-2025-11-12-um-1_11v98in.png =721xauto)


Über das **Profil-Icon** (oben rechts) erreichst du deine **Kontoeinstellungen**. Dort kannst du **persönliche Daten**, **Passwort** und **MFA** verwalten sowie **Benachrichtigungen**, **Sprache, Region und Standardwährung einstellen.**


![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/bildschirmfoto-2026-01-02-um-0_1l5f5jz.png =728xauto)


###### Schritt 2: [Projektinformationen](https://digital-purchase-order.crisp.help/de/article/projektinformationen-1b1bmm/)

Über das **Drei-Linien-Menü** gelangst du zu den **Administrationseinstellungen**. Unter **Projektinformationen** verwaltest du **Projektdaten** und legst **Nutzungsgrenzen** fest; zusätzliche Ressourcen können jederzeit hinzugefügt werden.


![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/bildschirmfoto-2026-01-02-um-0_17huypc.png =689xauto)


###### Schritt 3: [Lieferanten](https://digital-purchase-order.crisp.help/de/article/lieferanten-1y557q9/)

Unter **Administration → Lieferanten** kannst du Lieferanten anlegen oder bearbeiten. Neue Lieferanten werden über **+ Neuen Lieferanten hinzufügen** erstellt; größere Lieferantenlisten können mithilfe der Importvorlage unter **Administration → Import** **durch das DPO-Support-Team importiert** **werden**.


![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/bildschirmfoto-2025-12-31-um-0_14exu2w.png =850xauto)


In den **Lieferanteneinstellungen** legst du Pflichtfelder fest, bestimmst, wer **Lieferanten anlegen darf,** und kannst die** automatische Lieferantencodenummerierung aktivieren**. Dabei definierst du **Startnummer, Stellenanzahl und optional ein Präfix** und aktivierst die Funktion durch **Speichern**.



![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/bildschirmfoto-2026-01-02-um-0_1k45ted.png =744xauto)


###### Schritt 4: [Kontenplan](https://digital-purchase-order.crisp.help/de/article/kontenplan-3gj3aq/)

Der **Kontenplan** kann unter **Verwaltung → Kontenplan** bearbeitet werden. Dort lassen sich **Konten hinzufügen oder anpassen**, Anzeigeoptionen festlegen und der Kontenrahmen sperren. **Größere Kontenlisten können über den DPO Support **mithilfe der Importvorlage unter **Verwaltung → Import** **importiert** **werden**.



![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/bildschirmfoto-2025-12-30-um-0_eh6rp6.png =832xauto)



###### Schritt 5: [Konten - Zusatzfelder](https://digital-purchase-order.crisp.help/de/article/konten-zusatzfelder-nandyd/)

**Zusätzliche Felder (z. B. KOST, KSK, SET) **können **für P.O.s, Rechnungen und Belege **unter **Verwaltung → Konten → Zusatzfelder** angelegt und exportiert werden. Neue Felder erstellst du über **Neue Version erstellen** und **Neues Feld hinzufügen**, inklusive Feldname, Typ, Sichtbarkeit und Pflichtfeldoption. **Unterstützte Typen sind COA, Value List, Text, Letters und Numbers.**



![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/bildschirmfoto-2025-12-31-um-0_kc2w6h.png =981xauto)



###### Schritt 6: [Steuern (für Rechnungen)](https://digital-purchase-order.crisp.help/de/article/steuern-fur-rechnungen-7n4p1h/)

Unter **Verwaltung → Steuern** kannst du **Steuersätze für Rechnungen und Belege hinzufügen** oder anpassen. Bei angebundener Buchhaltungs- oder PSL-Integration müssen Bezeichnungen und Kontonummern exakt übereinstimmen.

Aktiviere eine Steuerart über das **Stift-Symbol** und setze **„Auf Rechnung verwenden“**. Optional kannst du sie als Pflichtfeld markieren und den Modus festlegen. Mit **„Speichern“** wird die Steuer für Rechnungen und Belege aktiviert.



![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/steuern-fur-rechnungen-aktivie_s0f81a.png =808xauto)



Im **Listenmodus** öffnest du die Steuerart, klickst auf das **Plus-Symbol (+)** und legst einen **Steuersatz mit Name, Prozentsatz, optionalem Gültigkeitszeitraum und Kostenkonto** an. Nach dem **Speichern** steht der Steuersatz für Rechnungen und Belege zur Verfügung.

| Die Anzeige der Steuern erfolgt in der Reihenfolge ihrer Anlage. Falls eine andere Sortierung gewünscht ist, kann diese durch eine nummerische Vorsilbe (z. B. 1, 2, 3) im Namen gesteuert werden.



![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/steuersatz-hinzufugen135ycsf_yq85by.png =740xauto)



###### Schritt 7: [Genehmigungsstufen einrichten](https://digital-purchase-order.crisp.help/de/article/genehmigungsstufen-einrichten-15216ls/)

Genehmigungsstufen werden in der Verwaltung **separat für [Genehmigungsstufen (P.O.s)](https://digital-purchase-order.crisp.help/de/article/genehmigungsstufen-po-cr8ish/)**, [**Rechnungen**](https://digital-purchase-order.crisp.help/de/article/rechnungen-pzukcs/) und [Belege](https://digital-purchase-order.crisp.help/de/article/belege-b01exi/) eingerichtet. 

1. Gehe zu **Verwaltung → Genehmigungsstufen** für **P.O.s**, **Rechnungen** oder **Belege**, wähle die Anzahl der Stufen und füge sie hinzu oder ordne sie neu.


![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/bildschirmfoto-2026-01-02-um-0_17clv89.png)

| **Tipp:** Genehmigungsstufen können auch im Benutzerprofil zugewiesen werden. Grundlegende Einstellungen wie **Abteilungszuordnung** oder **betragsabhängige Regeln** lassen sich jedoch nur direkt in der Genehmigungsstufe festlegen.


2. Lege anschließend die Bedingungen pro Stufe fest (z. B. Dokumenttyp oder Nettobetragsgrenzen).


![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/bildschirmfoto-2026-01-02-um-0_1x8eagy.png)


2. Füge Genehmiger über **„Neuen Genehmiger hinzufügen“** hinzu, aktiviere bei Bedarf **„Separate Genehmigung für jede Abteilung“** und **speichere** deine Änderungen.


![1. Klicke auf „Neuen Zeichnungsberechtigten hinzufügen“ und wähle den gewünschten Namen aus der Liste aus 2. Klicke anschließend auf das Plus-Symbol (+), um ihn hinzuzufügen.](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/bildschirmfoto-2026-01-02-um-0_kpfl7y.png)


###### Schritt 8: [Rechnungen](https://digital-purchase-order.crisp.help/de/article/rechnungen-pzukcs/)
  
Für Rechnungen kannst du zwischen **manueller** und **automatischer** Einreichung in den Genehmigungsworkflow wählen und diese Einstellung jederzeit ändern.

* Bei der **manuellen Einreichung** werden Rechnungen per Klick versendet.
* Bei der **automatischen Einreichung** werden Rechnungen automatisch weitergeleitet, sobald sie vollständig mit einer P.O. verknüpft sind.


![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/bildschirmfoto-2026-01-02-um-0_1lzj9gu.png =777xauto)



###### Schritt 9: [Teammitglied einladen ](https://digital-purchase-order.crisp.help/de/article/nutzer-1ua2tih/)

1. Du kannst nun Teamkollegen einladen. Gehe zu **Verwaltung → Benutzer**, klicke auf **„+ Neue Nutzer einladen“**, gib die E-Mail-Adresse ein und lege die Sichtbarkeit für **P.O.s**, **Rechnungen** und **Belege** fest.


![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/bildschirmfoto-2026-01-02-um-0_1tj4hiz.png =835xauto)


2. Weise dem Benutzer **Abteilungen**, **Berechtigungen** und optional **Genehmigungsstufen** zu, lege die **Benutzerrolle** fest 


![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/bildschirmfoto-2026-01-02-um-1_1x4dtqg.png =970xauto)



2. Wähle die **Berechtigungen** für den Benutzer aus. Beispiele für verfügbare Optionen:

* **Nimmt Kontierung vor** → Darf **Kostenkonto** auszufüllen.
* **Darf Kostenkonto verändern** → Ermöglicht das **Bearbeiten von Kostenfeldern** jederzeit.
* **Darf Rechnungen verwalten** → Muss aktiviert sein, damit der Tab **Rechnungseingang** angezeigt wird.
* **Beleg-Prüfung** → Ermöglicht es, **Top Sheets** direkt zur Genehmigung zu senden und sie jederzeit zu bearbeiten.
* **Darf P.O.s annullieren** → Kann POs **Annullieren**.
* **Darf P.O.s verändern** → Erlaubt das **Verändern von P.O.s**.
* **Belege aus Genehmigung entfernen** → Erlaubt es, **Belege** aus dem Genehmigungsprozess zu nehmen.


2. Zum Abschluss legst du die **Kommentareinstellungen** fest und klickst auf **„Einladen“**, um die Benutzereinladung zu versenden.


![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/bildschirmfoto-2026-01-02-um-1_1o1s47z.png)
||| Die Anmeldung ist abgeschlossen. Im nächsten Artikel "[Erste Schritte in DPO 2/2](https://digital-purchase-order.crisp.help/de/article/erste-schritte-in-dpo-22-1dqm2km/)" zeigen wir dir, wie du deine erste P.O. erstellen kannst, deine erste Rechnung und Abrechnung hochladen kannst.