> ## Knowledge Base Index > Fetch the complete knowledge base index at: https://help.digitalpurchaseorder.com/sitemap.xml > Use this file to discover available pages before exploring further. > Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash). # So richtest du Budgets in DPO ein und verwaltest sie Mit der Funktion **Budgetverwaltung** im **Digital Purchase Order (DPO)** System lassen sich **Ausgabenlimits definieren**, überwachen und kontrollieren. Echtzeit-Tracking, **Unterbudgets** und **automatische Warnmeldungen** sorgen dafür, dass POs im Rahmen der finanziellen Vorgaben bleiben. In diesem Artikel erfährst du, wie Budgets eingerichtet, mit **P.O.s verknüpft** und die **Budgetnutzung analysiert** werden. ###### Video-Tutorial Du möchtest lieber eine visuelle Anleitung? In unserem Video-Tutorial erfährst du, **wie du Budgets in DPO einrichtest und verwaltest**. ${frame}[](https://www.youtube.com/embed/0uDY2l9xd2c) ### Budget erstellen 1. Gehe zu **Einstellungen → Budgets**. 2. Klicke auf **„+ Budget hinzufügen“**. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/screenshot-2026-05-07-at-14360_1wqytrh.png =990xauto) 3. Gib einen **Namen** für das Budget ein. 4. Lege das **Ausgabenlimit** fest. 5. Konfiguriere bei Bedarf eine **Toleranz für Budgetüberschreitungen**: * als **Prozentsatz** * als **fester Betrag** 6. Speichere das Budget. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/image_16omgv9.png =963xauto) ###### Unterbudgets hinzufügen (optional) Mit Unterbudgets kannst du ein **Hauptbudget in kleinere einzelne Budgets aufteilen**, um Ausgaben detaillierter nachzuverfolgen. Dies kann beispielsweise hilfreich sein, um Ausgaben zu unterteilen nach: * **Projekt** * **Abteilung** * **Kostenkategorie** * **Zeitraum** Erstelle die benötigten Unterbudgets unterhalb des entsprechenden Hauptbudgets. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/image_dl2phq.png =802xauto) ###### Unterbudget verpflichtend machen Wenn Benutzer einer P.O. nicht nur das Hauptbudget zuweisen dürfen, kannst du das **Hauptbudget sperren**. 1. Gehe zu **Einstellungen → Budgets**. 2. Öffne das entsprechende **Hauptbudget**. 3. Aktiviere **„Gesperrt“**. 4. Speichere deine Änderungen. Sobald das Hauptbudget gesperrt ist, können Benutzer das Hauptbudget auswählen, müssen zusätzlich jedoch eines der zugehörigen **Unterbudgets** auswählen. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/image_x2s2y9.png =872xauto) ###### Budget verpflichtend machen Du kannst festlegen, ob Benutzer beim Erstellen einer P.O. ein Budget zuweisen müssen. 1. Gehe zu **Einstellungen → Budgets**. 2. Aktiviere **„Budget für jede P.O.-Position erforderlich“**. *Wenn diese Option aktiviert ist, kann eine P.O. nicht erstellt werden, ohne ein Budget auszuwählen.* ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/screenshot-2026-09-22-at-08173_1k9orw1.png =918xauto) ### Budgets beim Erstellen einer P.O. anwenden Beim Erstellen oder Bearbeiten einer P.O.: 1. Wähle das entsprechende **Budget** aus. 2. Wähle bei Bedarf ein **Unterbudget** aus. 3. Fahre mit der Erstellung der P.O. fort. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/image_kbgcko.png =963xauto) **Wenn die P.O. das konfigurierte Budgetlimit oder die Toleranz überschreitet**, reagiert DPO entsprechend deiner Budgetkonfiguration, zum Beispiel durch eine **Warnung oder indem das Einreichen der P.O. verhindert wird**. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/image_dl5hrc.png =917xauto) ### Budgetnutzung überwachen *Budgetinformationen können direkt innerhalb einer P.O. überprüft werden.* 1. Öffne die entsprechende P.O. im Bereich **Purchase Orders**. 2. Überprüfe die angezeigten Budgetinformationen, darunter: * **Budgetnutzung** * **Prozentsatz des verwendeten Budgets** * **Informationen zum Unterbudget**, falls vorhanden * Dadurch können Benutzer und Genehmiger beim Prüfen einer Purchase Order den aktuellen Budgetstatus einsehen. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/screenshot-2026-09-22-at-08201_c4pkai.png =968xauto) ###### Budgetübersicht Für eine umfassendere Übersicht gehe zur **Budgetübersicht**. Hier kannst du deine **Budgets und deren aktuelle Nutzung** überprüfen, ohne einzelne Purchase Orders öffnen zu müssen. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/screenshot-2026-05-07-at-14594_13cnurh.png =853xauto) ### **Budgetberechtigungen** Über Benutzerberechtigungen kannst du festlegen, ob ein Benutzer alle Budgetwerte sehen oder das einer P.O. zugewiesene Budget ändern darf. So konfigurierst du diese Berechtigungen: 1. Gehe zu **Einstellungen → Benutzer**. 2. Öffne das entsprechende **Benutzerprofil**. 3. Gehe zu **Berechtigungen**. 4. Aktiviere die entsprechenden Budgetberechtigungen. ###### Kann alle Budgetwerte anzeigen Aktiviere **„Kann alle Budgetwerte anzeigen“**, wenn der Benutzer die Werte **aller Budgets** sehen darf. Wenn diese Berechtigung nicht aktiviert ist, kann der [Zugriff auf einzelne Budgetwerte stattdessen über Budgetrollen gesteuert werden.]() ###### Kann Budgets bearbeiten Aktiviere **„Kann Budgets bearbeiten“**, wenn der Benutzer das einer P.O. zugewiesene Budget hinzufügen oder ändern darf. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/image_1ujv485.png =959xauto) ###### Budget zu einer bestehenden P.O. hinzufügen oder ändern *Ein Budget kann auch hinzugefügt oder aktualisiert werden, nachdem eine P.O. bereits erstellt wurde.* Der Benutzer benötigt dafür die Berechtigung **„Kann Budgets bearbeiten“**. 1. Öffne die entsprechende **P.O.**. 2. Klicke auf das **Stiftsymbol**. 3. Wähle ein Budget aus, wenn noch keines zugewiesen wurde, oder ändere das bestehende Budget. 4. Speichere deine Änderungen. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/image_feohsu.png =1033xauto) ###### Budgetsichtbarkeit mit Budgetrollen einschränken Wenn ein **Benutzer nur die Werte bestimmter Budgets sehen soll**, kannst du den Zugriff über eine eigene **Benutzerrolle** steuern. Dies ist hilfreich, wenn Benutzer **Zugriff auf ausgewählte Budgetwerte erhalten sollen, ohne die Werte aller anderen Budgets sehen zu können**. ||| Wichtig: Aktiviere in diesem Fall für den Benutzer nicht „Kann alle Budgetwerte anzeigen“. Der Zugriff auf die entsprechenden Budgets wird stattdessen über die zugewiesene Rolle gewährt. **Schritt 1: Budgetrolle erstellen** 1. Gehe zu **Einstellungen → Nutzerrollen**. 2. Erstelle eine neue Rolle. 3. Gib einen Namen für die Rolle ein, zum Beispiel **„Budgets“**. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/image_1jei34m.png =1009xauto) 4. Weise unter **Mitglieder** die Benutzer zu, die über diese Rolle Zugriff erhalten sollen. 5. Speichere die Rolle. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/image_a8cgsz.png =1039xauto) ###### Schritt 2: Der Rolle Zugriff auf ein Budget geben 1. Gehe zu **Einstellungen → Budgets**. 2. Öffne das Budget, dessen Werte die Benutzer sehen dürfen. 3. Gehe zu **Zugriff**. 4. Weise die entsprechende **Benutzerrolle** zu. 5. Speichere deine Änderungen. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/screenshot-2026-09-22-at-08245_y5g5yy.png =943xauto) ###### Ergebnis **Benutzer, denen die Rolle zugewiesen wurde, können die Budgetwerte** der Budgets sehen, für die ihrer Rolle Zugriff gewährt wurde. **Die Werte anderer eingeschränkter Budgets können sie nicht sehen**, es sei denn, sie erhalten über eine andere Rolle Zugriff oder verfügen über die Berechtigung **„Kann alle Budgetwerte anzeigen“**. ![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/e/f/8/7ef8b3dbb012a000/screenshot-2026-09-22-at-08271_latb6g.png =945xauto) ${color}[#0d5068](**Fragen oder Hilfe benötigt?**) *Unser Kunden Support hilft dir jederzeit gerne bei Fragen oder bei der Einrichtung weiter.* **Kontakt** **E-Mail**: support.ap@digitalpurchaseorder.com **Telefon**: +49 (0)30 55 572 5956 Support Int'l: +44 20 331 88 338 [Oder buche einen persönlichen Support-Call.](https://calendly.com/d/gpk-ppc-rjg) Wir freuen uns, von dir zu hören.