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# Duplikatsprüfung bei Rechnungen

Mit der automatischen **Duplikatsprüfung** in DPO lässt sich schnell erkennen, ob eine Rechnung bereits im System existiert. Entweder exakt identisch (z. B. doppelt per E-Mail eingereicht) oder mit kleineren Änderungen.

### Duplikat-Erkennung bei E-Mail-Einreichung

Wird eine PDF-Rechnung an die DPO-Rechnungsadresse (z. B. dpo-xxxxx@dpo-import.com) gesendet, prüft das System automatisch, ob die Datei bereits vorhanden ist.

###### Wenn ein Duplikat erkannt wird:

* Stimmen **Dateiname und Inhalt** mit einer bereits verarbeiteten Rechnung überein, blockiert das System die Verarbeitung
* Du erhältst automatisch eine E-Mail von do-not-reply@digitalpurchaseorder.com
* Diese E-Mail informiert klar, dass es sich um ein Duplikat handelt und die Datei nicht erneut verarbeitet wurde

**Beispielnachricht:** *“File: Nexus_INVOICE_TESTAP_EUR_235596013.pdf was already processed and is a duplicate.”*


![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/image_7n7gb1.png)



### Duplikatprüfung bei manueller Erfassung

Wird eine leicht veränderte Rechnung (z. B. umbenannte oder bearbeitete PDF) eingereicht, landet sie zunächst im Rechnungseingang.

1. Erkennt das System, dass die **Rechnungsnummer bereits beim gleichen Lieferanten existiert**, erscheint eine Warnung:
* *„This number already exists on an invoice from the same supplier. Click to compare.“*

2. Mit Klick auf **„Rechnungen vergleichen“** öffnet sich ein **Seitenvergleich**:
* Links die aktuelle Rechnung aus dem Eingang
* Rechts die bereits verarbeitete Rechnung

3. Nun kannst du beide Rechnungen prüfen:
* Sind sie **unterschiedlich** (z. B. eine korrigierte Version), kannst du die neue Rechnung freigeben
* Handelt es sich um ein **echtes Duplikat**, kannst du die doppelte Rechnung direkt aus dem Eingang löschen

|| Die Erkennung von Duplikaten basiert sowohl auf den Rechnungsdaten (Rechnungsnummer und Lieferant) als auch auf der Inhaltsstruktur der PDF-Datei.



![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/screenshot-2026-05-08-at-16570_5wvzhb.png =1082xauto)




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